Договор на проживание в квартире в командировке

Делопроизводство

Оплата гостиницы в командировке

В понятие «командировочные» входит определенный вид расходов, в которые включена и компенсация найма жилого помещения. Допустимые нормы, условия и перечень сопровождающих документов регламентированы в законодательных актах Правительства и письмах Минфина Российской Федерации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 507-63-03 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!

Что говорит закон?

Трудовой кодекс РФ гласит, что в производственную деятельность командировочного входят следующие обязанности:

  • своевременное прибытие на место назначения;
  • результативное выполнение командировочного задания;
  • отъезд в назначенное время;
  • предоставление авансового отчета по возвращению на постоянное место работы.
  • Нормативная база

    Еще совсем недавно гостиничные счета относились к документам строгой отчетности.

    Оформленные бланки по форме № 3-Г однозначно подтверждали оказание услуг по предоставлению жилых помещений в установленный период.

    В настоящее время согласно Постановлению Правительства России № 359 от 06.05.2008 г. предприятия гостиничного сервиса вправе индивидуально разрабатывать формы документов, фактически подтверждающие проживание гостей.

    В Положение о командировках предприятия включают следующие вопросы:

  • последовательность процедуры, возмещающей расходы по командировке;
  • границы размеров компенсирования затрат;
  • регламент, определяющий функции сотрудника и администрации фирмы;
  • перечень документов, прилагаемых к авансовому отчету по командировке;
  • нормы командировочных затрат, которые разрешены на предприятии.
  • Где можно останавливаться?

    Командированным сотрудникам предоставляется несколько вариантов размещения для проживания:

  • гостиничный номер;
  • служебные квартиры;
  • самостоятельная аренда комнаты;
  • Выбор места расположения зависит от объективных и субъективных причин и носит чисто индивидуальный характер.

    Гостиничный номер

    Занимая необходимый номер, командировочные вправе пользоваться всем спектром бытовых и коммунальных услуг, предлагаемых сервисом отеля.

    Служебные квартиры

    Наличие жилой площади, числящейся на балансе организаций, которые вынуждены постоянно приглашать специалистов со стороны, экономически обосновано.

    Кроме того, командированным сотрудникам (например, преподавателям высших учебных заведений) гораздо комфортнее и удобнее существовать в жилищных условиях, максимально приближенным к домашним.

    Если принимающая сторона располагает служебными или арендованными квартирами, то вопрос проживания в гостинице не возникает.

    У родственников

    Многие командировочные предпочитают останавливаться у родных и близких.

    В этом случае, положительно решаются два вопроса:

  • оптимальное решение бытовых проблем,
  • близкое общение с родственниками, с которыми не очень часто встречаются.
  • Как оформляется командировка за счет принимающей стороны? Узнайте здесь.

    Какие документы потребует работодатель?

    Экономические службы предприятий ведут детальный учет командировочных расходов.

    Сотрудник, вернувшийся из поездки, обязан в трехдневный срок оформить авансовый отчет, приложить все имеющиеся чеки и квитанции, подтверждающие произведенные расходы, а затем весь комплект документов сдать в бухгалтерию предприятия.

    Администрация отеля выдает оформленный документ, подтверждающий проживание в гостиничном номере.

    Бланк счет-расписки разработан в каждой гостинице индивидуально и обязательно включает следующие реквизиты:

  • уставные и банковские реквизиты отеля;
  • паспортные данные проживающего;
  • размер оплаты за номер, с выделением налога НДС;
  • печать и подпись руководителя гостиницы.
  • Факт оплаты гостиницы подтверждается кассовым чеком или приходным кассовым ордером.

    Оплата за временное проживание в служебных или арендованных квартирах обычно осуществляется безналичным способом, основываясь на данных заключенного договора на предоставление жилья.

    С разрешения работодателя сотрудник может самостоятельно заключить договор найма жилого помещения непосредственно с собственником — физическим лицом.

    Договор аренды жилой площади и расписка в получении оплаты документально подтвердят факт найма места проживания на время командировки.

    В общем виде документы для оформления представлены в таблице:

    В Налоговом Кодексе РФ не уточняется перечень документов, которые должны подтверждать командировочные расходы.

    И если документ составлен согласно правилам бухгалтерского учета, налоговые органы обязаны принимать их во внимание.

    Оплата проживания в командировке в 2018 году

    Как считать?

    Согласно счета на оплату гостиничного номера, расходы по найму жилого помещения принимаются к возмещению полностью.

    В Налоговом Кодексе не содержится ограничений по оплате расходов на проживание.

    Нормы, условия, лимиты

    При проверке налоговые органы могут заинтересоваться расходами на компенсирование стоимости гостиничного номера особой комфортабельности.

    Чтобы подобных спорных вопросов не возникало, необходимо в Положении о командировке отдельно прописать какими условиями в гостинице могут пользоваться:

  • административно-управленческий персонал предприятия.
  • Счета за командировочные расходы на жилье рядовых сотрудников, выписанные на сумму сверх положенной нормы, согласно Положению о командировках на предприятии, принимаются к бухгалтерскому учету в полном размере.

    В налоговом учете отражаются расходы в пределах нормы.

    Пример:

    Маркетолог В.И.Иванов был направлен в командировку сроком на три дня, целью которой было заключение договора поставки производственного оборудования. К авансовому отчету по командировке Иванов В.И. приложил документы на оплату гостиничного номера «Люкс» в размере 5600 руб. в сутки. При этом, согласно Положению о командировках, штатные сотрудники среднего звена могут проживать в отелях, стоимость которых не должна превышать 3500 руб. в сутки.

    После утверждения авансового отчета сотруднику была возмещена стоимость проживания в размере 16 800 руб.: 5 600 руб/сут.* 3 дня = 16 800 руб.

    Кроме того, был начислен НДФЛ и страховые взносы с суммы превышения:

    • 3 500 руб/сут * 3 дня = 10500 руб. — максимально разрешенный размер расходов на проживание;
    • 16 800 – 10500 = 6 300 руб. — налогооблагаемая база для расчета НДФЛ и страховых взносов;
    • 6 300 * 13% = 819 руб. — начислен НДФЛ;
    • 6 300 * 22% = 1 386 руб. — страховые взносы ПФР;
    • 6 300 * 5,1% = 321,30 руб. — страховые взносы ФФОМС;
    • 6 300 * 2,9 % = 182,70 руб. — страховые взносы ФСС;
    • 6 300 * 0,7 % = 44,10 руб. — страховые взносы от несчастных случаев на производстве.
    • Нужно ли оформлять командировку на 4 часа? Узнайте тут.

      Для чего нужна служебная записка на командировку? Смотрите здесь.

      Налоговый учет

      Бухгалтерский учет характеризует командировочные затраты как от обычных видов деятельности.

      Налоговый учет относит их в группу прочих расходов, при этом они должны быть экономически обоснованными.

      Принятые к учету «квартирные» снижают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.
      НДС, указанный отдельной строкой в гостиничном счете, правомерно принимается к вычету при расчете налога.

      Если есть подтверждающие документы

      Если к авансовому отчету приложен весь комплект документов, подтверждающих правомерность проживания, командировочные компенсируются в полном размере без каких-либо ограничений.

      Компенсация без подтверждающих документов

      Утерянный гостиничный счет не может быть приложен к авансовому отчету по командировке.

      Специалисты экономических служб должны подробно ответить на вопрос работника: «Как оплатить без документов?».

      Без квитанции организация вправе произвести возмещение проживания командированному сотруднику за счет чистой прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. Но уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль на величину компенсируемых сумм без подтверждения проживания фирма не в праве.

      Кроме того, на сумму компенсации необходимо начислить НДФЛ и страховые взносы.

      Нюансы расчетов в бюджетной организации

      Учреждения бюджетного направления, в основном, имеют некоммерческий характер производственной деятельности и финансируются из бюджетов различного уровня.

      Поэтому в приказе на предстоящую командировку сотрудника в бюджетном учреждении, необходимо отметить источник финансирования поездки. В остальном контроль оплаты проживания в командировке в бюджетной организации не отличается от постановки учета в коммерческих фирмах.

      В Налоговом Кодексе РФ не отражены границы возмещения командировочных расходов по найму жилого помещения.

      Поэтому данная группа затрат, необходимая для улучшения условий проживания командированных сотрудников, полностью компенсируется организацией.

    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
    • Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

    • Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
    • Позвоните на горячую линию:
      • Москва и Область — +7 (499) 677-23-53
      • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 507-63-03
      • Регионы — 8 (800) 775-65-04
      • kadriruem.ru

        Правила оплаты проживания в командировке в 2018 году

        Направляя сотрудника в служебную поездку, работодатель должен не только сохранить на такой период его зарплату, компенсировать расходы на проезд, выплатить денежное содержание, но и произвести оплату проживания в командировке в 2018 году. Возмещение этих расходов является одной из обязанностей руководителя компании.

        Выплата за проживание в гостинице

        Законодательство устанавливает обязательство работодателя выплачивать убытки, понесенные в связи с оплатой гостиницы в командировке. Но, кроме такого положения, компания может самостоятельно разрабатывать и принимать внутренние правовые акты, регламентирующие порядок возмещения расходов.

        Основными положениями, делающими возможным оплату проживания в командировке являются:

      • Направление сотрудника по служебным делам должно сопровождаться изданием приказа о рабочей поездке. Такой документ удостоверяет осуществление действий работником в интересах организации.
      • Оплата затрат осуществляется на основании подтверждающей проживание документации. Это обязательное условие для компенсации таких расходов.
      • Юридические лица обладают правом устанавливать пределы сумм, возможных к возмещению. Такое правило наиболее характерно для государственных учреждений и направлено на сохранение бюджетных средств. Ими устанавливается минимальный лимит для своих сотрудников.
      • ВАЖНО! Бюджетные организации не вправе отказать работнику в возмещении понесенных расходов в командировке. Существование приказа об отправлении в рабочую поездку и представлении подтверждения факта проживания, учреждения обязаны компенсировать затраты.

        В бюджетном учреждении

        Преследуя экономию материальных средств, государственные учреждения производят оплату проживания в командировке по наименьшим нормативам. Обычно, такая сумма не более двух тысяч рублей в сутки.

        Для этого командировочному необходимо:

        • В недвижимости размещения нужно в обязательном порядке оформить документ, подтверждающий понесенные траты. Может быть представлена справка, подтверждаемая кассовым чеком по установленной форме. Его выдача удостоверяет факт передачи денежных средств. Документ должен быть составлен в соответствии с требованиями постановления Правительства №359 и содержать следующие реквизиты:
          1. Наименование платежной бумаги.
          2. Серию и номер.
          3. Название организации, предоставляющей услуги.
          4. Подпись и печать организации.
          5. Квитанция должна быть распечатана при помощи автоматизированной системы и содержать соответствующие пометки.

          6. Оплаченные расходы за проживание, удостоверенные соответствующими бумагами и заявлением о компенсации понесенных затрат, сдаются в бухгалтерию компании.
          7. Выплачиваются расходы по найму жилья в ближайшую зарплату либо выдаются сразу после приема командировочного отчета. Оплата проживания может производиться до отъезда в командировку в 2018 году, в качестве авансового платежа.

            Военнослужащим

            Для такой категории лиц сохраняются все гарантии возмещения затрат, связанных с оплатой проживания в гостинице в командировке. Такие траты возмещаются им в полном размере Минобороны РФ. Нормативы выплат для них устанавливаются в зависимости от занимаемого им поста и статуса военного.

            Нормы оплаты

            Учитывая, что законодательно не устанавливаются пределы возмещения понесенных затрат, каждый работодатель определяет их границы по своему желанию. Размер компенсации может варьироваться из-за вида служебной поездки – на территории субъектов, в границах России и за её пределами – и может составлять от 1500 до 3500 руб.

            При этом необходимо обращать внимание на оплату сбора на прибыль.

            Компенсация стоимости аренды отеля в рабочей поездке не относится к доходу. Но такое правило, используется для получения более крупного возмещения. Поэтому НК РФ определяет ограничения, в связи с которым НДФЛ не начисляется, когда расход за проживание в гостинице не выше 3500 руб/сутки. В такой ситуации служащему полностью оплачиваются понесенные траты.

            Если проживание в командировке превысило максимально установленную норму, ему могут быть компенсированы затраты, но с суммы превышения такой стоимости будет удержан налог на полученные доходы в размере 13%.

            Оплата проживания без подтверждения

            Возмещение трат на отель в командировке без представления удостоверяющих документов может производится только после получения согласия администрации компании. В этом случае бухгалтерии нужно будет найти другие причины для начисления выплаты сотруднику, так как оплата затрат на жилье производится только после представления подтверждающей документации. При их отсутствии оснований для перечисления оплаты нет.

            Таким образом, отсутствие удостоверяющей документации может поставить в затруднительное положение специалистов из бухгалтерии. Невозможность удостоверить факты понесенных трат, проверить их состоятельность и действительность нахождения, лишает оснований для осуществления возмещения.

            Компенсация оплаты найма жилья в командировке

            Находясь в рабочей поездке, сотрудник может воспользоваться арендой квартиры. При этом у него должен быть документ, подтверждающий понесенные расходы. В таком случае, между руководителем компании и командируемым необходимо достижение соглашения о найме жилья в командировке непосредственно у хозяина квартиры. Подтвердить период нахождения в поездке и понесенные расходы можно, заключив арендный договор между сторонами. К нему должна прикладываться расписка владельца недвижимости о передаче всей стоимости за наем. (общая и в сутки).

            Письмом Минфина России от 05.12.2011г. №03-03-06\1\802 определено, что компенсация работнику оплаты арендованной недвижимости, в том числе, сумма коммунальных платежей в жилом объекте, нанятого на период командирования, входят в состав расходов по найму жилья

            Если такие траты не имеют документального удостоверения, то выплаты не облагаются НДФЛ только в размере:

          8. Поездка по России – 700 руб. в день,
          9. Заграничная поездка – 2500 руб. в день.
          10. Важно запомнить, что оплачиваются расходы за проживание, понесенные в командировке, только после того, как сотрудник сможет их подтвердить. В противном случае, возможно взыскание с них налога на прибыль.

            kadrovyhdel.ru

            Все про аренду квартиры в командировке: подтверждающие документы и как правильно их оформлять

            Поездка в другой город или даже страну по работе требует не только выполнения исходной профессиональной задачи, но учета расходов, связанных с проживанием. Основную их часть составляет аренда жилья для сотрудника. Как это происходит?

            Что делать, чтобы не пришлось оплачивать съемное жилье из своего кармана? Эти вопросы обоснованно беспокоят работников, которые отправляются в командировку.

            Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

            Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

            Варианты жилья

            В этом случае принимающая сторона встречает и заселяет гостя в подготовленное жилье. Но это довольно редкое явление. Чаще все-таки жилье приходиться искать самому командированному работнику.

            Какие варианты имеют место быть:

              Гостиница. Можно забронировать номер заранее

            Не стоит переживать об уборке и прочем обустройстве. Но такой вариант не всегда обрадует работодателя ввиду своей высокой цены. Однако будет удобен для краткосрочной командировки, когда необходимо пробыть в городе считанные сутки.
            Хостел. Популярное явление в последние годы.

            По сути это ночлежки, где в общей комнате есть койко-место. Возможно, такой вариант не испугает молодого сотрудника для пребывания на ночь-две. Но для серьезного делового человека, как и для серьезной фирмы, которую он представляет, такое жилье не подойдет.
            Посуточная аренда квартиры.

            Наверное, самый удачный вариант, как в плане удобства, так и цены. Обойдется дешевле, чем номер в гостинице, а отсутствие горничных компенсирует наличие собственной кухни.

            Документы, подтверждающие расходы

            Для того чтобы отчитаться по возвращению перед начальством в лице бухгалтера, необходимо сохранить платежные документы, которые заверят расходы по найму жилого помещения:

            • Гостиница ведет свою документацию и может предоставить счет за проживание в виде справки.
            • В хостеле можно получить кассовый чек.
            • Если квартира была взята в аренду, то обязательно составляют стандартный договор по найму, копия которого может стать подтверждающим документом. Если квартира была найдена и оформлен договор через агентство (риелтора), то это агентство и выдает подтверждающие документы, куда также включает статью расходов за свои услуги.
            • На фото вы можете видеть как выглядит справка о проживании в гостинице:

              Любая подделка отчетных документов может стать поводом привлечения к уголовной ответственности в соответствии со статьей 159 УК РФ о мошенничестве.

              Что делать, если их нет?

              Случиться может всякое, представим ситуацию, что у командированного специалиста не оказалось подтверждения о затратах на проживание. Не все еще потеряно.

              Возместить могут, но скорее всего, сумма будет отличаться от реальной. Если работник и дальше планирует трудиться в этой, то лучше согласиться на то, что дают, а в следующий раз так не ошибаться.

              Если же сумма серьезная, а работать далее в этой организации человек не собирается, то в принципе можно обратиться в суд, предоставив данные по средним расценкам на аренду жилья этого города от специализированных агентств. Но здесь нет никакой гарантии на положительный результат, так как суд требует подтверждений и доказательств, которых как раз и нет.

              Аренда квартиры у частного лица

              Далеко не везде есть агентства и риелторы, которые решат проблемы с поиском и оформлением квартиры. Тогда можно найти наймодателя по объявлению и заключить с ним сделку по найму без участия посредников.

              Какой договор заключать?

              В простой письменной форме либо на стандартном печатном бланке стороны заключают договор найма жилого помещения. В договоре указывают:

            • Личные данные обоих участников с реквизитами паспортов.
            • Предмет договора – найм квартиры.
            • Адрес жилого помещения, его определяющие характеристики.
            • Права и обязанности (стандартные).
            • Стоимость.
            • Срок действия.
            • Дата оформления.
            • Подписи сторон.
        • Скачать бланк договора посуточного найма жилого помещения
        • Скачать образец договора посуточного найма жилого помещения
        • Что для этого требуется?

          Чтобы оформить сделку по найму нужны только паспорта. Однако для собственной уверенности наниматель вправе попросить для ознакомления документы, подтверждающие права собственника, и выписку или справку о зарегистрированных жильцах. Как правило, искушенный арендодатель всегда имеет подобные документы при себе.

          Как оплачивать?

          Деньги отдают после подписания договора, но только с предоставлением расписки о получении денежных средств.

          Написать расписку должен наймодатель, указав:

          1. Свои данные с реквизитами паспорта и адресом прописки.
          2. Получил от… Указывают те же данные нанимателя.
          3. Сумма.
          4. За что получил деньги.
          5. Дата и подписи обоих участников.
          6. Скачать бланк расписки о получении денежных средств
          7. Скачать образец расписки о получении денежных средств
          8. Что нужно сдать в бухгалтерию?

            В бухгалтерию предоставляют всего 3 документа:

          9. Приказ директора о направлении со служебным заданием в такой-то населенный пункт.
          10. Договор найма жилья.
          11. Расписка о получении денег от наймодателя.
          12. Нужно ли удержать НДФЛ из доходов сотрудника?

            В пункте 3 статьи 217 налогового кодекса говорится о том, что ни страховые взносы, ни НДФЛ не взыскиваются с расходов на наем жилья работником в командировке, которые были возмещены работодателем, если суммы не превышают установленных норм:

          13. Командировка в населенный пункт на территории РФ – не более 700 рублей за сутки.
          14. Проживание за границей – не более 2500 рублей за сутки.
          15. Если же отчетных документов работник не предоставил, то учитывают сумму, которую возместил работодатель и количество дней в другом городе. Путем несложных расчетов можно понять, какая сумма получается на день, если она не превышает указанных норм, то налог начислять не нужно.

            Заключение

            Для того чтобы не остаться в минусе после командировки, первое, что нужно сделать, это поговорить с работодателем. Необходимо до поездки выяснить, на какие расходы рассчитывает начальство, иначе можно попасть в немилость за непомерные траты. Узнать примерную стоимость аренды жилья в том городе, куда предстоит ехать. Самое главное, сохранить документы, которые прямо подтверждают передачу денег и предмет договора.

            urexpert.online

            Какие документы предоставляют для выплаты командировочных?

            Многие коммерческие и бюджетные предприятия используют такую форму выполнения служебных обязанностей, как командировки. Такая поездка по распоряжению руководства имеет определенный срок и оплату. Но для того чтобы выплата была произведена, все расходы (в том числе и на проживание) нужно подтвердить документально. Бумаги следует представить в бухгалтерию и оформить в соответствии с установленным порядком. Это основное правило для всех сотрудников, работающих на выезде.

            Существует несколько вариантов проживания сотрудников, находящихся в командировке. В основном это:

          16. гостиница или мини-отель;
          17. служебная квартира, принадлежащая предприятию;
          18. временный найм жилья у собственника;
          19. проживание у родственников.
          20. Сотрудник имеет право самостоятельно решать, где он будет жить. Кроме ситуации, когда у предприятия существует служебное жилье в данном населенном пункте. Тогда руководство станет настаивать на проживании именно в этом помещении. И оплачивать, например, гостиничный номер, в большинстве случаев откажется.

            При проживании в гостинице в качестве доказательства произведенных выплат необходимо будет представить определенные документы. Отчет – это основа для ведения многих направлений в делопроизводстве. Такая бумага о командировочных расходах – основание для начисления компенсационных средств.

            Выезжая за пределы города в связи со служебной надобностью и по поручению руководителя, работник заранее обязан позаботиться о том, чтобы по возвращении все свои расходы можно было подтвердить документально. Изначально у командировочного сотрудника должно присутствовать в наличие специальное удостоверение:

            Как только служебная поездка будет окончена, и работник вернется на постоянное место работы, ему необходимо заполнить авансовый отчет:

            При оправданных перерасходах сотруднику будет выдана компенсация.

            Сняв номер, удобно решать дела по службе и дополнительно быть избавленным от бытовых проблем. Администрация гостиницы обязана представить итоговые документы для командировочных, подтверждающие факт проживания. Обычно это счет на оплату:

            По возвращении из командировки его прилагают к удостоверению и авансовому отчету. Счет должен содержать:

          21. реквизиты гостиницы;
          22. дату, номер;
          23. данные проживающего по паспорту;
          24. срок пребывания;
          25. расчет стоимости за все время;
          26. подпись администратора (любого другого ответственного лица);
          27. печать отеля.
          28. К счету обязательно прикладывают кассовый чек, свидетельствующий, что оплата была произведена в полном объеме. Именно чек является доказательством и основанием для начисления компенсации для бухгалтерии предприятия. Дополнительно указывают перечень и стоимость всех других оказанных в данной гостинице услуг.

            Важно помнить, что такие услуги, как телефонные звонки (в т. ч. междугородние/международные), питание, платная стоянка, проезды по городу, аренда автомобиля, оплачиваются только по предварительной письменной договоренности с руководством компании.

            В любой гостинице, независимо от ее принадлежности частному лицу или какой-либо организации, существует документооборот в рамках существующего законодательства. Основная деятельность отеля – оказание качественных услуг клиентам. Все они фиксируются документально, это дает возможность для устранения множества конфликтов и спорных вопросов. В зависимости от внутренних правил и устава внешний вид бланков может отличаться. Бумаги, которые проживающий запрашивает у администрации отеля, могут быть представлены в двух вариантах:

          29. регистрационные документы;
          30. бумаги внутреорганизационного порядка.
          31. Ко вторым относят все, что подтверждает расходы клиенты на проживание и пользование иными услугами. Документы должны отвечать требованиям установленной формы. Делятся они на:

          32. первичные – бланки строгой отчетности, например, чеки. Все контрольно-кассовые машины обязательно регистрируются в налоговых органах, в свою очередь чеки также подлежат контролю ФНС;
          33. вторичные – это любые бумаги, оформление которых устанавливается администрацией самого отеля.
          34. Оплата расходов в командировке происходит в два этапа. Сначала, перед отъездом, сотруднику выдается аванс. По возвращении и представлении отчета он либо возвращает оставшиеся суммы, либо впоследствии ему компенсируют деньги, потраченные за свой счет.

            Служебное жилье – это помещение, находящееся на балансе предприятия. Предназначено оно именно для принятия командировочных работников. Экономически его содержание выгодно при условии регулярных поездок сотрудников и при длительном проживании специалистов конторы. В случае наличия такой квартиры никаких подтверждающих документов о понесенных расходах предоставлять не требуется.

            Не все любят останавливаться в гостиницах. Если командировка предполагается на длительный срок, стоит рассмотреть аренду квартиры. Оговаривается этот пункт расходов с руководством еще до поездки. Поселившись в съемном жилье, сразу заключают письменный договор найма в стандартном варианте:

            В договоре обязательными пунктами станут срок, на который он заключен, и стоимость проживания. Для заключения такого соглашения необходимы паспорта обеих сторон, бумаги на право собственности и выписка из паспортного стола обо всех зарегистрированных от владельца квартиры. Обычно все эти документы собственник уже имеет на руках, т. к. наверняка сдает помещение не первый раз.

            При найме частного жилья не всегда достаточно предъявить в бухгалтерию договор об аренде. Дополнительно понадобится письменный приказ руководителя об отправке сотрудника именно в этот населенный пункт. Первый документ по датам должен соответствовать второму.

            Оплату съемного жилья лучше всего производить наличными. Подтвердить внесение денег должна расписка от владельца квартиры. Такой документ действителен для представления не только бухгалтеру предприятия, но и налоговому инспектору.

            Расходы, понесенные работником предприятия и возмещенные впоследствии работодателем, НДФЛ не облагаются. Не начисляются на данную сумму и страховые взносы (ст. 217, п. 3 НК РФ). Самое главное – находясь в поездке, собирать все возможные документы, подтверждающие расходы на проживание. Но в Налоговом кодексе нет четкого перечня бумаг, которые являются достаточным подтверждением, что оплата производилась именно за командировочное жилье. Просто необходимо следить, чтоб все было оформлено в соответствии с правилами бух.учета.

            Затраты, понесенные в командировке, должны быть оплачены полностью. Налоговый кодекс также не ограничивает ни срок проживания, ни внесенную сумму. Но спорным моментом как у руководства предприятия, так и у инспектора становится оплата за жилье повышенной комфортности. В этом случае нужно руководствоваться внутренними правилами предприятия и разграничением по служебному положению:

          35. простые сотрудники;
          36. специалисты;
          37. руководство и администрация.
          38. Лимиты всегда устанавливает работодатель в частной или коммерческой организации. Если это государственное предприятие, то обеспечение идет на гос. уровне. Соответственно, в приказе о командировке должен быть указан источник такого финансирования и конкретная сумма, выделяемая работнику.

            krugompravo.ru