Как оформить коммерческое предложение письмо

Сопроводительное email-письмо для коммерческого предложения

Недавно мы опубликовали статью «Как отправить коммерческое предложение по e-mail?», в которой пришли к выводу, что классическое КП должно отправляться в виде приложения к email-письму.

Следовательно, вполне логично задуматься над тем, что писать в сопроводительном письме, чтобы стимулировать читателя к открытию прилагаемого коммерческого предложения.

Мы обратили внимание на тот факт, что многие компании отправляют КП без сопроводительного письма — просто файл-приложение к пустому письму. Насколько это грамотно и корректно?

Да, письмо нужно и оно должно быть. Причин тому множество. Это раз.

И что в нём написать, чтобы добиться поставленной цели? Это задача номер два.

Сопроводительное email-письмо должно быть априори!

Если КП отправляется без сопроводительного письма — есть риск, что его не откроют, не распечатают и не прочтут.

Запомните, всё это больше нужно вам, чем клиенту. Даже если он отправил заявку на коммерческое предложение. Поэтому инициатива должна исходить именно от вас.

У каждого текста есть персональная задача. Какая она у сопроводительного письма? Верно — напомнить читателю о разговоре и сообщить информацию, которая «заставит» получателя ознакомиться с КП.

Он не должен гадать и догадываться. Ему нужно получить точные сведения, которые помогут принять решение.

Сопроводительное email-письмо в стиле отмазки

Если мы говорим о том, что отправляемое в файле КП нужно сопровождать письмом, то это не значит, что оно должно просто быть.

Это не значит, что достаточно написать «Отправляем Вам наше коммерческое предложение».

Одного предложения в таком email-письме тоже недостаточно. А сколько нужно? Много текста тут тоже перебор.

И тут мы вспоминаем современное правило корректной email-переписки: письмо не должно содержать больше шести предложений.

Да, друзья. У вас есть максимум 6 предложений, чтобы убедить получателя email-письма ознакомиться с вашим коммерческим предложением.

Как этого добиться? Включаем понятие «логика текста» и работаем над планом.

Логика и план сопроводительного письма

Запомните — сопроводительное письмо не является продающим текстом. Это, скорее, информационный текст, преследующий конкретную цель.

Следовательно, нам нужно представить именно информацию, которая поможет найти ответ на вопрос «Почему мне нужно прочитать это коммерческое предложение прямо сейчас?».

Одна небольшая ремарка — если читатель не ознакомится с коммерческим предложением в момент получения email-письма, вряд ли у него найдётся для этого время позже.

И здесь изложение у нас должно идти логически выстроенным: текущее предложение основывается на предыдущем и «подготавливает» к следующему.

Поэтому давайте продумаем простой план:

  • Здороваемся.
  • Представляемся.
  • Напоминаем предысторию и говорим о коммерческом предложении.
  • Указываем детали коммерческого предложения.
  • Сообщаем одну-две ключевых выгод предложения.
  • Призываем к действию
  • Шесть пунктов, шесть предложений.

    Примеры сопроводительного email-письма

    Мы согласны с утверждением, что без наглядности и примеров любая теория и какие угодно рекомендации выглядят пустыми и слишком общими.

    Итак, встречайте пример сопроводительного email-письма:

    Меня зовут Сергей Иванов, я — директор компании «____________». Мы с Вами познакомились на встрече предпринимателей Санкт-Петербурга, которая состоялась 27 июля в «Гостином Дворе».

    У нас с Вами была очень занимательная и содержательная беседа относительно видов бизнеса с быстрой окупаемостью — как мы договорились, отправляю более подробную информацию о проекте «Мини-завод по производству газобетона».

    Если кратко: окупаемость инвестиций — 7-9 месяцев; гарантийный срок эксплуатации линии — 7 лет; расчётная прибыль — от 145 000 р. в месяц.

    Прилагаю детальную информацию и расчёты — со мной можно связаться по тел. _________.

    С наилучшими пожеланиями,

    Заметили одну маленькую особенность? Я нигде не использовал сочетание слов «коммерческое предложение», вы даже слова «предложение» не найдёте. Как думаете, почему?

    Ещё предлагаю вам изучить вариант сопроводительного письма, когда поступает запрос на коммерческое предложение через форму корпоративного сайта:

    Меня зовут Сергей Иванов, я руководитель проекта «__________». Вы оставили запрос через форму сайта, в котором хотели бы получить более детальную информацию о нашей программе «____________».

    Все интересующие Вас сведения прилагаю, плюс экономическое обоснование главной выгоды — способствование снижению возврата товаров до 5-7 %.

    Изучите все данные в предложении, при возникновении дополнительных вопросов — со мной лично можно связаться по тел.____________.

    С наилучшими пожеланиями, Сергей Иванов

    Как видите, все предельно, ясно, понятно и бьёт по потребностям получателей. Желаем вам лаконичных и эффективных писем!

    Если коммерческое предложение отправляется без сопроводительного письма — есть риск, что его не откроют, не распечатают и не прочтут.

    kaplunoff.com

    Как написать «убойное» коммерческое предложение?

    Опубликовано 16.08.2010 10:05

    Здравствуйте, друзья!

    Сегодня у нас очередной мозговой штурм! Я хочу поделиться с вами своим мнением относительно составления коммерческих предложений.

    В своё время, когда я бегал по всему городу а-ля «Здравствуйте! Канадская оптовая компания…» и занимался привлечением клиентов, приходилось составлять большое количество разных предложений.

    Сегодня я написанием таких презентационных писем уже занимаюсь на профессиональной основе.

    И я заметил, что абсолютное большинство коммерческих предложений имеют малый отклик.

    Как вывод, их судьба – мусорная корзина.

    Да-да, а что вы думали?

    Что руководитель будет внимательно читать каждое коммерческое предложение, которое ему направляется? Да он их в день получает десятками, и у него просто физически нет времени со всеми знакомиться досконально.

    Поэтому, написание подобных промо-текстов – это весьма тонкое искусство, которое требует определённого опыта и знаний.

    И я решил поделиться с вами некоторыми секретами, благодаря которым написанные мной коммерческие предложения приносят результат.

    МЫСЛЬ № 1 – Уважайте своего потенциального клиента

    С чего начинается написание практически каждого коммерческого предложения?

    С заполнения верхнего правового угла листа, где обычно пишут данные, кому именно предназначен этот документ.

    Запомните, каждое коммерческое предложение должно быть именным.

    Известный для всех стандарт:

    Директору

    ООО «Фантом»

    Г-ну Иванову И.И.

    Теперь пройдёмся по каждой строчке.

    Первое – перед отправлением коммерческого предложения следует убедиться в правильном названии должности адресата.

    Не все же являются «директорами». Это может быть «председатель правления», «глава наблюдательного совета», «президент» и т.д. Да и «директор» тоже может быть генеральным, финансовым, техническим или, к примеру, «директор по маркетингу» – вы должны чётко знать название должности.

    Если для вас это кажется трудным (вы не знаете точное название должности первого лица) – можно использовать демократический подход – указать слово «руководителю».

    Второе – форма собственности и название предприятия. Вы должны точно быть уверены, что это именно «ООО», ведь может быть и ОАО, ЗАО, АООТ, АОЗТ, ЧП и т.д.

    Название – это официальное наименование предприятия. Если вы сделаете какую-то ошибку или помарку – письмо может сразу полететь в корзину, оставшись непрочитанным.

    Третье – фамилия, имя и отчество руководителя. Здесь тоже нельзя ошибаться – вам следует быть уверенными, что указанные вами данные – совпадают с действительностью.

    Не забывайте, что существуют очень сложные фамилии, а также те, которые изначально не склоняются.

    Если у вас есть определённые сомнения, лучше все эти данные уточнить. Сделать это весьма просто – достаточно одного звонка секретарю, который вам всё подскажет.

    А если вы видите, что вашу просьбу игнорируют (есть и такие специально натренированные секретари, которые изначально ограждают своего босса от подобных писем), можно позвонить и представиться сотрудником какой-то авторитетной структуры (да, это творческий обман, но вам нужны эти данные).

    К примеру, секретари охотно дают такие данные представителям авторитетных СМИ. Догадываетесь, почему?

    Дальше, мне бросилось в глаза, что в некоторых КП часто отсутствуют данные о ФИО адресата. Говорю сразу – не стоит так делать!

    «Это что ж за такие фирмачи, раз даже не знают, как меня зовут?» – так подумают многие получатели подобных писем. И… Они будут правы.

    Следующий момент – не стоит ставить «________», а дописывать потом ручкой, иначе может сложиться впечатление, что наш получатель – «один из…», то есть перед ним очередная массовая рассылка.

    Практика показывает, что руководители не сильно хорошо относятся к подобным вещам.

    Надеюсь, теперь вы поняли всю важность таких, казалось бы, банальных вещей.

    МЫСЛЬ № 2 – «Уважаемый Иван Иванович!»

    Сразу оговорюсь, трудно назвать это именно ошибкой, но всё же, я хочу уделить внимание и этому моменту в составлении коммерческих предложений.

    Согласитесь, что практически все предложения содержат этот элемент представления. Что, в принципе правильно, вежливым людям присуще здороваться друг с другом.

    Но… Слово «Уважаемый» лично мне уже поднадоело. Его пишут в 90% всех презентационных писем.

    Как вывод – оно не является уникальным и не привлечёт внимание нашего Иван Ивановича. Он пропустит его мимо.

    Если вы знаете – у нас с вами есть не больше 8 секунд, чтобы привлечь внимание адресата и «заставить» его прочесть всё предложение.

    Это есть правда. Если мы не заинтересуем, то его и не прочтут – соответственно наши усилия пошли насмарку.

    Я заметил такую деталь – когда стал использовать в коммерческих предложениях вместо «уважаемый» – нежное слово «дорогой». Отклик от них возрос.

    «Дорогой Иван Иванович!»

    Прежде всего, так пишут единицы. Дальше – подобный подход 100% привлечёт внимание и подтолкнет руководителя к прочтению. Ведь слово «дорогой» – оно хоть и менее официальное, но зато приятное и сразу переключает подсознание на более глубокий интерес.

    Если бы вы получили 2 коммерческих предложения: в одном – «уважаемый», а в другом – «дорогой» – какой бы из этих вариантов лично вам был более приятен?

    Подумайте еще, может, есть смысл использовать еще и другие слова, кроме «дорогой»?

    Лично у меня есть еще 2 других слова, но я о них говорить не буду. У каждого есть свои секреты.

    МЫСЛЬ № 3 – изначально ставьте себя с клиентом «на равных»

    По данному пункту у меня есть несколько разногласий с другими копирайтерами. Но я здесь хочу выражать своё мнение, так как уверен в его актуальности и зрелости.

    Потому что, мне есть, чем его подкрепить на практике.

    Часто коммерческие предложения начинаются в стиле: «Разрешите нам Вам предложить…»

    Я считаю, что подобная формулировка вас изначально ставит уже в невыгодное положение.

    То есть, ваше письмо начинает читаться как просьба, а не как предложение.

    Согласитесь, что бизнес – это не обмен благотворительностью. Залог успешного сотрудничества – это партнёрство. То есть – сотрудничество «на равных».

    У клиента есть потребность в услуге (даже если он еще этого не понимает), вы же можете её оказать. Почему вы должны его об этом просить?

    Ваша задача – показать клиенту, каким образом сотрудничество с вами ему будет выгодно. Если это удастся – клиент ваш. Если нет – вашего конкурента (более шустрого).

    МЫСЛЬ № 4 – необходимость заголовка

    Возвращаемся к мысли, которую мы озвучили чуть раньше. У нас есть не больше 8 секунд, чтобы привлечь к себе внимание адресата.

    Главная задача – чтобы он выделил наше коммерческое предложение из того нескончаемого потока, который на него обрушивается каждый день.

    Не забывайте, что кроме вас еще есть тысячи желающих сотрудничать с нашим Иван Ивановичем. Причём, не только по вашему направлению деятельности.

    Поэтому, мы должны выделиться.

    Самый проверенный инструмент привлечения внимания и создания интриги – это манящий заголовок.

    Представьте себе директора, который взял в руки ваше коммерческое предложение – чтобы он его прочёл, он должен сразу себя убедить, что ему это будет интересно…

    А как иначе? У занятых людей нет времени на чтение ненужного информационного мусора. Уж извините за такую прямоту.

    Допустим, мы хотим отправить коммерческое предложение от компании, занимающейся IT-телефонией.

    «Дорогой Иван Иванович!

    Как так получилось, что Вы до сих пор переплачиваете за телефонную связь сотни долларов?»

    Как вы думаете – он захочет узнать ответ на этот вопрос? Конечно – ни один бизнесмен не любит напрасных затрат. И он всегда заинтересован в оптимизации своих издержек.

    «Дорогой Иван Иванович!

    Вы знаете, что с завтрашнего дня Вы уже сможете экономить как минимум 300 долларов ежемесячно?»

    Здесь есть одна деталь – заголовок должен быть реально привлекательным и эффективным. Составлять такие словесные конструкции – это отдельное искусство.

    Но, дам одну подсказку – в заголовке должна содержаться основная выгода вашего коммерческого предложения.

    Наш руководитель должен сразу понять, что ему даст прочтение вашего презентационного письма.

    МЫСЛЬ № 5 – пишите не о себе, а о клиенте

    Я часто вижу у себя перед глазами коммерческие предложения, в которых допускается одна грубая ошибка: изложение ведётся в стиле «мы».

    В нём компания всяческим образом расхваливает свои услуги, рассказывает о большом опыте, говорит о команде профессиональных работников, перечисляет свои услуги (которые обязательно высокого качества), и обязательно гарантирует индивидуальный подход к каждому клиенту.

    Друзья мои, не надо быть настолько банальными.

    Если вы желаете, чтобы ваше коммерческое предложение выделилось – нужно идти совсем другим путём.

    Да, я согласен, взяв в руки такое письмо, клиент о вас может ничего не знать. И вы хотите восполнить данный пробел.

    Никому не интересно читать о чужих успехах и достижениях. Думаете, руководитель будет тратить на это своё драгоценное время?

    Зачем вы изначально отправляете коммерческое предложение?

    Не для того же, чтобы рассказать о себе и вашей компании. Вы хотите привлечь этого клиента, продать ему свой товар или же убедить воспользоваться вашими услугами.

    Поэтому, забудьте об использовании оборота «мы», а сосредоточьтесь на применении «Вы»:

    • Вы получите…
    • Вы сэкономите…
    • Вы сможете…
    • Вы оградите себя…
    • Вы почувствуете… и т.д.
    • Вам нужно показать, чем ваше предложение будет для него ВЫГОДНО!

      МЫСЛЬ № 6 – говорите о выгодах, а не преимуществах

      Во многих коммерческих предложениях авторы используют подход перечисления преимуществ. Вот начинают писать «Наши преимущества» и полетели…

      Первое, второе, третье…

      И что обычно мы читаем?

    • Широкий спектр услуг.
    • Богатый опыт работы на рынке.
    • Лояльная ценовая политика.
    • Гибкая система скидок.
    • Оперативное решение вопросов и т.д.
    • Самое интересное заключается в том, что подобные преимущества встречаются практические в каждом коммерческом предложении.

      Как вывод – вы уже не выделились. Да и что вы сделали? Просто перечислили преимущества, не показав выгоды.

      Чем отличается преимущества от выгод?

      Преимущество – это то, что отличает ваш продукт от других аналогов.

      Выгода – это то, что получит клиент от использования вашего продукта.

      Если вы говорите о богатом опыте на рынке – призадумайтесь, какую выгоду это принесёт вашему клиенту?

      Например: «Вы можете поручить нам даже самые нестандартные ситуации и быть уверенными в их положительном разрешении».

      Заметили разницу? Двигайтесь в этом направлении, и вы обязательно узнаете, что такое успех.

      МЫСЛЬ № 7 – составляйте новые коммерческие предложения для разных сфер бизнеса.

      При формировании любого предложения, важно четко понимать существующие потребности каждого представителя потенциальной целевой аудитории.

      К примеру, коммерческие банки.

      Строительные компании заинтересованы в одних услугах, транспортные предприятия – в других, а бюджетные организации – в третьих.

      Крупные компании принимают решение о сотрудничестве, руководствуясь одними критериями, а мелкие – совсем другими.

      Зачем всем этим компаниям отправлять одинаковое стандартное коммерческое предложение?

      Этим вы просто показываете свой непрофессионализм.

      Умение понимать потребности конкретной группы клиентов – это важный путь к завоеванию их сердец.

      Поэтому, в вашем активе должно быть несколько коммерческих предложений, составленных для каждой отдельной сферы бизнеса.

      Самый идеальный вариант – провести сегментацию клиентской массы и выделить именно те сферы бизнеса, которым целесообразно предлагать вашу продукцию.

      Да, они могут во многих моментах дублировать друг друга. Это понятно. Только вот не на все же 100%.

      Если вы сами не сможете сформулировать портрет вашего потенциального клиента – вы никогда не сможете его привлечь.

      МЫСЛЬ № 8 – не нагромождайте предложение всеми своими услугами.

      Очень часто в коммерческих предложениях происходит банальное перечисление всевозможных услуг (даже тех, которые компания собирается оказывать только в перспективе – если будет клиент).

      Правильность такого подхода под большим сомнением.

      Самый идеальный вариант – «продавать» в коммерческом предложении какую-то конкретную услугу или несколько взаимосвязанных.

      Потому что так проще «зацепить» клиента. У вас будет больше места для маневров, чтобы сосредоточиться на убеждении во всех выгодах какой-то конкретной услуги.

      Как-то я держал в руках коммерческое предложение, состоящее из 7 страниц. В нём компания предлагала моей организации действительно большой перечень услуг.

      Весь «сок» в том, что из них нам реально были интересны только 2. Все остальное нам вообще не нужно. Причём, об этом можно было догадаться изначально.

      Мы сразу поняли, что попали под адресную рассылку и нам предлагают всё, что можно…

      Знаете, какая была судьба у такого коммерческого предложения? Его порвали и выкинули в мусорную корзину.

      Отправитель сразу потерял своего потенциального клиента.

      Оптимальный вариант размера – 1 страница листа формата А4. Максимум – 2 страницы. Дальше просто никто читать не будет.

      Именно поэтому вы должны в этой одной странице уместить все свои доводы.

      МЫСЛЬ № 9 – при возможности используйте факты и конкретные расчёты.

      Говорят, что цифры убеждают лучше, чем слова.

      Что звучит более убедительно:

      «Многолетний опыт» или «Мы на рынке 12 лет»?

      «Большое количество клиентов» или «Среди наших клиентов 245 компании».

      Есть, кстати, еще один усиливающий тактический рекламный ход, который стал использоваться несколько лет назад. Например, фраза «Мы начали рекламировать услуги наших клиентов еще в прошлом веке».

      Допустим, ваша компания работает на рынке с 1998 года. А на дворе – 2002 год, то есть вам – 4 года. Оборот «прошлый век» в таком случае – весьма успешно воспринимался клиентами и красиво сглаживает относительно небольшой опыт работы.

      Но это больше уже психология, которая приходит со стажем, а также опытом и уместна далеко не всегда.

      Старайтесь быть конкретными. Если вы говорите клиенту, что ваше предложение способно сэкономить его деньги – приложите конкретный расчёт на примере.

      Если вы предлагаете ему возможность дополнительного дохода – поступите аналогично – приложите расчёты.

      В таком случае эти цифры усилят эффект самого предложения и «продадут» вашу услугу лучше всяких слов.

      МЫСЛЬ № 10 – уделите должное внимание оформлению

      Что делает ваш потенциальный клиент, держа в руках коммерческое предложение?

      Поэтому, если вы ему упростите процесс чтения – он с большим вниманием впитает всю информацию и пропустит её через себя.

      Ему будет удобно читать, если вы:

    • Забудете про использование длинных предложений.
    • Станете практиковать небольшие абзацы (к примеру, как в этой статье).
    • Начнёте отделять абзацы друг от друга пробелами.
    • Будете отдавать предпочтение маркированным спискам (к примеру, данный список).
    • Дополнительно, используйте выделения важных моментов в тексте. Это могут быть подчёркивания, более крупный шрифт, выделение жирным или цветом и т.д.

      И ещё – коммерческое предложение, красиво оформленное в цвете, будет иметь больше шансов.

      Для примера, возьмите в руки красивую цветную визитную карточку и обыкновенную чёрно-белую – какая вам нравится больше?

      Поэтому, отправляйте клиентам коммерческое предложение, оформленное в цвете.

      Во-первых, его приятно держать в руках.

      Во-вторых, его интересно читать.

      В-третьих, его жалко выкидывать.

      Более того, это не так дорого, чтобы брезговать таким способом оформления.

      Отдельным пунктом в этой статье я бы хотел с вами поделиться существующей и общепринятой структурой коммерческого предложения. В определённых кругах она называется «логической».

      Пусть это и существующий стандарт, но он до сих пор способен творить чудеса. И делает это.

      Итак, логическая структура коммерческого предложения:

      2. Формулировка существующей проблемы.

      3. Предложение конкретного решения существующей проблемы.

      4. Ощутимая выгода.

      5. Аргументация ощутимой выгоды.

      6. Формулировка цены.

      7. Аргументация цены.

      8. Контактные данные.

      В том или ином случае ряд пунктов может убираться или меняться местами. Всё зависит от цели КП, сути предложения и многих других факторов.

      Существует еще одно негласное правило, что главная выгода должна озвучиваться в коммерческом предложении 3 раза.

      Если отталкиваться от нашей структуры – это должно происходить в «интриге», «ощутимой выгоде» и «аргументации ощутимой выгоды».

      Есть ещё один момент, который я хочу отметить в заключение.

      Всё, что было сказано выше, больше касается так называемых «холодных» коммерческих предложений. То есть, тех писем, которые отправляются руководителю без проведения предварительной встречи.

      Существуют еще «горящие» коммерческие предложения, которые уже составляются по факту персональной встречи с тем или иным клиентом.

      Они являются ОЧЕНЬ ЭФФЕКТИВНЫМ инструментом, потому что при личных переговорах вам удалось выяснить потребности потенциального клиента и уточнить, в каких услугах он заинтересован. Вы также могли узнать о тех критериях, на основании которых он принимает решение о сотрудничестве.

      В таком случае «горящее» коммерческое предложение составляется персонально под конкретного клиента, на основании полученных данных.

      И ПОСЛЕДНЕЕ…

      Если вы желаете просто ОБЕЗЗОРУЖИТЬ вашего потенциального клиента – проявите фантазию.

      Вот вам пример, а дальше думайте сами, в каком направлении вам двигаться.

      Наш главный герой – ресторан морской кухни. У него возникла необходимость в привлечении обеспеченной целевой аудитории. Допустим, предложение VIP-лицам города провести свой день рождения в их заведении.

      Собирается база данных дней рождения таких людей. Если подключить смекалку, умноженную на желание – это будет просто.

      Накануне своего дня рождения потенциальный клиент категории VIP получает красивую бутылку с этикеткой, на которой роскошно оформлен логотип нашего ресторана. Бутылка закупорена деревянной крышкой. Через стекло видно, что внутри находится письмо.

      Письмо в бутылке…

      Клиент открывает бутылку и читает красиво оформленное коммерческое предложение.

      Как вы думаете, насколько возросли шансы нашего ресторана на привлечение такого клиента?

      Дополнительно, можно примерно представить, скольким людям он расскажет об этом. Как вывод – вы получаете отличную дополнительную рекламу среди представителей VIP аудитории вашего города.

      P.S. «Никогда не отвечай на письмо, пока не получишь второе от того же адресата на ту же тему» – МАЙКЛ О’ХЕЙГАН

      www.blog-kaplunoff.ru

      Коммерческое предложение о сотрудничестве — повышаем продажи

      Чтобы заключить выгодную сделку для своего бизнеса, необходимо заинтересовать вероятного партнёра. Удобно сделать это в письменном виде — составить коммерческое предложение о сотрудничестве.

      Доказать выгоду сотрудничества

      Бизнесмен должен убедить партнёра, что сотрудничество принесёт обоим опровержимую выгоду. Также следует объяснить, при каких обстоятельствах он её получит.

      При составлении коммерческого предложения (КП) следует учитывать статус предприятия и прислушиваться к рекомендациям опытных маркетологов.

      Конечно, раскрученным компаниям с известными брендами (Mercedes, Газпром, Coca-Cola и прочее), не нужно прилагать усилия и всячески изощряться, чтобы убедить представителя той или иной компании сотрудничать с ними. В этом случае достаточно оформить письмо с кратким изложением преимуществ своего товара или услуги.

      Для остальных бизнесменов очень важно соблюсти некоторые тонкости, чтобы данное предложение возымело желаемый эффект.

      Чтобы написать удачное коммерческое предложение о сотрудничестве, необходимо поставить себя на место клиента

      Важные компоненты, входящие в коммерческое предложение

      При составлении документа о сотрудничестве необходимо придерживаться стандартных требований.

      • Использовать фирменный бланк.
      • Составить грамотное обращение к представителю компании.
      • Выбрать оригинальный заголовок.
      • Кратко изложить суть предложения.
      • Побудить контрагента к действию.
      • Привести актуальные контакты.
      • Проявить вежливость в форме предварительной благодарности.

      Использование бланков

      КП можно составить на обычном листе бумаге, это вполне допустимо. Однако использование фирменного бланка с логотипом предприятия станет своеобразным элементом рекламы своей компании и красноречиво дополнит содержание письма.

      Текст приветствия

      Важная часть — обращение к потенциальному клиенту. К его составлению нужно отнестись серьёзно и понимать, к кому и каким образом следует обратиться. К примеру, по имени и отчеству допустимо обращаться в таких случаях:

    • когда предложение отсылается после предварительного телефонного разговора с вероятным партнёром;
    • КП адресовано целевому потребителю, к которому можно применить индивидуальный подход.
    • Оригинальный заголовок

      Заголовок необходим в качестве рекламного эффекта, он должен содержать главную концепцию КП. При обращении в государственное учреждение креативный заголовок необязателен. От него также можно отказаться, если компания и так достаточно разрекламирована.

      Если предложение исходит от бюджетной организации, предложение формулируется по установленному образцу, в котором креатив не требуется. Такое письмо носит стандартный характер и не требует проявления инициативы от его составителя, его форма остаётся в рамках принятых правил.

      Суть предложения должна быть изложена содержательно, но лаконично: короткий рассказ о компании, предлагаемые товары, услуги, работу или взаимовыгодное сотрудничество.

      Основная часть документа

      В содержательной части излагаются основные условия будущего контракта. В естественной форме описывается возможная выгода, подкреплённая существенными аргументами. Главное, не переборщить с уговорами, делать это ненавязчиво, но так, чтобы рассчитывать на положительный результат.

      Как побудить клиента к действию

      Чтобы заставить согласиться сотрудничать, не следует применять давление. Такой подход только оттолкнёт получателя письма, и надежда на сотрудничество будет потеряна навсегда. Гораздо эффективнее сделать заманчивое предложение, предоставив какое-либо поощрение или вознаграждение. Например, скидку за своевременный отклик.

      Контактные данные

      Следует написать не только телефон, но и электронный адрес, чтобы клиент имел физическую возможность ответить на предложение о сотрудничестве.

      Заранее поблагодарите получателя письма за то, что уделил время на его прочтение. Хотя, если речь о персональном деловом предложении, благодарность принято принимать по умолчанию.

      Коммерческое предложение снабжено печатью и подписью руководителя

      На ошибках учатся

      Чтобы составить идеальное коммерческое предложение, нужно всегда прислушиваться к советам профессионалов. Но есть ещё один старый проверенный метод — учиться на ошибках других. На практике встречаются различные ошибки, перечислим некоторые из них.

      Усложнённые синтаксические формы

      Для формулировки КП необязательно строить слишком правильные, с законченным смыслом фразы. Более эффективно воздействуют на человека короткие предложения с недосказанными мыслями, междометиями. Изложение должно иметь живой язык, а не сухие умозаключения.

      Чрезмерная краткость

      Мнение о том, что нужен предельно короткий текст, ограниченный одной страницей, можно назвать стереотипом. А это далеко не то, что может дать желаемый результат. Лучше всего при составлении письма с коммерческим предложением забыть о рекомендациях в плане объёма, особенно, когда есть о чём интересно рассказать. Можно найти немало образцов таких писем и убедиться, насколько они содержательны и способны зацепить.

      Дублирование

      Обычно повторяются одни и те же ошибки, когда рассказывают об аналогичном товаре или услуге точно такими же фразами, как делает это конкурент. Необходимо не только описать и расхвалить свой продукт, а доказать, что именно в данной компании он самый лучший и незаменимый. Здесь уместно проявить красноречие, чтобы обратить внимание на исключительность товара. Далее следует раскрытие сути — почему именно с этой компанией будет более выгодно сотрудничать.

      Перечисление достоинств

      Простой рассказ о достоинствах продукции компании ни к чему не приведёт. Любая похвала требует доказательств: почему именно этот товар самый лучший и выгодный. Для этого прекрасно используются отзывы тех, кто пользовался данной услугой или продукцией, причём это должны быть либо широко известные личности (звёзды кино, спорта, эстрады), либо известные представители компаний с положительным имиджем.

      Не менее эффективным будет интересная история, произошедшая с клиентом, который стал пользователем конкретного продукта или услуги. В финале истории обязательно рассказать о результатах его использования, лучше всего в цифрах. Если имеется в виду сотрудничество, то указать, какую прибыль получил партнёр.

      Всем одно и то же

      Грубейшей ошибкой может стать неправильный подход к рассылке одинакового предложения нескольким клиентам без ориентации на индивидуальность. Такое предложение теряет вес и, как правило, остаётся не реализованным. Клиент, который может стать вероятным партнёром, должен почувствовать, что это предложение адресовано именно ему, это в какой-то мере ему польстит и заставит откликнуться.

      Фотогалерея: образцы удачных коммерческих предложений

      Коммерческое письмо иностранному партнёру

      При составлении коммерческого письма-предложения иностранному клиенту следует придерживаться стандартной структуры и формы. Начинаться КП должно с обращения, броского, подкупающего заголовка. Далее следует внятное изложение сути предложения, его выгоды и заканчиваться выводами и контактными данными. Если в штате нет менеджера, владеющего английским, такие услуги может оказать переводчик или копирайтер со знанием английского.

      Образец коммерческого предложения на английском

      Коммерческое предложение структурировано и снабжено подзаголовками

      Необходимость в сопроводительном письме

      Сопроводительное письмо содержит принципы сотрудничества в сжатой форме. Используется сопровождение с тем, чтобы сократить объем основного предложения.

      Составляется сопровождение по желанию отправителя, однако здесь должна присутствовать чёткая структура и соответствие требованиям основ делопроизводства.

      Прежде всего, необходимо обратиться к адресату и поприветствовать его. Если оно отсылается после предшествующего телефонного звонка, желательно обратиться с указанием имени и отчества.

      Пример обращения

      «Здравствуйте, уважаемый Степан Васильевич!»

      или «Добрый день, Вас приветствует компания …»

      Далее идёт краткая информация об услугах или товаре с акцентом на выгоду:

      «ООО «Домосед» делает Вам предложение широчайшего ассортимента кухонных аксессуаров по цене производителя».

      Сообщить о прилагаемых документах:

      «Предлагаем ознакомиться с выгодным предложением скидок».

      Побудить к принятию решения:

      «Желаете с нами сотрудничать? Обращайтесь по адресу…».

      Образец сопровождения

      Здравствуйте, уважаемая Мария Семёновна!

      Меня зовут Дмитрий Павлович. Я главный менеджер отдела снабжения и продаж ООО «Мобиле», мы говорили с вами по телефону в среду в 11.40. По вашей просьбе направляем данные о системе расчёта.

      Компания «Мобиле» располагает широким ассортиментом транспортных средств различного назначения (легковые, пассажирские, грузовые) и гибкую систему оплаты по доступным ценам:

      1. Наличный и безналичный виды расчёта.
      2. На выплату в течение 12 месяцев с внесением первого взноса в размере 10% стоимости.

      Наше предложение дополнено приглашением на выставку-продажу нашей продукции, где предложены выгодные для Вас скидки. Начало события в 12.00 12.08.2016. Наш адрес: г. Москва, ул. Тимирязева, 45.

      По всем вопросам обращайтесь по тел.: (325) 503–23–45.

      С уважением, главный менеджер отдела снабжения и продаж ООО «Мобиле».

      Образец сопроводительного письма на английском языке

      Отправка предложения

      Коммерческое предложение можно доставить лично или по обычной почте. Однако эти традиционные формы связи считаются несколько устаревшими. Самый современный и оперативный вид отправки, это, безусловно, электронная почта.

      При всей её популярности, ещё не каждый знает о тонкостях процесса отправки электронного письма. Во-первых, важно применять формат PDF, он более универсальный и хорошо адаптирован для различных версий. Во-вторых, необходимо учесть, что подобное предложение отправляется исключительно от лица, с которым велись предварительные договорённости.

      Не менее важным также является тема письма, ни в коем случае не отправлять «без темы». Она должна звучать примерно так: «Предложение о сотрудничестве по поставкам спортивных товаров».

      Итак, требуется соблюсти следующую последовательность:

    • заполнить электронный адрес;
    • прикрепить основной документ в формате PDF;
    • сформулировать тему письма;
    • написать небольшой сопроводительный текст в теле письма.
    • Ожидание ответа

      Начинающие менеджеры часто сомневаются, перезванивать ли контрагенту после отправки предложения. Опытные профессионалы всегда возьмут дело в свои руки. Сразу после отправки целесообразно позвонить и спросить, дошло ли письмо, и через какое время можно поинтересоваться решением партнёра. Дальнейшее поведение подскажет сама ситуация. Главное, не быть назойливым, не надоедать и не навязываться. Однако не забывать о поставленной цели и всё-таки постараться убедить клиента стать партнёром.

      В настоящее время только ленивый не сможет справиться с задачей составить коммерческое предложение. Однако добиться подписания контракта о сотрудничестве — это уже вопрос профессионализма: умение вести переговоры, обладать культурой речи и навыками делового письма.

      sb-advice.com