Номенклатура дел приказы по основной деятельности

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Номенклатуру дел допускается утверждать двумя способами – приказом руководителя организации или грифом утверждения непосредственно на самом документе. Приказ об утверждении номенклатуры дел следует подготовить, если вам необходимо задействовать административный ресурс для организации ведения делопроизводства – требуется сделать некие предписания, определить сроки выполнения, дать разъяснения и т.п. Это особенно актуально в случае непланового развития ситуации, например при пересоставлении номенклатуры дел в середине года в связи с изменение структуры.

Если ваши коллеги исполнительны и хорошо знакомы с основными требованиями делопроизводства, то будет вполне достаточно и проще выбрать второй способ утверждения (без приказа).

Приказ может быть составлен в виде:

  • «утвердить и ввести в действие прилагаемую номенклатуру дел» – номенклатура дел должна быть помещена как приложение в дело с приказами по основной деятельности,
    • «ввести в действие номенклатуру дел» – непосредственно сама номенклатура дел утверждается руководителем, в этом случае к приказу по основной деятельности она не прикладывается.
    • Ниже вы найдете образец приказа об утверждении номенклатуры дел.

      ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПАДАЮЩАЯ КОМЕТА»

      (ОАО «Падающая комета»)

      ПРИКАЗ

      « 25 » июня 2014 г. № 38

      Об утверждении номенклатуры дел на 2014 год

      В связи с приказом общества от 30.04.2014 № 26 «Об утверждении структуры и штатного расписания» и изменением функций его отделов п р и к а з ы в а ю:

      1. Утвердить и ввести в действие с 01.07.2014 прилагаемую номенклатуру дел общества на 2014 год.

      2. Общему отделу (Тарарайко О.А.) направить в отделы выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

      3. Начальникам отделов оформить обложки дел и обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

      4. Признать утратившим силу приказ общества от 25.12.2013 № 163 «Об утверждении номенклатуры дел на 2014 год».

      5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора И.К. Таблеткина.

      Директор Д.В. Барабайкин

      или другой вариант

      В соответствии с п. 12.1 Инструкции по делопроизводству, утвержденной директором общества 12.10.2011, для совершенствования организации работы с документами п р и к а з ы в а ю:

      1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2014 прилагаемую номенклатуру дел общества на 2014 год.

      2. Начальникам отделов обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

      3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора И.И. Непотребко.

      Директор У.А. Барабайкин

      Вы также можете скачать приказ об утверждении номенклатуры дел в формате doc.

      Образец номенклатуры дел организации

      В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации. На его примере легко понять, как заполнить основную табличную форму и оформить документ в целом. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел был рассмотрен в предыдущей статье.

      Закрытое акционерное УТВЕРЖДАЮ
      общество «Большая капля» Директор
      (ЗАО «Большая капля») __________ И.О. Фамилия

      НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

      24.12.2010 № 1
      г. Самара

      02. Отдел кадров

      Начальник канцелярии К.Е. Турчинская

      Ответственный за архив
      __________ А.О. Боровичка
      20.12.2010

      СОГЛАСОВАНО
      Протокол ЭК
      от 22.12.2010 № 3

      Вы можете скачать представленный пример номенклатуры дел коммерческой организации, которая не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива.

      С помощью приведенного образца номенклатуры дел организации вы теперь имеете возможность составить и правильно оформить свой вариант. Осталось только пояснить методику заполнения граф таблицы – это смотрите в следующей статье на этом сайте.

      Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, к какой статье можно отнести «Экологические риски»?

      Здравствуйте! «Экологические риски» — это не документ. Это может быть отчет по этому вопросу, переписка и т.д. Статьи о сроках хранения документов, касающихся экологии, надо искать в «Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в разделе 12 (охрана окружающей природной среды).

      Здравствуйте! Хотела спросить что такое научно-справочный аппарат? И где он должен быть в номенклатуре?

      Здравствуйте! Научно-справочный аппарат к номенклатуре дел – это оглавление, список сокращенных слов, предисловие (рекомендации по применению номенклатуры дел). Размещается НСА после титульного листа перед самой номенклатурой дел. Рекомендации по применению составляются в необходимых случаях.

      Здравствуйте! Как оформить выписку из сводной номенклатуры для структурных подразделений? Должна ли там быть итоговая запись о количестве дел?

      Здравствуйте! Просто распечатывается соответствующий раздел номенклатуры дел с указанием названия структурного подразделения. Итоговая запись не оформляется.

      Добрый день! Пример: журнал инструктажа по пожарной безопасности создан в 2013 г. В номенклатуре 2013 г. писать переходящее, или это указывать уже в номенклатуре на 2014 г. , что он переходящий с 2013?

      Здравствуйте! В 2013 году не надо указывать это дело как переходящее. Продолжая вести журнал, в 2014 году это дело указывается как переходящее.

      Здравствуйте! Подводим итоги по номенклатуре дел 2016 года. Возник вопрос по учету переходящих дел и их отражению в графе 3 номенклатуры, а также заполнению итоговой записи.

      В подразделении всего два дела (один том в каждом), переходящих с 2014 г. на 2017 г., в 2016 г. новых дел не заводилось, в 3 графе номенклатуры дел пишем 0, в итоговой записи в 2 графе — 0, в 3 графе – 2 ? Или в 3 графе номенклатуры пишем 1 из года в год пока дело является переходящим, тогда каждый год мы будем заново «считать» эти два тома и общее кол-во дел будет увеличиваться каждый год на два, хотя по факту их всего два и были заведены, посчитаны еще 2014 году? Подскажите как правильно?

      Здравствуйте! Правильно писать в гр.3 – 1 дело. Если переходящее дело ведется даже 10 лет (например, книга учета трудовых книжек), то оно учитывается в номенклатуре дел каждый год. Вы же ведете это дело, каждый год делаете записи в нем, оно должно быть учтено в итоговой записи конкретного года как переходящее.

      Здравствуйте. При формировании смешанного архива в одном деле (электронный и бумажный носитель), в каком столбце и как это отразить в номенклатуре?

      Здравствуйте! Отметка об электронном носителе дела или документа проставляется в примечании номенклатуры дел («в электронном виде»). При этом дела на электронном и бумажном носителе формируются отдельно. Согласно «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, эти дела учитываются отдельно, на них составляются разные описи. Но номенклатура дел у них будет общая.

      Доброго дня, Евгения!

      Подскажите, пожалуйста, зачем в форме номенклатуры дел в правилах работы архивов 2015 г. нужна виза руководителя архива, значит ли это, что составляется она им?

      Спасибо заранее за ответ!

      Здравствуйте! Обычно номенклатуру дел составляет делопроизводственная служба. В приведенной форме номенклатуры дел указана подпись руководителя службы ДОУ. Визирует номенклатуру дел ответственный за архив или руководитель архива. Это логично, так как архивный работник должен участвовать в составлении номенклатуры дел (определение сроков хранения документов согласно действующим перечням, редакция заголовков и др.).

      Здравствуйте. Скажите, пожалуйста, в дошкольном учреждении приказы, письма, информации вышестоящих организаций и учредителя сколько хранятся и по какой статье перечня 2010г.

      Заранее спасибо.Здравствуйте! В любой организации приказы, распоряжения вышестоящих организаций имеют срок хранения ДМН (до минования надобности) согласно ст.19а Перечня 2010 г. Читайте примечание. Только приказы, распоряжения, касающиеся непосредственно деятельности этой организации, могут быть отобраны на постоянное хранение. Переписка с вышестоящими организациями имеет срок хранения 5 лет ЭПК (ст. 33 Перечня 2010 г.). ЭПК означает, что наиболее важные письма могут быть отобраны на постоянное хранение.

      То есть, правильно ли я понимаю, нужно отдельно хранить приказы Управления образования — ДМН, а информационные письма Управления образования, которые присланы для сведения — 5 лет вместе с остальной перепиской по основной деятельности?

      Здравствуйте! Приказы вышестоящей организации формируются отдельно от писем. Если объем документов небольшой, то вся переписка по основной деятельности может формироваться в одном деле, включая письма вышестоящей организации. Можно разделить дела с перепиской по корреспондентам, например, выделив переписку с вышестоящей организацией в отдельное дело.

      Подскажите, обязательно ли в ООО и у ИП создавать номенклатуру дел (руководителю она не нужна).

      И ещё один вопрос: как хранить персональные данные в ООО и у ИП? (как мне известно, в личных делах ПД хранить запрещено, так как при проверке проверяющие органы могут выписать штраф до 75000 руб.)

      Здравствуйте! Теоретически необязательна. Однако она необходима в практике работы самой организации.

      Практически все документы личного дела – это персональные данные работника. Нет запрета на их хранение, есть запрет на незаконное использование их. Во-первых, работодатель должен получить от работника письменное согласие на обработку личных данных. Доступ к личным делам должен быть ограничен как к конфиденциальной информации. Словом, в работе с персональными данными надо соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ (с изменениями 2017 г.).

      delo-ved.ru

      Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

      Нормативная база

      1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230 , 230.1
      2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
      3. Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
      4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

      Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

      Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

      Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

      При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

      Правила хранения

      Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

      Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

      Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

      Ниже приведен порядок формирования дел

      1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

    • наименование организации (в полном виде)
    • наименование структурного подразделения (в полном виде)
    • номер дела (в соответствии с номенклатурой)
    • заголовок дела
    • срок хранения документов по номенклатуре
    • 2. В дело подшиваются:

      • только оформленные и исполненные документы
      • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
      • изданные в одном календарном году

      Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

      Сроки хранения

      Периоды сохранения документации приведены в таблице.

      clubtk.ru

      Формирование дел в организации и их текущее хранение

      В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

      Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации

      В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

      Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

      Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

      Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ.

      Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

      Правила формирования дел

      При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

      ● помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

      ● включать в дело по одному экземпляру документа;

      ● помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

      ● помещать приложения вместе с основными документами;

      ● группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

      ● раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

      В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

      Обратите внимание! Дело не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома. Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

      Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании.

      Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

      Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

      Группировка в дела отдельных видов документов

      Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

      Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

      Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

      В соответствии со ст. 19б Перечня типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

      К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:

      ● о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;

      ● аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);

      ● оплате труда, премировании, различных выплатах;

      ● всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по беременностям, родам, уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы);

      ● дежурствах по профилю основной деятельности;

      ● длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

      К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы:

      ● о дисциплинарных взысканиях;

      ● ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках;

      ● краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

      Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, следует отдельно группировать в дела приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе и увольнении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию.

      Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

      Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т.е. вместе с протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

      Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

      Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

      Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и систематизируются следующим образом:

      ● внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

      ● анкета (личный листок по учету кадров) и дополнение к нему;

      ● документы об образовании;

      ● заявление о приеме на работу;

      ● приказ (распоряжение) о приеме на работу;

      ● договор о материальной ответственности (при его наличии);

      ● копии приказов (распоряжений) о перемещении, совмещении, переводе, аттестации, повышении квалификации, установлении окладов, отпусках без сохранения содержания, уходу за ребенком и др.;

      ● дополнительные соглашения к трудовому договору;

      ● копии свидетельств о браке, документов о перемене фамилии;

      ● копии паспорта, ИНН, ПФР и иных личных документов работника;

      ● справки о регистрации по месту жительства;

      ● заявление об увольнении;

      ● копия приказа (распоряжения) об увольнении.

      Личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2) формируются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий отдельно от личных дел.

      Лицевые счета по заработной плате работников располагаются в делах в алфавитном порядке фамилий.

      Подготовка дел к передаче на хранение

      По истечении одного года после завершения дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив организации. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

      Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

      Дела со дня их заведения до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования.

      Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документа и окончания работы с делами последние помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

      В каждом структурном подразделении выделяется сотрудник, ответственный за сохранность документов и формирование их в дела. Руководитель подразделения обеспечивает сохранность документов и дел. С этой целью дела необходимо разместить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

      Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

      При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

      Проверка наличия и состояния документов и дел

      Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически необходимо проводить проверку наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

      Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене лица, ответственного за сохранность документов и руководителя структурного подразделения, а также при реорганизации, ликвидации организации или его структурного подразделения.

      Проверка наличия дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

      В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

      Порядок выдачи дел и документов

      Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

      Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Другим организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации по акту.

      Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель. В листе-заместителе указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

      Изъятие документов из дел постоянного хранения (например, приказов по основной деятельности, штатных расписаний, отчетов по основной деятельности и т.п.) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

      Как правило, изъятие подлинных документов производится правоохранительными, судебными и другими силовыми органами, действующими на законных основаниях. В этом случае обращающийся орган должен представить в организацию запрос, в котором должна быть ссылка на соответствующий законодательный, иной нормативный правовой акт, на основании которого документы могут быть предоставлены органу для изъятия. Изъятые подлинные документы после минования их надобности подлежат возврату организации. Организация контролирует возврат этих документов.

      www.profiz.ru

      Номенклатура дел от А до Я

      Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, – месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура – документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации – от составления до утверждения на следующий год.

      ЧТО ТАКОЕ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА?

      Номенклатура дел – это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года – с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений. Что касается коммерческих организаций, то в обязательном порядке ее должны разрабатывать только организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов. Для прочих номенклатура теоретически не обязательна.

      Однако на практике любая организация рано или поздно приходит к необходимости ее создать: когда нужно избавиться от скопившихся за годы работы документов, установить сроки их хранения (иначе как понять, что можно уничтожать, а что нет?). А перечень дел и документов организации с указанием сроков хранения – это и есть номенклатура дел. Все это касается, конечно, тех организаций, которые растут и развиваются, а не топчутся годами на одном месте в ожидании штрафов от проверяющих органов.

      При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами (первый носит нормативный характер, второй – рекомендательный):

      • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015);

      • Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила).

      ПОРЯДОК РАБОТЫ С НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ

      Правила 2015 делят все организации на две категории: те, которые являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и те, которые таковыми не являются. Требования к номенклатурам дел первых, как нетрудно догадаться, строже (Таблица 1).

      1 Пункт 4.18 Правил 2015.

      Форма номенклатуры дел приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. Она едина для всех организаций (Таблица 2).

      Алгоритм работы с номенклатурой дел представим пошагово в блок-схеме и подробно рассмотрим каждый из этапов:

      СОБИРАЕМ ИНФОРМАЦИЮ О ДЕЛАХ И ДОКУМЕНТАХ

      Когда номенклатура дел составляется впервые, что называется «с нуля», заниматься этим чаще всего приходится секретарю или отделу делопроизводства. Несмотря на то, что по Правилам 2015 и по рекомендации Основных правил делать это положено структурным подразделениям организации, такое поручение чаще всего получает именно секретарь. Возможно, это и объяснимо с точки зрения распределения обязанностей в коллективе (хоть и неверно), но без помощи коллег секретарь все равно не справится. Поучаствовать им так или иначе придется. На этом этапе задача составителя номенклатуры дел заключается в том, чтобы собрать информацию о делах и документах, которые образуются в деятельности каждого структурного подразделения.

      Проще всего сделать это, разослав по отделам опросные листы. Минимум информации, которая нужна составителю, следующий:

      • вид носителя каждого дела (бумажный или электронный);

      • сроки хранения дел (если подразделение знает, каким документом они установлены).

      Очевидно, что секретарь или делопроизводитель не

      может владеть этой информацией в полном объеме. Особенно это касается сроков хранения, которые могут содержаться в узкоспециальных нормативных документах.

      Опросный лист может иметь и расширенную форму. Так, не помешает выяснить, имеются ли скан-копии документов и как часто обращаются работники к их оригиналам. Это нужно для того, чтобы знать, как долго документ будет находиться в отделе после завершения в делопроизводстве. Некоторые дела могут быть переданы на хранение сразу после закрытия, но есть и такие, которые востребованы в течение многих лет.

      Приведем в качестве примера фрагмент расширенной формы опросного листа (Пример 1).

      2 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень).

      ПРИСВАИВАЕМ ИНДЕКС ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

      Индекс дела обычно состоит из двух частей, первая из которых – индекс подразделения по номенклатуре, вторая – порядковый номер дела внутри раздела номенклатуры. Например, 03-15, где 03 является индексом подразделения, а 15 – номером дела (см. Примеры 2–5).

      Если индексирование производилось ранее:

      • Нужно решить, продолжать пользоваться этой системой либо отменять ее и устанавливать новые индексы. Это зависит от того, какие подразделения пользуются ими и насколько эти индексы актуальны.

      • Разумным компромиссом станет обновление системы индексации с сохранением за подразделениями, использующими индексы, присвоенных им номеров.

      • Если прежняя система индексации вполне актуальна, то нет смысла ее менять. В этом случае номенклатура дел создается на ее основе.

      Если до сих пор организация обходилась без индексов структурных подразделений, то подразделения получат номера в общем порядке на следующем этапе работы с номенклатурой дел.

      СИСТЕМАТИЗИРУЕМ РАЗДЕЛЫ НОМЕНКЛАТУРЫ И ЗАГОЛОВКИ ДЕЛ

      Как мы уже сказали в определении, номенклатура дел является систематизированным перечнем дел организации. Это означает, что наименования подразделений и относящиеся к ним дела должны быть выстроены в определенной последовательности.

      Подразделения выстраиваются в порядке, определенном штатной структурой организации, либо в соответствии с утвержденной ранее системой индексации структурных подразделений. Один раздел номенклатуры дел соответствует одному подразделению (Таблица 3).

      При составлении индексов для структурных подразделений не обязательно использовать дефисы. В них при необходимости могут фигурировать косая черта или (и) буквенные обозначения. Основных принципов два: первый – стремление к простоте (не нужно «накручивать» трехэтажные обозначения, если этого можно избежать), второй – уникальность (индекс каждого подразделения должен существовать в единственном числе).

      Дела внутри каждого раздела располагаются в порядке, рекомендуемом Основными правилами.

      УСТАНАВЛИВАЕМ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

      По типовым перечням. Основными документами, устанавливающими сроки хранения дел, являются типовые перечни. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения – «номер один» среди них.

      Для производственных предприятий, проектных, строительных, а также всех прочих организаций, ведущих научно-техническую деятельность, действует Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; в ред. от 28.04.2011).

      Оба перечня имеют удобную, продуманную структуру.

      По ведомственным перечням. Помимо типовых перечней, в России действуют перечни ведомственные, то есть относящиеся к определенному ведомству. Это, например:

      • Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12);

      • Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/[email protected]; в ред. от 17.06.2015).

      • Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФСИН России от 21.07.2014 № 373) и др.

      Организации, работающие в обозначенной отрасли, используют «свой» перечень в обязательном порядке. Все остальные могут применять ведомственные перечни в справочных целях.

      По отраслевым нормативным актам. Наконец, сроки хранения документов (как правило, узкоспециальных) могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах: законах, правилах, инструкциях.

      Так, например, Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» (в ред. от 08.03.2015, с изм. от 03.07.2016) содержит специальную статью, которая так и называется – «Сроки хранения рекламных материалов» (ст. 2). А в отделах, занимающихся энергообеспечением предприятий, чтут Межотраслевые правила по охране труда (правила безопасности) при эксплуатации электроустановок (утверждены постановлением Минтруда России от 05.01.2001 № 3, приказом Минэнерго России от 27.12.2000 № 163; в ред. от 20.02.2003), в которых тоже указаны сроки хранения для ряда документов.

      Очевидно, что секретарь или делопроизводитель совершенно не обязаны знать о существовании этих документов. Именно поэтому так важно при составлении номенклатуры дел взаимодействовать с коллегами из всех структурных подразделений своей организации.

      По протоколам ЭК. Если срок хранения документа найти не удалось либо начальник одного из отделов выразил желание увеличить срок хранения дела относительно заявленного в перечне, срок устанавливается экспертной комиссией организации (Пример 2). Если нет комиссии – приказом генерального директора. В графе 4 номенклатуры дел вместо статьи по перечню будут в этом случае указаны данные протокола заседания ЭК или приказа.

      Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же документа, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

      К завершению этого этапа составитель получает заполненную форму номенклатуры дел.

      СОГЛАСУЕМ ПРОЕКТ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

      Проект номенклатуры дел согласуется на заседании внутренней экспертной комиссии организации. Согласование фиксируется в протоколе, а регистрационные данные этого протокола вносятся в соответствующий реквизит номенклатуры:

      Кроме согласования внутренней экспертной комиссией форма номенклатуры дел предусматривает также оформление согласования экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения. Это актуально только для организаций, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов. Все остальные могут удалить этот реквизит из своей номенклатуры дел.

      Если экспертной комиссии в организации нет, согласование проводится в порядке, общем для всех локальных нормативных актов. К номенклатуре дел оформляется стандартный лист согласования на бумаге или в СЭД.

      УТВЕРЖДАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

      Номенклатура дел утверждается первым лицом организации – генеральным директором. Он заполняет гриф утверждения на первом листе документа на всех представленных ему для утверждения экземплярах номенклатуры.

      ПЕРЕДАЕМ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНЫМ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

      Несмотря на то, что по правилам архивного дела сводная номенклатура составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, на практике чаще всего все происходит наоборот: отдел делопроизводства составляет сводную номенклатуру, после чего распространяет по отделам относящиеся к ним разделы. Как бы то ни было, в каждом подразделении должна оказаться его номенклатура дел (см. Пример 3). Она подписывается начальником подразделения.

      В конце каждого раздела нужно оставить несколько строк, чтобы при необходимости вписать туда дела, которые будут заведены в течение года. Обычно хватает трех-пяти строк. В конце сводной номенклатуры дел рекомендуется оставить целую страницу незаполненной: вдруг за год в организации появится новое подразделение.

      УТОЧНЯЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ И УТВЕРЖДАЕМ ЕЕ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

      Номенклатура дел действует в течение одного года. Пользоваться на протяжении многих лет одной и той же – большая ошибка. Даже если состав дел организации за это время не поменялся (что очень маловероятно), учесть дела, заведенные в течение одного года, при таком подходе не представляется возможным.

      Поэтому в последние месяцы года, обычно в ноябре-декабре, номенклатура дел просматривается, в нее вносятся правки и изменения, после чего она вновь проходит процесс согласования и утверждается генеральным директором на следующий год.

      Уточнение номенклатуры дел подразумевает:

      • удаление из нее дел, которые не будут вестись в следующем году;

      • внесение дел, заведенных в течение года;

      • уточнение индексов подразделений, если проводились изменения организационной структуры предприятия.

      Источником информации обо всех новых и закрытых делах являются структурные подразделения. Составитель номенклатуры должен подойти к начальнику или ответственному за делопроизводство работнику каждого из отделов в буквальном смысле с карандашом в руках и вместе с ним просмотреть состав дел. Конечно, коллеги сами в течение года должны делать в своей номенклатуре соответствующие отметки, но на практике такая сознательность встречается редко.

      Удаляем закрытые дела. Удаление из номенклатуры закрытых дел означает, что в ее проекте на следующий год этих дел уже не будет. Ни в коем случае не нужно их вычеркивать из номенклатуры дел текущего года.

      Вносим в номенклатуру вновь заведенные дела. Если в течение года в подразделении были заведены новые дела, то они вписываются от руки во все экземпляры номенклатуры дел в специально оставленные для этого строки. Для этих дел сразу же назначается срок хранения (см. Пример 4).

      Отслеживаем индексацию дел в номенклатуре. При составлении проекта номенклатуры на следующий год каждое дело вносится в «свой» раздел уже в том порядке, который был установлен для расположения заголовков дел внутри раздела. Конечно, при этом нужно стремиться сохранить максимум индексов других дел.

      Если из-за вновь заведенных приходится менять индексы других дел, следует помнить о так называемых переходящих делах. Это дела, которые не были завершены в делопроизводстве в прошедшем году и перейдут в новый. Лучший пример – судебные дела, которые могут быть переходящими на протяжении нескольких лет. Индексы переходящих дел нужно стремиться сохранить в первую очередь.

      Например, если дело «Приказы по основной деятельности» (не переходящее) в 2016 г. имело индекс 01-08, а в 2017 г. из-за появления новых дел изменится на 01-10, это совершенно не страшно. А вот если дело «Инструкция по делопроизводству» (переходящее) с индексом 01-06 получит индекс 01-08, то об этом придется делать отметку и в графе «Примечание» новой номенклатуры, и на самом деле.

      Уточняем индексы при изменении структуры организации. Больше всего хлопот будет у составителя номенклатуры, если за год в оргструктуру организации были внесены изменения. Это означает, что структура номенклатуры дел на следующий год тоже изменится: новое подразделение займет в ней место согласно логике оргструктуры организации. Из-за этого изменятся все следующие за ним индексы подразделений и входящих в них дел.

      Как мы уже говорили выше, готовый проект номенклатуры дел на будущий год проходит стандартную процедуру согласования и утверждения. Таким образом, в первый день нового рабочего года организация уже будет работать по новой номенклатуре и одновременно начнет процесс закрытия «старой».

      ЗАКРЫВАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

      По завершении каждого календарного года, в январе, номенклатура дел за прошедший год закрывается. Закрытие предполагает:

      • заполнение графы 3 «Количество дел»;

      • подсчет количества дел по каждой категории;

      • составление итоговой записи.

      Графа 3 «Количество дел» заполняется от руки во всех экземплярах номенклатуры дел (Пример 5). Здесь указывается реальное количество единиц хранения каждого дела, заведенных за прошедший год. Единица хранения – это, как правило, один том дела, причем в одном томе содержится не более 250 листов. Источник этой информации – опять же структурные подразделения, каждое по своему разделу. Теперь предстоит посчитать отдельно количество дел постоянного хранения, дел временного хранения (до 10 лет и свыше 10 лет).

      3 Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”».

      Кроме того, для составления итоговой записи предстоит выделить так называемые переходящие дела.

      Организации, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают сведения из итоговой записи в архивное учреждение, которому подведомственны. Об этом в конце итоговой записи делается отметка. Остальные организации могут убрать эти ненужные им строки из своей итоговой записи (Пример 6).

      Е.Н. Кожанова,
      специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству