Организация проведения экспертизы ценности

Организация проведения экспертизы ценности

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Экспертиза ценности документов в организации проводится:
— в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив и на государственное хранение.
Для организации и проведения работы по ЭЦД, отбору и подготовке к передаче на хранение, создается экспертная комиссия (ЭК).
ЭК создаются приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается лицо, ответственное за архив.
В состав ЭК целесообразно включить представителя архивной фирмы. Председателем ЭК назначается один из руководителей работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
Основными задачами ЭК являются:
— организация и проведение ЭЦД на стадии подготовки и передаче в архив организации;
— организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.
Основными функциями ЭК являются:
— организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
— рассмотрение и внесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
— подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК государственного архива предложений об изменение сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
— участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации. ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЭК протоколируются.


arkadacentre.ru

Экспертиза ценности документов

  • История делопроизводства
  • Инструкция по делопроизводству
  • Должностная инструкция
  • Адресат и адресование документа
  • Согласование документа
  • Подпись
  • Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

    После завершения хранения документов в делопроизводстве проводится их оценка и ряд организационных и технических работ по подготовке документов к дальнейшему хранению и использованию. В состав этих работ входят:

  • экспертиза ценности документов для определения возможности их дальнейшего практического и научного использования;
  • оформление дел, подлежащих дальнейшему (архивному) хранению;
  • составление описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;
  • передача дел в архив организации;
  • уничтожение документов с истекшими сроками хранения, не представляющих практической или научной ценности.
  • Для федеральных органов исполнительной власти установлен срок хранения документов по месту их создания. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

    Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

    Ценность документов как для каждой конкретной организации, так и для государства в целом неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какого-то конкретного задания или процедуры. Такая информация носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. По этой причине и установлен пятилетний срок хранения для всех видов переписки. Однако часть документов сохраняет свое значение на длительный (или постоянный) срок, так как содержит информацию, которая может быть использована ретроспективно уже не только для практической деятельности, но и для научных целей. Документы, которые содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата, деятельности юридических лиц и др., могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.

    Поэтому назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения, а также отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени содержащаяся в них информация обладает практической или научной ценностью.

    Экспертиза ценности проводится в несколько этапов — в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах. Первым этапом экспертизы является оценка и отбор документов на стадии, когда заканчивается их хранение в делопроизводстве и предстоит передача документов в архив. В федеральных органах исполнительной власти экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) под методическим руководством архива.

    В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

  • действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу:
  • типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения — нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела;
  • номенклатуры дел.
  • Одним из основных критериев ценности документов является значение содержащейся в них информации, которая зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации.

    Управленческие документы можно разделить на несколько групп:

  • документы, отражающие основную деятельность учреждения или организации в целом, а также их структурных подразделений. В эту группу в основном входят организационно-распорядительные документы, многие из них имеют постоянный срок хранения:
  • документы, играющие вспомогательную роль, которые нужны для оперативной деятельности или используются в справочных целях. Это прежде всего документы оперативной и бухгалтерской отчетности. Такие документы хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет:
  • документы по личному составу могут храниться в течение нескольких десятилетий (некоторые хранятся постоянно); 75 лег должны храниться приказы о приеме, переводах, увольнении, трудовые договоры, личные карточки работников, лицевые счета. личные дела работников.
  • Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет их подлинность. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформленными и обладать бесспорной юридической силой. В исключительных случаях (например, при утрате подлинников) на хранение передаются копии документов. В этом случае каждый документ должен быть заверен в установленном порядке.

    Копия передается на хранение (может быть приложена к подлиннику) и в случаях, когда подлинный экземпляр документа плохо сохранился.

    Проведение экспертизы ценности документов. Экспертные комиссии

    Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

    Экспертная комиссия

    Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

    В органах исполнительной власти, крупных учреждениях и организациях помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК создается и в структурах, имеющих подведомственную сеть организаций. В этих случаях экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует деятельность ЭК. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

    ЦЭК и ЭК являются совещательными органами. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому экспертные комиссии должны с ними согласовывать многие свои решения. Например, если в перечне документов сроки хранения обозначены отметкой «ЭПК», окончательное решение о сроках хранения и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочные комиссии.

    ЭК организации формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает 3-5 наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа. В небольших организациях или компаниях в состав экспертной комиссии входит секретарь руководителя или руководитель секретариата.

    Общий порядок организации работы экспертных комиссий определен Основными правилами работы архивов организаций, Примерным положением о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) (1995 г.). Примерное положение об ЭК см. приложение 9.

    На основе Примерного положения должно разрабатываться индивидуальное положение об экспертной комиссии конкретной организации, предприятия. Индивидуальное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

    Положение об экспертной комиссии состоит из разделов. Текст каждого раздела делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

    Положение определяет цель создания экспертной комиссии, ее статус как совещательного органа при руководителе организации, порядок формирования и назначения персонального состава комиссии, ее председателя и секретаря.

    Положение должно содержать перечень правовых и нормативных актов и нормативно-методических документов, которыми комиссия руководствуется в своей работе. В перечень включают законы и другие правовые акты по архивному делу, указания органа управления архивным делом Российской Федерации (Росархива) или органов управления архивным делом субъектов РФ, Основные правила работы архивов организаций, другие нормативно-методические документы, разработанные архивными органами, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

    В задачи экспертной комиссии входит:

  • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
  • организация и проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;
  • организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
  • В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций главными функциями экспертных комиссий являются :

  • организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
  • рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):
    • проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
    • описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;
    • описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы (Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения.);
    • актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
    • подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;
    • участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.

    Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль над формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.

    Для выполнения своих функций экспертная комиссия наделяется определенными правами» которые также закрепляются в положении.

    Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях» которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости (как правило, 1-2 раза в год).

    Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии, зафиксированные в протоколе, вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

    www.grandars.ru

    Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов. 1

    Экспертиза ценности документов в организации проводится:

  • в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
  • в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. 2
  • Экспертиза ценности документов проводится на основе:

    • действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
    • типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
    • нормативно-методических документов Федерального архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела. 3
    • Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации. 4

      При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

    • отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
    • отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
    • выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
    • При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. 5

      Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. 6

      Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. 7

      Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. 8

      По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (формы данных видов документов приводятся в приложениях 1, 2, 3 и 4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

      Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты. 9

      В организации, не сдающей свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающей вопросы хранения и уничтожения дел, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и проводится их уничтожение, но только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. 10

      Порядок проведения экспертизы ценности документов изложен в следующих документах:

    • Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. – Глава 2;
    • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Раздел 3.5.3;
    • Государственная система документационного обеспечения управления, одобренная коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.4.1.
    • Дополнительная информация:

    • организация хранения документов;
    • номенклатура дел;
    • формирование дел;
    • оформление дел;
    • составление и оформление архивных описей дел;
    • экспертная комиссия (центральная экспертная комиссия);
    • порядок передачи дел в архив организации.
    • _____
      1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ. 2014-03-01. — М.: ФГУП «Стандартинформ», 2014. — Пункт 39.
      2 Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Раздел 2.2.
      3 Там же. – Раздел 2.1.
      4-8 Там же. – Раздел 2.3.
      9 Там же. – Раздел 2.4.
      10 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство «ТЕРМИКА», 2014 г. – 288 с.

      www.edou.ru

      Проведение экспертизы ценности документов

      Экспертиза ценности документа – это подробное изучение состава и содержания бумаги определенного учреждения. Выводы о степени важности бумаг делаются специальной комиссией на основании заранее принятых критериев. Целью подобной экспертизы служит определение сроков содержания бумаг и отбора конкретных экземпляров на дальнейшее архивное хранение.

      Проведение экспертизы ценности документов осуществляется на основе законодательства и правовых актов РФ, типовых и ведомственных перечней документов, в которых прописаны сроки хранения типовых и примерных номенклатур дел и нормативно-методических документов Федерального архивного агентства и органов управления архивным делом субъектов РФ.

      Ценность документов определяется в делопроизводстве и архиве. В первом случае это производится при составлении номенклатур дел и в ходе подготовки бумаг в архив, а во втором – на этапе, предшествующем передаче дел на постоянное хранение.

      Основные этапы сложной операции экспертизы ценности

    • Составление номенклатуры дел. Этот этап является частью текущего делопроизводства. В ходе его осуществления определяются предварительные сроки хранения документов в архиве в соответствии с их ценностью.
    • Непосредственно экспертиза ценности документов. Проводится тогда, когда дела вышли из оперативного употребления и готовятся к сдаче в архив. Обычно данный этап осуществляется в конце календарного года, но не позднее, чем через 3 года после выхода официальных бумаг из делопроизводства.
    • Уточнение ценности дел. Этот этап экспертизы проводится непосредственно в момент передачи документов в архив организации. Цель данной операции – удостовериться в том, что на предыдущих этапах не было допущено ошибок при определении важности того или иного дела.
    • Определение ценности документов перед сдачей бумаг в архив должно осуществляться квалифицированными специалистами по следующим критериям: происхождение, содержание и внешние особенности материала. Помимо этого, существуют общие принципы оценки. К ним относятся значимость файла, время и место создания организации, к которой он принадлежит. Все принципы и критерии играют решающую роль при проведении экспертизы ценности документов любого характера.

      Сортировка документов в результате экспертизы

      Пока не проведена проверка, уничтожение документов учреждения запрещается. Результатом станет сортировка: часть из бумаг будет уничтожена за ненадобностью, другая часть, необходимая для работы, останется в офисе, а третья будет передана на внеофисное хранение.

      При проведении экспертизы ценности документов следует руководствоваться перечнем, в котором указаны принятые на территории РФ сроки хранения тех или иных бумаг. Кроме того, в качестве руководства к действиям должны служить федеральные законы и другие нормативно-правовые акты, среди которых важное место занимают решения ЦЕПК Федерального архивного агентства.

      Установленные упомянутыми документами сроки хранения являются обязательными для всех организаций и учреждений как государственных, так и негосударственных, независимо от их формы собственности.

      Состав экспертной комиссии

      В состав экспертной комиссии должны включаться высококвалифицированные сотрудники основных структурных подразделений учреждения. Членами комиссии становятся опытные работники, знающие содержание и состав документов, а также значение и ценность той информации, которая в них содержится. В обязательном порядке в состав комиссии входит человек, ответственный за архив конкретной организации.

      Председателем комиссии чаще всего назначается заместитель руководителя организации, который курирует вопросы архива и делопроизводства.

      Результатом работы комиссии становятся сводные описи дел, подлежащих постоянному, временному (более 10 лет) хранению, по личному составу. Кроме того, необходимо оформить акты об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

      Деятельность комиссии – достаточно сложный и ответственный труд, часто проведение экспертизы ценности документов приводит руководителей в замешательство и вызывает затруднения. Однако в необходимости ее проведения не может быть сомнений: определив ценность документов, компания сможет избавиться от ненужных бумаг, упорядочить нужные и работать более продуктивно.

      orbrm.ru

      Законодательная база Российской Федерации

      Бесплатная консультация
      Федеральное законодательство

      • Главная
      • ПРИКАЗ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.99 N 171 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ»
      • На момент включения в базу документ опубликован не был
      • 3. Организация проведения экспертизы ценности документов

        3.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение политического, научного, социально — культурного значения документов в целях отбора их для хранения и установления сроков хранения.

        3.2. Для проведения экспертизы ценности документов в федеральных судах общей юрисдикции создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых включаются наиболее квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений, а также представители соответствующих архивных учреждений.

        3.3. Экспертные комиссии назначаются приказами председателей федеральных судов общей юрисдикции в составе не менее 3 — 5 человек.

        3.4. Экспертные комиссии в своей работе руководствуются действующими правилами, инструкциями, указаниями Федеральной архивной службы России и соответствующих архивных учреждений по организации работы с документами, приказами и указаниями Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, положением об экспертной комиссии и настоящим Перечнем.

        3.5. Экспертные комиссии осуществляют следующие функции:

        — рассматривают проекты номенклатур дел структурных подразделений федеральных судов общей юрисдикции;

        — организуют ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

        — рассматривают описи на дела постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный, муниципальный архив, и описи на дела по личному составу постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, выносят решения о представлении их на утверждение экспертно — проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения;

        — рассматривают акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

        — рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных настоящим Перечнем, и выносят решения о представлении этих предложений на рассмотрение архивного учреждения;

        — участвуют в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел и других методических пособий по делопроизводству и работе архивов учреждений;

        — оказывают методическую и практическую помощь подведомственным судам по вопросам рассмотрения и согласования номенклатур дел, описей, актов и методических пособий по организации, хранению и учету документов.

        3.6. Отбор документов на государственное, муниципальное хранение осуществляется после окончания делопроизводственного года. Отбор документов на хранение и уничтожение в федеральных судах общей юрисдикции, документация постоянного хранения которых подлежит приему в государственные, муниципальные архивы, должен проводиться путем полистного просмотра дел, законченных делопроизводством.

        3.7. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел без просмотра самих документов.

        3.8. Порядок и методика отбора судебных дел на постоянное хранение и к уничтожению установлены Инструкцией «О порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов федеральных судов общей юрисдикции», утвержденной Приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 4 ноября 1999 года N 137 и согласованной Федеральной архивной службой России (Росархивом) 29 октября 1999 года.

        3.9. Из дел, отобранных к уничтожению, на постоянное хранение оставляются подлинники решений, приговоров и последующих определений и постановлений судов.

        3.10. Дела, отобранные в результате экспертизы на постоянное и долговременное (свыше 10 лет) хранение, оформляются и описываются в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, 1992 г.

        3.11. По окончании делопроизводственного года на отобранные дела постоянного хранения составляется опись. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел.

        3.12. Годовой раздел описи на дела постоянного хранения, предназначенные для последующей передачи в государственный, муниципальный архив, подлежит утверждению экспертно — проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве (например: годовой раздел описи на дела, образовавшиеся в течение 1988 года, представляется на рассмотрение не позднее 1991 года).

        3.13. В федеральных судах общей юрисдикции, в деятельности которых образуется не более 20 дел постоянного хранения в год, могут составляться разделы описи, включающие дела за 2 — 3 года.

        3.14. По результатам ежегодного отбора документов на постоянное хранение должен рассматриваться вопрос о раскрытии и возможном снятии имеющейся на делах и номенклатурах дел данного года отметки «ЭПК». При необходимости также уточняются заголовки соответствующих дел и сроки их хранения. В зависимости от принятого экспертной комиссией решения срок хранения этих дел может остаться временным, без отметки «ЭПК», либо замениться на постоянный срок хранения.

        3.15. Описи на дела, подлежащие сдаче на государственное, муниципальное хранение, составляются в четырех экземплярах. Два экземпляра описей на судебную документацию направляются на утверждение экспертно — проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения.

        3.16. Все описи, в том числе и на документы по личному составу долговременного (свыше 10 лет) хранения, подписываются председателем экспертной комиссии федерального суда общей юрисдикции.

        3.17. Документы по личному составу, имеющие срок хранения «постоянно», по согласованию с соответствующим архивным учреждением могут включаться в описи дел постоянного хранения общего делопроизводства.

        3.18. Документы по личному составу долговременного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. с отметкой «ЭПК», включаются в отдельные описи, которые составляются в двух экземплярах и одновременно с описями дел постоянного хранения за соответствующий период представляются на согласование экспертно — проверочной комиссии архивного учреждения.

        3.19. Окончательный отбор на государственное, муниципальное хранение документов по личному составу с долговременными сроками хранения производится при передаче их в соответствующие государственные, муниципальные архивы.

        3.20. На дела, отобранные для передачи в государственные, муниципальные архивы, составляются новые описи.

        3.21. Уничтожение документов производится по акту, составленному и утвержденному председателем федерального суда общей юрисдикции в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, 1986 г.

        3.22. Утвержденные к уничтожению документы сдаются для переработки на бумажные фабрики. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещается.

        3.23. Сдача документов оформляется приемо — сдаточными накладными, в которых указывается количество включенных в акт дел и вес принятой партии документов.

        3.24. Контроль за правильностью проведения экспертизы ценности документов и применения настоящего Перечня осуществляют Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации, Федеральная архивная службы России (Росархив) и архивные учреждения его системы.

        zakonbase.ru