Правила правильного письма

  • История делопроизводства
  • Инструкция по делопроизводству
  • Должностная инструкция
  • Адресат и адресование документа
  • Согласование документа
  • Подпись
  • Печать
  • Отметки на документе
  • Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

    Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей.

    Виды писем:

  • инструктивные;
  • сопроводительные;
  • информационные;
  • гарантийные;
  • рекламные;
  • претензионные;
  • арбитражные;
  • письма-подтверждения;
  • письма-напоминания;
  • письма-извещения;
  • письма-просьбы.
  • В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

    Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.

    Датой письма является дата его подписания.

    Текст письма строят по схеме:

  • введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);
  • доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме);
  • заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).
  • Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.

    По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.

    Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.

    Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.

    Текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности. », «В ближайший год школа не предполагает. » и т.д.

    Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

    Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению (см. рис. 3.7).

    Рис. 3.7. Пример оформления письма

    Служебное письмо

    Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

    В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

    • дата;
    • номер;
    • ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);
    • заголовок к тексту, изложенный одной фразой.
    • В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма):

    • фирма;
    • структурное подразделение;
    • должность;
    • фамилия и инициалы;
    • почтовый адрес получателя.
    • Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.

      Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: «В связи с тем, что при получении груза 26.01.06 по накладной Ns 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя. была установлена недостача. штук изделий на сумму. (коммерческий акт от 26.01.06 № 247). ». Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: «На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».

      Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. В письмах используют следующие формы изложения:

    • от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»);
    • от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»);
    • от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»).
    • Сопроводительное письмо и другие виды писем

      Сопроводительное письмо — часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов; если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.; если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: «посылаем», «направляем», «возвращаем», «прилагаем».

      Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: «приглашаем Вас» или «просим Вас принять участие».

      В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

      Информационное письмо — сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

      Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель — побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.

      Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Начинается словами: «извещаем», «сообщаем», «ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие- либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается.

      Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать».

      Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «напоминаем».

      Гарантийное письмо — документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего- либо (места работы, проведения исследований и т.п.).

      Инициативные письма — это письма, требующие ответа. Ббльшая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов.

      Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как ТЕМА их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

      Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

      www.grandars.ru

      Правила правильного письма

      (Глава из книги М.Безруких “Как научить ребенка писать красиво”)

      Очень часто ребенок видит, что плохо пишет, и нередко это бывает связано с неправильной техникой письма, но сам не осознает этого, не знает и не понимает, какие именно движения более эффективны, просты и доступны. Не следует забывать, что исправить неправильную позу или неверную технику письма, к которой привык ребенок, не просто трудно, но чаще всего невозможно.

      Все эти правила несложны, но освоить правильную посадку, способ держания ручки и технику письма возможно только при постоянном и направленном внимании взрослых (педагога, воспитателя, родителей). К сожалению, на практике постоянного и целенаправленного внимания к этим “мелочам” не получается. Сказывается и то, что нередко дети сидят за чересчур маленькими или не по росту большими столами, а ручку держат “как удобно”.

      Следует подчеркнуть, что замечания взрослых, типа — “опять сидишь неправильно” или “неправильно держишь ручку”, а чаще — “плохо сидишь” и “плохо держишь ручку”, ничего не меняют, а главное — не могут изменить. Ребенок должен понимать и четко представлять себе, что значит хорошо, правильно и что именно неправильно, плохо. При этом нужно не только объяснить, как правильно, но и показать, найти вместе с ребенком наиболее удобный для него вариант правильной позы или правильного положения ручки. Важно также, чтобы ребенок понял и почувствовал удобство правильной позы и правильного положения ручки.

      “Как научить ребёнка правильно держать ручку? Все мы пишем, почти не задумываясь над тем, как мы её держим. Я покажу это с помощью картинок на примере перьевой ручки. В Российских школах сейчас детей учат писать шариковыми ручками. Для перьевой ручки можно использовать тот же способ.

      1. Представим, что на среднем пальце правой руки (см. рис. 1) есть “подушечка”:
      2. На эту “подушечку” укладываем ручку (рис. 2):
      3. Указательный и большой пальцы захватывают ручку сверху (рис. 3):

      Расстояние от самого кончика ручки до кончика указательного пальца (расстояние X на рисунке) должно быть примерно 15 мм. Если расстояние слишком маленькое или слишком большое, рука при письме будет напряжена.

      Когда пишем, соблюдаем следующие правила:

      Ноги вместе. Стопы стоят на полу или подставке.

      Между грудью и столом расстояние 1,5 – 2 см.

      Тетрадь расположена под углом 30 градусов. Если тетрадь расположена по-другому, ребёнку придётся поворачивать туловище и сильно наклонять голову (А – для правшей, Б – для левшей).

      Нижний левый угол листа, на котором пишет ребёнок, должен соответствовать середине груди.

      Голова должна быть слегка наклонена вперед, чтобы глаза находились на расстоянии 20— 30 см от тетради. Впрочем, не обязательно измерять это расстояние линейкой, попросите ребенка сесть прямо, пусть он положит руки на стол (не опираясь локтями) и вытянет пальцы. У кончиков его пальцев должна лежать тетрадь при письме (и книга при чтении). Локти должны немного выступать за край стола.

      В моём классе мы заучили маленький стишок:

      Сели прямо, ноги вместе,
      Под наклон возьмём тетрадь.

      Левая рука на месте,
      Правая рука на месте,
      Можно начинать писать.

      Ну что ж, начинаем писать. Рука при письме опирается на основание запястья и на внешнее ребро ладони и мизинец. По мере письма потихоньку передвигаем ребро ладони, мягко скользя по бумаге, оставляя главной точкой опоры основание запястья. Через какое-то время, когда “проделали” достаточно большое расстояние (примерно длину слова в 6-10 букв), передвигаем запястье.”

      А ещё оказывается есть специальная “Ручка-самоучка” (Тренажёр для обучения детей правильно держать ручку во время письма, для снижения усталости при письме.)

      Если ребенок левша?

    • ручка должна составлять одну линию с рукой;
    • рука при этом должна располагаться под линией письма;
    • особое значение для леворукого ребенка имеет положение ручки при письме. Леворукий ребенок должен держать ручку выше, чем праворукий, – на расстоянии примерно 4 см от кончика пера (стержня). При неправильных способах держания ручки четкое и правильное письмо затруднено; и руки бумага (тетрадь) располагается под наклоном (вправо) примерно в 20° и сдвинута влево от центра тела; – правая рука придерживает бумагу (тетрадь) в нужном положении и передвигает ее по мере необходимости;
    • свет при письме падает справа.
    • Какой ручкой писать?

      Расстояние от кончика стержня до указательного пальца должно быть около 2 см. Цвет пасты должен быть темно-синим, темно-фиолетовым. Взрослые редко уделяют внимание качеству ручки: ее форме, длине, толщине, твердости стержня, а это все немаловажные условия успешности и легкости формирования навыка. Оптимальная длина ручки — 15 см, очень короткие и очень длинные ручки лучше не использовать. Не годятся для письма детей разного рода подарочные и рекламные варианты ручек, особенно плоские четырехгранные, диаметром более 7 мм и т. п. Слишком твердый стержень, толщина “не по руке”, ребристые грани не просто неудобны, а требуют дополнительных усилий, затрудняют процесс формирования навыка письма.

      Для успешного начала учебы в школе требуется:

    • правильно держать ручку и карандаш в руке;
    • проводить непрерывные прямые, волнистые, ломаные линии;
    • обводить по контуру рисунок, не отрывая карандаша от бумаги;
    • уметь рисовать по клеточкам и точкам; уметь дорисовать отсутствующую половину симметричного рисунка;
    • копировать с образца геометрические фигуры;
    • уметь продолжить штриховку рисунка;
    • Итак: Ручка должна лежать на левой стороне среднего пальца. Указательный палец сверху придерживает ручку, большой палец поддерживает ручку с левой стороны. Все три пальца слегка закруглены и не сжимают ручку сильно. Указательный палец может легко подниматься, и при этом ручка не должна падать. Безымянный и мизинец могут находиться внутри ладони или свободно лежать у основания большого пальца. Во время письма рука опирается на верхний сустав загнутого внутрь мизинца.

      Ручку надо держать свободно, не зажимая ее слишком крепко и не прогибая указательный палец. Прогибание первого сустава указательного пальца увеличивает мышечное напряжение, ребенок быстро устает, а темп письма снижается.”уметь аккуратно закрашивать рисунок, не выходя за контуры.

      -правильно держать ручку и карандаш; проводить непрерывные прямые, волнистые, ломаные линии; обводить по контуру рисунок, не отрывая карандаша от бумаги; уметь рисовать по клеточкам и точкам; уметь дорисовать отсутствующую половину симметричного рисунка; копировать с образца геометрические фигуры; уметь продолжить штриховку рисунка; уметь аккуратно закрашивать рисунок, не выходя за контуры.

      Представим, что на среднем пальце правой руки есть “подушечка”. На эту “подушечку” укладываем ручку. Указательный и большой пальцы захватывают ручку сверху. Расстояние от самого кончика ручки до кончика указательного пальца должно быть примерно 15 мм. Иначе рука при письме будет напряжена.
      Для тренировки используем прием с салфеткой, «Дротик», «Захват пинцетом».

      Сидим прямо. Ноги вместе, стопы на полу (подставке).

      Между грудью и столом расстояние 1,5 – 2 см. Тетрадь расположена под углом 30 градусов. Нижний левый угол листа, на котором пишет ребёнок, должен соответствовать середине груди. Голова должна быть слегка наклонена вперед, чтобы глаза находились на расстоянии 20— 30 см от тетради. Локти должны немного выступать за край стола.

      Лучше шариковая. Цвет пасты должен быть темно-синим. Оптимальная длина ручки — 15 см, очень короткие и очень длинные ручки лучше не использовать. Диаметр не больше 7 мм. Не годятся подарочные и рекламные варианты, плоские четырехгранные. Слишком твердый стержень, толщина “не по руке”, ребристые грани затрудняют процесс формирования навыка письма. Карандаш лучше трехгранный.

      lyceum.biz

      Основы делового общения в России


      V obchodních vztazích je důležité umět komunikovat, vyjednávat obchody a zakázky tváří v tvář, po telefonu a emailů. Předkládaná lekce popisuje základní pravidla a principy komunikace s ruskými partnery a zákazníky.

      V první části budou popsány normy chování při komunikaci tváří v tvář, v druhé části budou vysvětleny jednotlivé případy obchodní korespondence v ruském jazyce a následně emailová komunikace v ruském jazyce. Poslední část této lekce je zaměřená na telefonování s ruskými partnery a zákazníky, v rámci které budou rozebrány jednotlivé příklady doporučených frází a dialogů.

      Правила делового общения в России

      Для начала важно поговорить о правилах и нормах общения среди людей – об этикете. Существуют общепринятые нормы приветствия: „здравствуйте, добрый день, добрый вечер, привет 1, салют, как дела“ и т.д. Столь же устойчивы формы извинения, приглашения, просьбы, прощания: „до свидания, всего доброго, до завтра, до встречи, прощайте, пока“ и.т.д. Уход без прощания в русском обществе является нежелательным поведением.

      При деловом и формальном общении принято обращаться на „вы“или на „вы“ с использованием имени — отчества 2. Обращение по имени — отчеству характерно для славян. Существует также обращение на „ты“ и на „вы“:
      1. в деловом письме с большой буквы пишется „Вы“, если обращение относится к одному человеку (Уважаемый Иван Петрович, приглашаем Вас посетить выставку).
      2. если относится к нескольким людям, то пишется „вы“ с маленькой буквы.

      Обращение к незнакомому человеку на „ты“ (особенно в официальной обстановке) — это отклонение от этических норм. В современном обществе принято говорить „Вы“ с четырнадцатилетнего возраста. Для грамотного и правильного построения общения важно знать некоторые правила и нормы принятые в России и во многих республиках СНГ.

      Не принято говорить „он“, „она“ о присутствующем человеке. Это уместно только при слушании дела в суде, когда обвинитель или адвокат применяют слово „он“ по отношению к подсудимому. Вместо местоимения следует употреблять имя — отчество или слова „господин такой — то“. Это довольно сложно выбрать, т.к. в современной России ещё не устоялось обращение. Раньше при обращении говорили: „товарищ“ или“гражданин“.

      Гораздо более сложно обстоят дела собщеупотребительным обращением. До 1917 г. в России существовали два общеупотребительных обращения. Одно из них — сударь / сударыня — было универсальным: в качестве разговорного обращения к свободному человеку оно известно в России с XVII в.

      Оно входило в систему универсальных обращений европейских стран: мистер / миссис, пан / пани, сеньор / сеньора и т.д. Второе официальное обращение — господа, дамы и господа — в конце XIX — начале XX в. используется как официальное при адресации к нетитулованным особам, включая широкие слои чиновников и даже ремесленников. Сегодня это обращение переживает второе рождение. Оно все активнее входит в деловое общение.

      Что такое этикет обращения?
      Какова особенность обращения на русском языке?
      В каких случаях следует обращаться по имени — отчеству?
      Когда употребляются местоимения „ты“ и „вы“?
      Какие другие формы обращения существуют?
      Какие вводные слова употребляются в качестве обращения и приветствия?

      Правила и примеры делового общения — письмо

      Правила общения и этикета также важны в деловой корреспонденции. Деловое письмо должно иметь следующие части:

      1. заглавие (hlavička zprávy) ( в заглавии пишется Адресант (отправитель) — тот, кто отправляет письмо) часто в деловой переписке на русском языке пишется в верхнем левом углу (см. следующий пример письма).
      2. адрес получателя (adresa příjemce) — чаще в правилах переписки на русском языке приводится справа в верхнем углу.
      3. дата (datum odeslání zprávy/dopisu).
      4. тема письма (Předmět zprávy) – например, предложение о сотрудничестве, заявление.
      5. приветствие (Oslovení/pozdrav).
      6. текст письма (Samotný textzprávy).
      7. заключение / вывод / принятые в обществе фразы на прощания (Zakončení / Závěrečná fráze. Závěr).
      8. подпись (Jméno, příjmení, funkce, podpis).

      Ниже приводится пример делового письма между фирмой и ее отделением в другом городе:

      Обращение находится в „шапке“ (hlavičce) письма и содержит должность и ФИО1 адресата2. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. Адрес фирмы -получателя тут не приводится. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: «Уважаемый Андрей Петрович», не знаете – «Уважаемый господин Смирнов». Кстати, в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя. И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый господин Смирнов А. П.».Пишите либо «Андрей Петрович», либо «господин Смирнов».

      Пример и описание каждой части письма

      Упражнение

      Согласны ли Вы со следующими высказываниями

      Обращение по имени – отчеству является частой практикой в деловых отношениях в России.
      В начале переговоров рекомендуется обратиться к новым партнерам следующим образом: «привет, как дела?»
      Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый».
      В деловой переписке при обращении советуют писать «Уважаемый господин Лаврентиев В. Г.»

      Правила и примеры делового общения — email

      В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы.

      Что вы должны знать:
      деловые электронные сообщения, как правило, менее формальны, чем классические деловые письма.
      электронные деловые сообщения должны быть по сути вопроса
      вы можете использовать обычные деловые фразы из классических писем в электронный сообщениях
      всегда заполните графу „тема сообщения“.

      Вы также можете использовать менее формальные приветствия: Дорогой Владимир, Доброе утро, Антон . Привет, Анна. При написании последней части электронных сообщений все чаще используются выражения из неформальных сообщений

      Пример электронного письма:

      Каковы правила оформления деловых писем вы знаете?
      Какие особенности составления электронных сообщений вы можете перечислить?

      Разговоры по телефону – примеры и советы

      Телефон — самый быстрый способ связи в современной жизни 1. Он позволяет решить многие деловые проблемы, установить контакты без непосредственной встречи. Однако телефон может стать и настоящим бедствием, если не уметь им пользоваться, пренебрегать правилами делового общения.

      Когда звонить? С 8.00 до 9.30, с 13.30 до 14.00, после 16.30. В другие часы длительность разговора по телефону удваивается, решение затягивается
      Нельзя спрашивать звонящего: „С кем я говорю?“Или: „Что вам нужно?“. Найдите доброжелательную форму. Пример стандартного начала разговора:
      „Здравствуйте. МГУ имени Невельского. Секретарь ректора. Слушаю вас“.
      Во время „монолога“ телефонного собеседника не молчите. „Да, понимаю, совершенно верно“ — вот те слова, которые показывают ваше внимание к собеседнику.

      Существуют определенные речевые формулы телефонного разговора.

      1. „Вам звонят из фирмы (говорите название). Моя фамилия. Я бы хотел. “Или: „С вами говорит менеджер по продажам. Мне нужно. “

      2. Если у вас вопрос, просьба, то следует начать так: „Вас беспокоит. могу я поговорить с. Я хотел бы узнать. Вы не могли бы дать информацию. “

      Основная часть телефонного разговора

      1. Фраза, произнесённая вами, должна содержать обещание, интригу, новизну подхода к проблеме. Интригующее обещание (выгода, прибыль, эффект, бесплатные услуги, скорость исполнения): „У нас для вас интересное предложение“, „Хотим сделать для вас взаимовыгодное предложение“, „Мы хотим ознакомить вас с новой системой скидок“ и т.д.

      Для завершения разговора подойдут следующие фразы:

      1. Выражающие нейтральные отношения: „До свидания. Всего доброго. Спасибо за информацию. Будьте здоровы, всего хорошего“ и др.

      2. С надеждой на будущие контакты: „Думаю, мы нашли общий язык“. Уверен, что наши контакты будут продуктивны. Рад был вас услышать, надеюсь, мы продолжим разговор при встрече“.

      3. Если разговор затянулся: „Очень приятно с вами говорить, но мне звонят по другой линии. Хотел бы продолжить наш разговор, но через 5 минут у меня совещание. Извините, я жду звонка по межгороду. К сожалению, у меня сейчас важная деловая встреча“.

      4. Чтобы убедить собеседника в вашем хорошем к нему отношении: „Позвоните, если у вас будут трудности. Давайте не будем надолго откладывать нашу встречу. Я позвоню вам в понедельник“.

      5. Если вы не хотите продолжения контактов: „Жаль, что не смог убедить вас. В любом случае желаю вам успехов. Буду рад изменению ситуации“.

      В чем особенности телефонного разговора?
      Перечислите правила телефонного разговора.
      Каковы формулы начала телефонного разговора?
      Какие фразы следует произносить в конце делового телефонного разговора?

      www.jazyky-online.info

      Оформляем письма по ГОСТу

      В любой организации письма составляют большую часть входящей и исходящей документации. Существует множество видов этих документов, и для каждого из них предусмотрен ряд правил по оформлению. Так как письма являются наиболее массовым видом управленческой документации, крайне важно знать, как грамотно их составить.

      Из этой статьи вы узнаете:

      • Какие существуют разновидности деловых писем;
      • Правила оформления служебных писем;
      • Каким ГОСТом регламентируется оформление деловых писем;
      • Какие реквизиты служебного письма являются обязательными;
      • Как оформить деловое письмо с приложением.
      • Правильное оформление писем – успех работы всей компании

        Деловыми (или служебными) письмами считаются те, которые служат для связи компании с внешними структурами. Причем, даже после того, как между руководителем организации и партнером по бизнесу или клиентом была достигнута некая устная договоренность, правила этикета предусматривают подтверждение этой договоренности. Это, в свою очередь, уже может считаться гарантией.

        Виды деловых писем

        Существует множество классификаций служебных писем. Обычно специалисты по делопроизводству выделяют 7 главных категорий.

        Категория

        Виды писем

        1. Коммерческие — как правило, составляют от имени юридических лиц и обычно имеют правовую силу. Используются, например, в ходе заключения коммерческой сделки, при подписании контракта. Примеры коммерческих писем: письмо-запрос, предложение, претензия.

        2. Деловые — как правило, призваны решать организационные или правовые вопросы, а также иные проблемы, возникающие в организации. Примеры собственно деловых писем: расписка, протокол собрания, приглашение.

        1. Информационные — создаются для того, чтобы донести некую информацию.

        2. Рекламные — создаются для того, чтобы повлиять на адресата нужным образом.

        По выполняемым функциям

        1. Инициативные — подразделяются на требующие ответа и те, которые ответа не требуют. Примеры: запрос, рекламация, извещение, напоминание, уведомление.

        По признаку адресата

        1. Обычные — как правило, направленные только одному получателю.

        2. Циркулярные — те, которые один адресант направляет нескольким получателям.

        По форме отправления

        1. Электронные письма — применяются организациями в целях быстрого решения вопроса, обычно не имеют юридической силы.

        2. Традиционные почтовые отправления — документы, имеющие юридическую силу. Примеры: оферта, договор, рекламация.

        1. Одноаспектные — в них, как правило, рассматривается только один вопрос, что является более предпочтительным вариантом деловой переписки.

        2. Многоаспектные — составляют только в случае, когда затронуты несколько вопросов, которые будет решать один исполнитель или одна организация.

        1. Регламентированные — их форма регламентируется правилами ГОСТ.

        2. Нерегламентированные — не требуют специального бланка или определенного формата бумаги.

        Практически любое письмо можно одновременно отнести к нескольким категориям, поэтому для каждого из них существуют свои правила оформления, учитывающие необходимые аспекты.

        Подготовка и составление служебных писем

        К оформлению рабочих писем предъявляются определенные требования. Обусловлено это, как правило, их принадлежностью к информационно-справочным документам. Так, адресант перед отправкой должен четко уяснить, кто является адресатом, какими сведениями он обладает, каков его статус, каким может быть ответ. Существует шесть этапов подготовки и составления служебных писем:

        изучение вопроса, сбор необходимых сведений по теме, в случае необходимости – изучение соответствующих законодательных актов;

        подготовка и написание проекта текста;

        согласование проекта и необходимое редактирование;

        регистрация исходящего письма;

        Перед отправлением автор должен убедиться, что он указал: название компании и справочные данные, дату и регистрационный номер, адресата, собственно текст письма и заголовок к нему, подписи составителей, отметку о наличии приложений.

        Деловое письмо отражает имидж компании. Поэтому целесообразно оформлять корреспонденцию на бланках организации согласно ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Значимость бланков определяется наличием в них необходимой справочной информации, а также присутствием символики предприятия, которая будет запечатлена в памяти адресата и будет соотноситься с брендом компании. Оформление реквизитов согласно ГОСТ Р 6.30–2003 позволит выдержать архитектонику делового письма, соблюсти пространственное соотношение его элементов, оформить текст в соответствии с правилами деловой переписки.

        Структура служебного письма

        Текст грамотно составленного делового письма состоит из обращения, вводной и основной частей и заключения.

        Это наиболее значимая для целей общения часть. Так, благодаря правильно выбранной форме обращения можно не только привлечь внимание адресата, но и задать общий тон дальнейшего общения. Если же письмо не адресовано конкретному человеку, обращение можно опустить, в остальных случаях принято использовать стандартные языковые формулы – например, «Уважаемый Сергей Иванович!», «Господин председатель правительства!». Обращение пишется в середине строки.

        Вводная часть.

        В начале письма необходимо указать причины и основания его составления, зачастую требуется подтверждать информацию ссылками на сторонние документы и факты. Если возникает необходимость указания ссылок, делать это нужно в следующей последовательности: название акта, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.

        Основная часть.

        В основной части указывают главную цель письма. В этой части подробно описывают необходимые события, приводят доказательства или анализируют ситуацию.

        Заключение.

        В заключении принято делать выводы в виде просьб, предложений, отказов или мнений. Считается, что служебное письмо может содержать только одну заключительную часть. Как правило, заканчивают стандартными выражениями – например, «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями». Формулу вежливости располагают перед реквизитом «подпись», а от должности отделяют запятой.

        При оформлении автору важно принимать во внимание такие аспекты, как:

      • степень знакомства и характер отношений с адресатом;
      • общественную позицию адресата и ее соотношение с позицией автора;
      • ситуацию, в которой происходит общение – ее официальность или неофициальность;
      • этикет и нормы, принятые в конкретной компании.
      • Оформление письма, образец:

        Оформление писем по ГОСТу

        Служебные письма должны быть оформлены на специальных бланках формат А4 или А5 в зависимости от размера текста. Разрешается не использовать бланки только в случае, когда авторами являются одновременно несколько компаний.

        Требования к бланкам писем, а также состав реквизитов и правила оформления содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

        Вообще, компании вправе самостоятельно разрабатывать бланки писем, поскольку указанный ГОСТ носит рекомендательный характер, однако, исполнение его положений говорит о высокой культуре работы с документами в организации. Для некоторых организаций ГОСТ Р 6.30-2003 является обязательным: например, федеральные органы исполнительной власти должны всегда сверяться с данным нормативом.

        01 — Государственный герб Российской Федерации;

        02 — Герб субъекта Российской Федерации;

        03 — Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

        04 — Код организации;

        05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

        06 — Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

        08 — Наименование организации;

        09 — Справочные данные об организации;

        10 — Наименование вида документа;

        12 — Регистрационный номер;

        13 — Ссылка на регистрационный номер и дату;

        14 — Место составления или издания;

        16 — Гриф утверждения;

        18 — Заголовок к тексту;

        19 — Отметка о контроле;

        20 — Текст документа;

        21 — Отметка о наличии приложения;

        23 — Гриф согласования;

        24 — Визы согласования;

        25 — Оттиск печати;

        26 — Отметка о заверении копии;

        27 — Отметка об исполнителе;

        28 — Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

        29 — Отметка о поступлении документа в организацию;

        30 — Идентификатор электронной копии.

        Оформление письма по ГОСТу, образец:

        Оформление письма с приложением, образец:

        Правила оформления деловой переписки

        Деловая переписка предполагает использование официально-делового стиля общения. Особенность ее заключается в том, что участники обычно являются юридическими лицами, которые должны придерживаться довольно строгих правил общения, принятых в организации (или нескольких организациях).

        Существует несколько требований, которые предъявляются к данному виду общения.

        Стандартизация изложения. Сегодня существует множество терминов, специальных оборотов и формул, характерных именно для деловой переписки. Их применение позволяет существенно сократить время на подготовку, а готовые конструкции помогают не тратить время на поиск подходящих для конкретной ситуации терминов. Стандартизация существенно облегчает восприятие любых текстов и оптимизирует весь процесс документооборота.

        Нейтральный тон. Сдержанность и строгость при оформлении писем – норма официального общения. Нейтральный тон предполагает почти полное отсутствие экспрессивно или эмоционально окрашенных слов. Сведения носят сугубо официальный характер, по этой причине необходимо исключить из текста, например, слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами или междометия. Эмоциональный подтекст может присутствовать, но стоит скрыть его за нейтральным тоном изложения.

        Точность и однозначность формулировок. Получатель должен однозначно понять и трактовать смысл адресованного ему материала. Точность текста, как правило, напрямую зависит от верно выстроенной композиционной структуры, отсутствия логических ошибок. Служебное письмо должно быть четко продумано.

        Лаконичность. Благодаря этому требованию автор сможет существенно сократить объем всего документа. Лаконичность изложения – это, прежде всего, исключение речевой избыточности, экономное применение языковых средств, отсутствие ненужных повторов и дополнительных сведений.

        Применение языковых формул. Шаблоны, широко применяемые в деловой переписке, являются ее неотъемлемой частью. Так, для побуждения к действию часто используются формулы: «Просим Вас рассмотреть вопрос…», «В подтверждение нашей договоренности…». Зачастую языковые формулы являются юридически значимыми элементами текста, без которых он не будет обладать необходимой силой. Например: «Гарантируем возврат денежных средств в размере…», «Контроль за выполнением задания возлагается на…».

        Использование терминов, лексических и графических сокращений. Благодаря использованию терминов в переписке автор может добиться однозначного понимания текста, что является крайне важной особенностью делового общения. Терминологию, которую можно и нужно использовать в сфере документационного обеспечения управления, регламентирует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

        Преобладание простых распространенных предложений. Официальное общение, как правило, основывается на употреблении простых распространенных односоставных или двусоставных предложений, что существенно упрощает процесс восприятия текста.

        Памятка по оформлению делового письма

        Бумага

        Должно быть напечатано на бумаге белого цвета или других светлых тонов.

        Формат листа – А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

        Поля

        Лист должен иметь поля не менее:

        20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

        Дата

        Датой письма считают дату его подписания. Ее оформляют арабскими цифрами, соблюдая последовательность: день, месяц, год. Например, «10.02.2017».

        Также разрешен словесно-цифровой способ оформления даты. Например, «10 февраля 2017 г.»

        Исходящий номер

        Исходящий номер состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом. Номер документа, который был составлен совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

        Ссылка на входящее письмо

        Ссылка на исходящий номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ.

        Адресат

        Адресатом может быть как компания, так и ее структурные подразделения или отдельные сотрудники. Важно помнить, что в последнем случае инициалы указываются всегда перед фамилией. Название компании-адресата всегда указывают в именительном падеже.

        По правилам, не должно быть адресовано более чем четырем адресатам.

        Также в состав данного реквизита может включаться почтовый адрес, причем, сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес.

        Текст письма

        Сам текст может быть оформлен в виде таблицы, текста или соединения нескольких структур.

        При оформлении таблиц важно называть графы и строки существительными в именительном падеже. Если таблица продолжается на следующей странице, графы и строки нумеруются и на ней.

        Текст должен состоять из двух частей: причины/цели/основания составления письма и выводов/предложений/рекомендаций. Также текст может содержать только одну заключительную часть – к примеру, просьбу без пояснений.

        Если в письме ссылаются на акты других организаций, указывают их реквизиты: название документа, название организации, дату, регистрационный номер и заголовок.

        Приложение

        Деловое письмо с приложением оформляют так:

        Приложение: на 2 л. в 2 экз.

        Если же приложение не указывается в тексте, то необходимо указать его название, число листов и экземпляров. Например:

        Приложение: Договор купли-продажи на 3 л. в 2 экз.

        Если приложен документ с приложением, то отметка оформляется так:

        Приложение: письмо ФСС от 12.10.2017 N 03-2/923 и приложение к нему, всего на 7 л.

        Подпись

        Подпись предполагает указание должности сотрудника, подписавшего письмо и расшифровку этой подписи.

        Если подписывают несколько сотрудников, то подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

        Если должности равны, то подписи должны располагаться на одном уровне.

        Печать

        Печать заверяет подлинность подписей должностных лиц на документах, связанных с финансовыми средствами или на других документах, которые предусматривают заверение подлинной подписи.

        Исполнитель

        При необходимости указывают инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Обычно отметка ставится на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу.

        Сегодня служебные письма составляются в любой компании совершенно по разным вопросам, связанных с деятельностью как отдельных лиц, так и целых подразделений. Предметом писем могут стать запрос, уведомление, соглашение, претензия, отзыв, изменение и т.д. При этом правила хорошего тона предполагают, что любой документ будет оформлено в соответствии со всеми вышеуказанными требованиями. Благодаря этому, письмо (в какой бы форме оно не отправлялось) станет эффективным инструментом в работе каждого сотрудника и руководства компании в целом.

        www.sekretariat.ru