Приказ на использование факсимиле

Изготовление и использование факсимиле подписи в 2017 году

Факсимиле произошло от латинского слова facsimile, означающее «сделай подобное». В гражданском законодательстве Российской Федерации данное понятие трактуется как воспроизведение собственной подписи физического лица, сделанное вручную. Факсимиле имеет юридическую силу, но не во всех случаях.

Смысл печати, штампа и факсимиле: различия

Печать представляет собой атрибут, подтверждающий подлинность документа. На ней размещается информация о компании, а именно наименование, ИНН/ОГРН, по желанию собственника – логотип.

Штамп является носителем информации, необходимой для внутри организационной работы компании. Им штампуются документы, на которых ставятся однотипные записи (оплачено, получено и прочие).

Заверенные печатью документы фирмы имеют юридическую силу, в отличие от штампа, который не присваивает такой силы бумагам. Согласно законодательным нормам печать может иметь только округлую форму, в отличие от штампа, который может быть изготовлен в треугольной или прямоугольной форме.

Фасимиле по своему смыслу ближе к печати, так как имеет юридическую силу. Однако, использование такой подписи допускается в редких случаях, так при подписании документов, непосредственно связанных с финансовыми вопросами, использование факсимиле не допускается.

Необходимость, преимущества и использование

Существует несколько факторов необходимости использования факсимиле в организациях:

  • отсутствие руководства либо высокая загруженность;
  • большое количество ежедневных документов, которые нужно подписать.
  • Основным преимуществом использования факсимиле является ускорение процесса документооборота на предприятии. Большие объемы или частое отсутствие руководителя, или его заместителей на месте значительно осложняет работу при подписании документов в компании.

    Изготавливается данный вид подписи в тех же компания, где печати и штампы. Специалисты рекомендуют заказывать факсимиле на автоматической оснастке, чтобы подпись не получилась размазанной.

    Гражданско-правовые сделки

    Согласно пункту 2 статьи 160 ГК РФ следует, что если другая сторона по гражданско-правовой сделке готова принять факсимиле, то сделка имеет такую же юридическую силу, как при подписании обычной подписью.

    Отражается согласие сторон на использование подписи факсимиле непосредственно в тексте договора, либо заключается дополнительное соглашение сторон.

    Если не отразить согласие сторон на подписание сделки таким образом, то суд может признать ее недействительной. В этом случае устное согласие сторон не будет иметь значения для суда, так как согласно пункту 1 статьи 161 ГК РФ не соблюдена письменная форма, и более того суды обращаются к пункту 1 статьи 162 ГК РФ, где применяются санкции за несоблюдение письменной формы.

    Бухгалтерский и налоговый учеты

    Вопрос относительно использования подписи факсимиле в документации бухгалтерского и налогового учета остается открытым на протяжении не одного года, что связано с тем, что в законе о бухгалтерском учете и налоговом кодексе не указана позиция относительно факсимиле.

    Невозможность использовать факсимиле в бухгалтерском учете вытекает из обратных норм, так как на первичных документах необходимо личная подпись директора (иных ответственных лиц). Факсимиле нельзя использовать при подписании документов, которые влекут за собой финансовые последствия (доверенности, платежные поручения и иные документы). Такая позиция поддерживается в судах.

    Представители налоговых органов указывают, что законодательством не предусмотрено использование факсимиле. В целом данное законодательство основано на подчинении одной стороны другой, в отличии от гражданского кодекса, следовательно и использование факсимиле невозможно.

    В законодательных нормативах предусмотрено подписание налоговых деклараций электронной подписью, как альтернативой собственноручной. Однако, в законе об электронных подписях не указывается иной вид «живой» подписи.

    Спорные позиции

    Спорные вопросы по поводу применения подписи факсимиле возникают непрерывно, так как российским законодательством не оговорены конкретные случаи запрета или разрешения на использования такого вида подписи.

    В налоговых органах зачастую отклоняют заявления налогоплательщиков на вычеты по НДС. Специалисты налоговых служб ссылаются на условия необходимости подписания первичных финансовых документов непосредственно руководителем.

    Законность

    Отсутствие единообразия в применении факсимиле не позволяет выработать единую позицию случаев законности его использования. Как отмечалось выше, только гражданский кодекс предусматривает законность использования факсимиле. Таким образом, он может быть применен в гражданско-правовых сделках.

    Юридическая сила

    В российском законодательстве не предусмотрено регулирование такого вида подписи, как факсимиле. В этом вопросе ссылаются исключительно на Гражданский кодекс, статью 160.

    В данной статье предусмотрено, что если другая сторона готова принять подпись факсимиле, то в гражданско-правовых сделках ее можно использовать. В этом случае она будет иметь юридическую силу только между сторонами, заключившими данную сделку.

    Для того чтобы подпись факсимиле была наделена юридической силой при обращении в суд, необходимо указать согласие компаний пунктом в договоре. Если между компаниями идет непрерывное и тесное взаимодействие, рекомендуется подписать соглашение о принятии такого вида подписи сторонами. В этом случае суд будет рассматривать документы, подписанные факсимиле, в качестве доказательств.

    На счетах-фактурах и первичной документации

    В отношении счетов-фактуры налоговые службы высказывают единое мнение о том, что применение здесь подписи факсимиле невозможно. Такой вид документа может быть подписан только оригинальной подписью руководителя. Следовательно, заверенные счета-фактуры подписью факсимиле не могут приниматься для вычета по НДС.

    До недавнего времени позиция судов в отношении использования факсимиле на счетах-фактуры была неоднозначна. Они указывали на все тоже отсутствие в законодательных документах требований о применении указанного вида подписи, что было положительным моментом для бизнеса. Суды вставали на сторону предпринимателей, если у них было предусмотрено дополнительным соглашением сторон использование факсимиле.

    Ситуация изменилась по причине того, что Президиум ВАС поддержал сторону налоговых органов. Указав на то, что в Налоговом кодексе не содержится положения о возможности применения факсимиле на счетах-фактуры. В Федеральном законе №129 указано требование о необходимости на первичных документах наличия собственноручной подписи руководства.

    Данное решение Президиум ВАС не является окончательной версией «чтения» закона, однако, может оказать существенное влияние на дальнейшие решения других инстанций судов.

    Решение Высшего суда

    Высший суд принял решение в отношении спора, касающегося факсимиле, согласно которому счета-фактуры не могут быть подписаны данным видам подписи. В этом случае заключенное дополнительное соглашение сторонами не будет основанием законности о возможности применения факсимиле.

    Решение о законности использования факсимильной подписи в налоговых декларациях также было четко обозначено Высшим судом.

    Суд определил, что использование факсимиле в налоговых органах полностью исключается, следовательно, даже изготовление таких подписей сотрудниками не имеет смысла.

    Количество возможно изготовленных подписей факсимиле неограниченно, руководитель самостоятельно решает целесообразность применение такого рода подписей и количество этих клише, так как это возлагает на него финансовую ответственность. Риски, связанные с использование факсимиле, приравниваются на практике к рискам с использованием гербовых и простых печатей.

    Основным риском является хранение подписи. Необходимо обеспечить доступ к подписи только тем лицам, которые имеют на это право, что может закрепляться инструкцией, распоряжением директора или иным документом.

    Может быть предусмотрен журнал учета выдачи и возврата факсимиле, как в случаях с печатями и штампами. Необходимо при физическом износе подписи отразить в приказе его ликвидацию. При краже либо утере подписи следует обратиться в соответствующие органы власти для объявления в розыск.

    Наличие факсимильной подписи в организации накладывает на него значительные правовые риски, так как законодательство в регулировании данного вопроса имеет значительные пробелы, а судебная практика имеет множество противоречий.

    Перед тем как поставить такую подпись, следует учитывать перечень тех документов, которые могут быть заверены таким образом.

    Когда разрешается и когда запрещается

    Для определения перечня документов, которые могут быть подписаны факсимиле, необходимо проанализировать большой перечень нормативных актов. В их перечень включаются:

    • письма благодарности;
    • грамоты, приглашения;
    • подтверждение оплаты по аккредитиву;
    • патенты, свидетельства, сертификаты;
    • результаты ЕГЭ.
    • На практике выделяют те документы, которые не могут быть заверены факсимильной подписью, среди них:

    • законодательные акты;
    • декларации для налоговой;
    • трудовые договоры;
    • доверенности;
    • первичные документы;
    • счета-фактуры;
    • заявления физ и юрлиц.
    • Порядок применения

      При наличии в компании подписи факсимиле необходимо выработать стандарты ее применения в первую очередь для снижения рисков ответственности руководителя. В документе по использованию данным видом подписи следует отразить два основных условия:

      Также в нем указывается перечень допустимых для подписи факсимиле бумаг и сотрудники, в чьи должностные обязанности будет входит использование, сохранность и ответственность за несоответствующее использование фасимиле.

      Наличие такого документа в компании является подтверждением правомерности использования данной подписи.

      Правомерность использования факсимиле представлена на данном видео.

      znaybiz.ru

      В каких случаях можно использовать факсимиле?

      Факсимиле: необходимость, удобство и законность

      В условиях высокой конкуренции и увеличении производительности организации создают и получают множество самых разных документов, требующих подписи руководителя.

      Ввиду отсутствия руководителя или при большом объеме производственной, кадровой, бухгалтерской и другой документации настоящей палочкой-выручалочкой может стать аналог личной подписи руководителя организации — факсимиле.

      Но каким правовым статусом будет обладать эта подпись?

      На документах какого рода ее можно ставить, чтобы это было законно?

      Ответы на подобные вопросы приведены в каждом пункте данной статьи.

      Понятие факсимиле

      На законодательном уровне понятия факсимиле до сих пор не существует.

      Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.

      В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле, которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.

      Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле.

      Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.

      Смысл печати, штампа и факсимиле: различия

      Печать наделяет бумагу юридической силой и должна подкрепляться подписью уполномоченного лица.

      Штамп стандартизирует документы, указывая на их принадлежность конкретной организации.

      Факсимиле тоже позволяет наделять бумаги юридической силой, но только в определенных случаях, указанных в нормати́вных правовых актах или в договоре сторон.

      Необходимость факсимиле

      Основные факторы, вызывающие необходимость использовать факсимиле:

    • руководителя нет в данный момент на работе или его предельная занятость;
    • большой объем документов, которые руководителю необходимо лично подписать;
    • ускорение и упрощение процесса обмена документацией внутри организации;
    • ускорение оформления и заключения сделок между организациями.
    • Правовое положение факсимильной подписи

      Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.

      Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.

      Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:

    • отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
    • отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
    • финансовым отношениям;
    • административным отношениям.
    • Закрепление права использования факсимильной подписи по соглашению сторон

      Право применять факсимиле по соглашению сторон следует зафиксировать одним из двух путей:

    • такое соглашение между сторонами договора оформляется в виде отдельного документа;
    • соглашение включается в текст основного договора отдельным пунктом.
    • Налоговая служба Российской Федерации часто отклоняет запросы налогоплательщиков о вычетах с претензией постановки на счетах-фактурах факсимиле вместо личной подписи.

      Работники налоговых служб при этом отсылают к пунктам Налогового кодекса Российской Федерации. В налоговом кодексе предельно ясно прописано условие обязательной личной подписи счетов-фактур уполномоченными лицами.

      Эта ситуация не устраивает и покупателей, и продавцов, поэтому споры по этой позиции налоговых органов продолжаются.

      Решения судов по вопросу использования факсимильных подписей на счетах-фактурах

      Судебные органы заявляют, что до нынешнего времени не существует правил, позволяющих ставить факсимильную подпись налогоплательщикам и работникам налоговых инспекций.

      И вердикты различных судов разделились:

    • Одни полагают употребление факсимиле при оформлении счетов-фактур неправомерным.
    • Другие считают это допустимым, поскольку прямого запрещения употребления факсимильной подписи на счетах-фактурах в Налоговом кодексе нет.
    • Высший арбитражный суд Российской Федерации постановил, если стороны документально в начале операций оформили право использовать факсимильную подпись, то подписанные таким способом счета-фактуры считаются документом, наделенным юридической силой.

      Также ВАС РФ указал на недопустимость предоставления налоговой декларации с факсимиле.

      Кроме этого, этот суд посчитал невозможным применять факсимиле в работе налоговых инспекций.

      Возможные риски

      Возможные риски употребления аналога личной подписи сближаются с рисками, сопровождающими употребление гербовых и простых печатей.

      Эти риски формулируются в виде вопросов:

    • у кого находится устройство факсимиле?
    • насколько адекватно пользуется своими полномочиями лицо, которому доверили факсимиле?
    • где хранится факсимиле?
    • Факсимильная подпись разрешается

      На основе анализа разнообразных правовых актов, регламентов и инструкций из разных регионов страны выделим документы, на которых можно поставить факсимильную подпись:

      • письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
      • почетные грамоты, пригласительные открытки, бумаги извещающего характера;
      • копии различных официальных бумаг;
      • квитанция по аккредитиву;
      • кассовая книга, приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
      • документы по учету сырья и материалов;
      • ведомости и прочие документы, учитывающие заработную плату сотрудников;
      • ведомости и табели, учитывающие личный состав, отработанное время;
      • акт приемки или передачи работ и услуг;
      • удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
      • наградные удостоверения;
      • различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
      • свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
      • полисы обязательного медицинского страхования.
      • Факсимильная подпись запрещается

        Употребление факсимиле имеет некоторые существенные запреты.

        Запрещается утверждать факсимиле документы следующего типа:

      • законы, нормативные акты;
      • налоговые декларации;
      • трудовой договор;
      • письменное уполномочивание, доверенность;
      • вексельные документы;
      • различные платежные документы;
      • первичные учетные документы;
      • счета-фактуры;
      • конкурсные документы;
      • различные заявления физических и юридических лиц.

      Порядок применения факсимильной подписи

      Если необходимо стандартизировать процесс применения факсимильной подписи и минимизировать риски, то руководителю следует издать документ, предусматривающий порядок использования и хранения факсимиле.

      То есть, разработать правовой акт по организации (положение или указ).

      В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.

      Если правильно составить такой акт, то невозможно по закону признать такую подпись недействительной. А в случае ненадлежащего исполнения своих обязанностей, указанных лиц можно привлечь к ответственности.

      Преимущества факсимиле

      Можно выделить достаточно значимые преимущества употребления факсимиле в документообороте организации:

    • сокращение количества времени на изучение документации;
    • факсимиле позволяет указывать на лицо, которое ее применило;
    • при наличии договора сторон о применении факсимиле можно проводить в достаточно малые сроки любые соглашения и операции между организациями;
    • обмен документацией внутри самой организации и с другими организациями существенно ускорится;
    • упрощение и ускорение работы бухгалтерского состава и руководителей.
    • Заключение

      Законы, инструктивные письма, положения и др. позволяют достаточно широко применять факсимильный аналог подписи в хозяйственной деятельности организации и в обработке многих документов.

      Но вместе с этим, применение факсимиле налагает определенную ответственность на руководителей и лиц, уполномоченных использовать такую подпись, поскольку часто документы, заверенные факсимиле становятся причиной судебных разбирательств.

      Заменить факсимиле можно выписыванием доверенности на определенные действия или заверением документов ответственным и доверенным сотрудникам.

      pozvoniuristu.ru

      Где можно использовать факсимиле в России в 2018 году

      Оформление многих документов требует постановки личной подписи ответственного лица. В отдельных случаях подпись заменяется иными вариантами подтверждения подлинности документа.

      Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

      +7 (812) 507-63-03 (Санкт-Петербург)

      Это быстро и бесплатно!

      Где в 2018 году применяется факсимиле в России? Использовать собственноручную подпись ответственного лица на документах не всегда возможно.

      Уполномоченный сотрудник может находиться в отъезде, отпуске, на больничном. При этом электронная подпись не единственный выход, да и не все ее используют.

      В хозяйственном обороте широко распространено применение факсимиле. Где разрешается использовать факсимильную подпись в 2018 году?

      Общие моменты

      Компания, использующая факсимильные подписи, должна выработать стандарты их применения. Необходимо документально оформить порядок использования и хранения оттиска подписи.

      Руководитель организации обязан издать приказ, утверждающий, кто может применять факсимиле, для каких документов, и какая ответственность предусмотрена за неправомерное использование.

      Нормами гражданского законодательства допускается использование при заключении сделок факсимильного воспроизведения подписи.

      Но такая возможность должна быть предварительно оговорена сторонами и закреплена соглашением или законодательными нормами.

      Поскольку официального правового статуса факсимильная подпись не имеет, то основанием для ее использования может выступать только письменное соглашение участников сделки.

      Составляется соглашение в произвольной форме, как отдельный документ или приложение к основному договору. В нем указывается:

    • Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
    • образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
    • действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
    • период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).
    • Подписывается соглашение собственноручными подписями. В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле.

      Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – счетами-фактурами, товарными накладными, актами выполненных работ, налоговой отчетностью и т. д.

      В некоторых случаях применение факсимиле весьма рискованно, а порой и вовсе запрещено.

      Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно скачать здесь. Бланк соглашение об использовании факсимиле можно скачать здесь.

      Необходимые термины

      Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи ответственного лица.

      То есть факсимильная подпись точно воспроизводит подпись конкретного лица, являясь ее аналогом, выполненным механическим способом.

      К факсимиле можно отнести и копию отсканированной подписи, добавляемую к электронным документам.
      Факсимиле является некоторой разновидностью печатей и штампов, но имеет и отличия.

      Функция печати заключается в подтверждении подлинности документа. На ней содержится основная информация о компании – наименование, логотип, ИНН/ОГРН.

      jurist-protect.ru

      Приказ об использовании факсимиле образец и требования к нему

      Факсимиле – это своеобразная печать-клише, которая с идеальной точностью воспроизводит личную подпись руководящего лица какой-либо организации. Несмотря на почти двухвековую историю, использование такой подписи по-прежнему таит в себе множество правовых нюансов. В каких случаях можно применять факсимиле? Существуют ли специальные положения и инструкции об использовании клише вместо обычной подписи? Необходим ли приказ об использовании факсимиле в каждой компании?

      Документы, регламентирующие использование факсимиле

      Факсимильная подпись оказывается незаменимой, когда у организации большой документооборот и руководитель просто физически не может подписать каждую бумагу. Оттиск также применяется, когда директор в деловой поездке или обычном отпуске, а у фирмы срочный контракт, и в ряде других случаев.

      Юридические моменты применения факсимильной подписи указаны в Гражданском кодексе РФ, кроме того, существуют специальные документы, прописывающие условия изготовления, учёта, хранения и уничтожения факсимиле.

      Положение о факсимиле можно найти в Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле МВД России, различных регламентах органов власти, а также многочисленных инструкциях по делопроизводству, других документах.

      Кроме того, приказ о факсимиле образец встречается в Сети в формах различных договоров, утвержденных Минобрнауки и муниципалитетами.

      Что необходимо прописать в положении о факсимиле?

      Традиционно в инструкции и приказе об использовании факсимиле указываются необходимость и порядок изготовления печати-клише, как хранится и кому выдаётся, при каких условиях, как уничтожается, а также ответственные лица. В обязательном порядке регламентирующие документы содержат перечень документов, где возможно проставлять факсимильную подпись без потери их юридической силы.

      Чаще всего приказ об использовании факсимиле образец разрешает использование подписи-печати в следующих документах:

      — копии бумаг, поздравительные открытки, телеграммы;

      — справочно-информационные документы: справки, запросы, официальные запросы и ответы и др.;

      — служебные и наградные удостоверения;

      — патенты и страховые медицинские полисы;

      — благодарственные письма, грамоты и т.д.

      Приказ о факсимиле образец должен включать и прямой запрет на использование такой подписи: для нормативно-правовых актов, конкурсной документации, сертификатов соответствия продукции различным требованиям и т.д. Если условия возможности/невозможности применения факсимиле не прописаны, это тоже расценивается как запрет. Обычно это касается трудовых договоров, доверенностей, счетов-фактур и некоторых других бумаг.

      Как составить положение об использовании факсимильной подписи?

      Любой достаточно крупной организации, регулярно использующей факсимиле в своей документации, имеет смысл составить специальное положение, чтобы избежать юридических проблем. Если печатная подпись используется фирмой при взаимодействии с конкретными контрагентами, можно включить пункт о применении факсимильной подписи в договор или сделать специальный приказ о факсимиле образец, который можно отыскать на специализированных сайтах в Интернете.

      В приказе указываются цели использования факсимильной подписи, необходимость, документы, на которые ставится оттиск, а также лицо, несущее ответственность за нарушение порядка использование факсимиле и его хранения.

      1001pechat-pochtoi.ru

      Использование факсимиле на первичных документах: можно, но осторожно!

      Факсимиле на сегодняшний день является не только статусной вещью, но и дает возможность быстро оформлять различные хозяйственные сделки, вести руководителю свою деятельность максимально оперативно. Между этим, пользуясь факсимиле, или как еще говорят факсимильной подписью, руководителям также следует помнить о законодательных требованиях к оформлению документов. Итак, речь пойдет о некоторых ограничениях при использовании факсимиле при подписании первичных документов.

      Общие вопросы использования факсимиле

      Не обращая внимания на достаточно распространенное применение терминов «факсимиле» и «факсимильная подпись» национальное законодательство не содержит официального определения этого термина. Но, отсутствие официального определения может бать оправданным, поскольку термин «факсимиле» достаточно широко раскрыт в словарях.

      В соответствии с п. 5.23 ГСТУ 4163-2003 «Требования к оформлению документов» подпись как реквизит документа состоит из названия должности лица, которое подписывает документ (полной, если документ напечатан не на бланке, сокращенной — на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициала и фамилии. То есть подпись другими словами можно сформулировать как уникальную совокупность символов, написанных от руки, с применением определенных оформительных приемов, служащая для идентификации человека.

      В большинстве именно на основании приведенного определения суды рассматривают дела и выносят соответствующие решения. Например, в определении Харьковского апелляционного административного суда от 03.03.2008 г. по делу №22-а-845\08 сказано что «факсимиле — это точное воспроизведение какого-либо графического оригинала, в том числе подписи, фотографическим способом, печатью, другой репродукцией; это клише, печать, при помощи которых можно многоразово воспроизводить собственноручную подпись лица. Факсимиле используется, как правило, должностным лицом, в обязанности которого входит подписание большого количества документов, писем и других деловых бумаг. Факсимиле приравнивается к собственноручной (оригинальной) подписи и имеет с ней одинаковую юридическую силу». Относительно слов «имеет одинаковую юридическую силу» существует много споров, поскольку далеко не все согласны с мнением о равноценности факсимильной подписи и обычной подписи.

      Равноценна ли факсимильная подпись собственноручной?

      Согласно статье 5 Закона «О бухгалтерском учете» обязательным реквизитом первичных документов является личная подпись либо другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в совершении хозяйственной операции (ч. 2 ст. 9).
      Согласно п.2.5. Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утв. Приказом Минфинансов N 88 от 24.05.1995 документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа, символа либо другим механическим или электронным способом удостоверения.

      То есть получается, что использование факсимиле для целей бухгалтерского учета вполне допустимо и не противоречит законодательству. Но здесь следует заметить, что согласно ч. 3 ст. 207 ГКУ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи при помощи средств механического или другого копирования, электронно-цифровой подписи либо другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, либо по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей. Именно этим положением руководствуются государственные органы, которые утверждают, что факсимильная подпись может ставиться на первичном документе, только если об этом прямо сказано в утвержденном уполномоченным органом порядке заполнения такого первичного документа.

      Письма Минюста от 10.01.2005 г. №19-45-1590 и Минфина от 19.01.2005 г. №31-04200-30-29/819 содержат ссылки одновременно и на ст. 207 ГКУ, и на п. 2.5 Положения №88, проводя, таким образом, между ними некую параллель. Нацбанк в письме от 30.10.2006 г. №25-113/2453-11507 также сделал вывода о том, что применение факсимиле не допускается, если прямого указания об обратном не содержит специальный нормативный акт.

      Следует сказать, что согласно ч. 1 ст. 202 ГКУ сделкой является действие лица, направленное на получение, изменение либо прекращение гражданских прав и обязанностей. Таким образом, под сделкой можно понимать только то действие, в том числе оформленное документально, которое отражает определенное волеизъявление субъекта. Если же документ только фиксирует состоявшийся факт (например, акт приемки-передачи, товарная накладная), он не охватывается определением сделки. То есть, госорганы, применяя ко всем первичным документам предписания ГКУ, касающиеся сделок, неоправданно расширяют понятие сделки.

      Только в случае если в специальном нормативном акте содержаться прямой запрет на использование факсимиле, то, конечно, в таком случае можно использовать только личную подпись. Например, прямой запрет на использование факсимиле содержится в следующих нормативных документах:

    • Относительно денежных чеков — глава 1 раздела III «Кассовые операции банков с клиентами» Инструкции о кассовых операциях в банках Украины, утвержденной постановлением Правления НБУ от 14.08.2003 г. №337;
    • Относительно расчетных документов при безналичных расчетах в национальной валюте — Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. №22;
    • Относительно платежных поручений в иностранной валюте либо банковских металлах — Положение о порядке исполнения банками документов на перечисление, принудительное списание и арест средств в иностранных валютах и банковских металлах и изменениях в некоторые нормативно-правовые акты Национального банка Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 28.07.2008 г. №216;
      Относительно векселей — Закон Украины «Об обращении векселей» от 05.04.2001 г. №2374-III.
    • Прямое разрешение на использование факсимиле содержится:

    • Относительно чеков, предназначенных для выплаты пенсий — Положение о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2000 г. №520;
    • Относительно договоров, доверенностей от имени определенного лица — Гражданский кодекс Украины.
    • По мнению многих если законодательный акт, предусматривающий специальные требования к оформлению того или иного первичного документа, в качестве реквизита называет личную подпись, использование факсимиле в этом случае может быть расценено как неправильное оформление первичного документа. В качестве примера можно привести п. 1.11 Инструкции о порядке осуществления контроля за экспортными, импортными операциями (название с изменениями, внесенными постановлением Правления НБУ от 22.08.2008 г. №255), утвержденной постановлением Правления НБУ от 24.03.99 г. №136. В соответствии с ним копии документов, которые подаются резидентом в банк, удостоверяются собственноручно подписью резидента (уполномоченного лица) и оттиском его печати (при наличии). В этом случае использование факсимиле, конечно, будет необоснованно.

      Судебная практика в основном свидетельствует о достаточно лояльном отношении судов к использованию факсимильной подписи (напр., см. определение ВАСУ от 17.05.2007 г. возможность использования факсимиле при оформлении актов приема-передачи как первичных документов была признана).

      Относительно налоговых накладных: согласно п. 18 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом ГНАУ от 30.05.97 г. №165, все составленные экземпляры налоговой накладной подписываются лицом, уполномоченным налогоплательщиком осуществлять поставку товаров (услуг), и скрепляются печатью такого налогоплательщика-продавца. Поскольку в приведенном пункте ничего не сказано о возможности либо невозможности применения факсимиле, Госкомпредпринимательства в письме от 19.03.2004 г. №1699 сделал вывод, что все составленные экземпляры налоговой накладной должны быть подписаны собственноручно уполномоченным плательщиком налога осуществлять продажу товаров (работ, услуг) лицом без использования аналогов воспроизведения собственной подписи (факсимильной подписи).

      В определении ВАСУ от 29.05.2008 г. №К-13190/06, от 06.02.2007 г. №К-9000/06 суд не считает, что только собственноручная подпись может быть поставлена на налоговой накладной, а значит, проставление факсимиле вместо личной подписи при наличии всех обязательных реквизитов не является основанием для непринятия налоговой накладной.

      В определении ВАСУ от 06.09.2006 г. исходил из того, что Закон о бухучете не содержит каких-либо оговорок в отношении способа выполнения подписи должностным лицом предприятия, учреждения, организации, и если такой оговорки нет и в специальном акте, не имеет значения, каким образом поставлена подпись — нанесением рукописного текста или нанесением оттиска подписи с помощью факсимиле. Тем не менее, учитывая позицию налоговой инспекции, предпочтительнее будет не использовать факсимильную подпись на налоговых накладных.

      В любом случае, как при оформлении хозяйственных правоотношений, заключении договоров, так и при подписании первичных документов, мы рекомендуем предварительно заключить между сторонами соглашение об использовании факсимиле (факсимильной подписи) с образцами собственноручных подписей уполномоченных лиц (например, путем подписания отдельного документа, включения дополнительного раздела в договор или обмена письмами).

      Итак, факсимиле, или, другими словами, использование факсимильной подписи может допускаться в случаях, когда специальный нормативно-правовой акт, регулирующий оформление первичных документов, не содержит прямого запрета на использование факсимиле. Но все же для того чтобы избежать возможных споров с контрагентами или проверяющими целесообразно будет предварительно оговорить возможность использования факсимиле на определенных документах.

      Порядок изготовления факсимиле

      Для того чтобы иметь возможность использовать факсимиле руководителю желательно издать соответствующий приказ о порядке использования факсимильной подписи. Приказ об использовании факсимиле должен содержать:

      1. перечень должностных лиц, подписывающих документы с использованием факсимиле;
      2. перечень документов, которые могут быть подписаны с использованием факсимильной подписи;
      3. способы хранения факсимиле и доступа к нему;
      4. перечень лиц, ответственных за хранение факсимиле;
      5. образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей должностных лиц.

      Многие руководители ошибаются, когда в приказе на использование факсимиле наделяют правом пользования факсимильной подписью других должностных лиц – то есть тех, чья подпись не заверяется. Это является нарушением правил оформления первичных документов и документооборота в целом, поскольку только лицо, чья подпись воспроизводится с помощью факсимиле, может им пользоваться. Следует помнить, что цель использования факсимиле — заменить рукописный текст, позволяющий идентифицировать определенное должностное лицо, на его аналог, который воспроизводится с помощью технических средств. При этом требование о том, что подписать документ должно конкретное должностное лицо (собственноручно или с помощью факсимиле), поскольку именно он несет ответственность за достоверность подписываемого документа. В случае отсутствия должностного лица, имеющего право пользоваться факсимиле, такое лицо должно издать соответствующий приказ о наделении определенными полномочиями других сотрудников предприятия или внесением изменений в учредительные документы.

      Согласно абз. 2 п. 6 Условий и правил осуществления деятельности по открытию и функционированию штемпельно-граверных мастерских, изготовлению печатей и штампов, утвержденных приказом МВД Украины от 11.01.99 г. №17, факсимиле изготавливаются штемпельно-граверными мастерскими (участками) без разрешений органов внутренних дел, но обязательно по ходатайству юридических или физических лиц.

      В качестве заключения, хочется еще раз напомнить о том, что законодательство содержит довольно широкие возможности для использования факсимиле в хозяйственной деятельности и оформлении первичных документов. В то же время руководителю всегда следует помнить о претензиях контролирующих органов к документам, подписанным с помощью факсимиле. Очень часто такие документы становятся поводом для судебных тяжб. Так что будьте внимательны, принимая решение об использовании факсимиле.

      pravocenter.com