Приказ на изъятие документов

Выемка документов при проведении налоговой проверки

Инспекторы вправе производить выемку документов при проведении налоговой проверки в случаях, когда есть достаточные основания полагать, что затребованные документы могут быть уничтожены, сокрыты, изменены или заменены. Рассмотрим особенности и порядок производства выемки документов.

Постановление о производстве выемки документов

Выемка документов производится на основании постановления о производстве выемки, изъятия документов и предметов (Приложение № 19 к приказу ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/[email protected]). Данный документ должен быть обязательно подписан должностным лицом налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку (п. 1 ст. 94 НК РФ), а также руководителем (заместителем) данного налогового органа, вынесшим решение о проведении проверки. В противном случае постановление может быть признано в суде недействительным (пост. ФАС ЗСО от 14.09.2009 № Ф04-5552/2009(19563-А27-49)).

Помимо отметки руководителя инспекции (его заместителя) об утверждении постановления в этом документе должны быть указаны (Приложение № 19 к приказу ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/[email protected]):

  • дата его составления;
  • фамилия, имя, отчество, должность инспектора, который вынес постановление, и наименование налогового органа, в котором он работает;
  • полное наименование организации (ответственного участника консолидированной группы налогоплательщиков), в которой проводится выемка документов, ее ИНН и КПП;
  • мотивы проведения выемки документов;
  • описание изымаемых документов (наименование и иные реквизиты);
  • дата, подпись, Ф.И.О. ответственного лица организации, получившего документ (для представителя также указывают наименование и иные реквизиты документа, подтверждающего его полномочия).
  • Обратите внимание, в Налоговом кодексе прямо установлено, что обстоятельства, послужившие основанием для выемки документов, должны быть обоснованы и мотивированы (п. 1 ст. 94 НК РФ). Однако проверяющие, следуя рекомендациям ФНС России (письма ФНС России от 17.07.2013 № АС-4-2/[email protected], от 15.03.2012 № АС-4-2/4378, от 11.03.2012 № АС-4-2/4018), зачастую игнорируют данный факт и указывают в постановлении лишь то, что у инспекции есть основания для предположения об угрозе уничтожения, сокрытия, изменения или замены документов. Также в постановлениях можно увидеть следующие обстоятельства, отмечаемые инспекторами:

  • воспрепятствование налогоплательщиком доступу должностных лиц налогового органа, проводящих выездную налоговую проверку, на его территорию или в помещение;
  • необеспечение налогоплательщиком должностным лицам налогового органа, проводящим выездную налоговую проверку, возможности ознакомиться с подлинниками документов на своей территории при проведении проверки по месту его нахождения (месту нахождения филиала, представительства, иного обособленного подразделения);
  • уклонение налогоплательщика от представления в налоговый орган оригиналов документов для ознакомления с ними, если выездная проверка проводится на территории ИФНС;
  • отказ налогоплательщика от представления заверенных надлежащим образом копий запрашиваемых документов.
  • Суды не одобряют такой подход и однозначно указывают, что при вынесении мотивированного постановления недостаточно формального указания на наличие оснований для производства выемки документов. Инспекции следует именно обосновать свои действия. Под обоснованием в данном случае понимают конкретные обстоятельства, факты, свидетельствующие о намерении налогоплательщика уничтожить, скрыть или подменить документы (пост. ФАС МО от 19.09.2013 № Ф05-11271/13, от 18.01.2013 № Ф05-15235/12, от 12.10.2012 № Ф05-8651/12, ФАС ЗСО от 15.05.2013 № Ф04-2024/13, ФАС УО от 29.02.2012 № Ф09-112/12, от 25.04.2011 № Ф09-2131/11, ФАС ПО от 07.12.2011 № Ф06-10631/11, от 09.06.2011 № Ф06-4905/11, от 02.08.2010 № А72-16467/2009, ФАС СКО от 03.11.2011 № Ф08-6751/11, ФАС СЗО от 15.02.2010 № Ф07-422/2010, ФАС ВВО от 01.11.2010 № А31-2591/2010).

    Как предотвратить неправомерные действия инспектирующих органов? Пользователи системы ГАРАНТ могут получить оперативную помощь экспертов по телефону, подключив новый блок «Советник по проверкам» .

    Такие обоснования, как отсутствие контрагентов по юридическим адресам, суды считают необоснованными, а следовательно, и выемку — незаконной (пост. ФАС ЗСО от 19.01.2009 № Ф04-8162/2008(18805-А03-15), ФАС ВВО от 13.11.2007 № А11-13963/2006-К2-21/874/18).

    По мнению судей, есть лишь один случай-исключение, когда инспекторы не обязаны доказывать свое право на выемку документов: если в постановлении о производстве выемки указано, что оригиналы документов необходимы для проведения экспертизы (пост. Президиума ВАС РФ от 26.04.2011 № 18120/10).

    Что касается перечня изымаемых документов, то ФНС России и суды в этом вопросе солидарны и признают, что в мотивированном постановлении необязательно указывать конкретный перечень, поскольку из пункта 1 статьи 94 Кодекса вовсе не следует обратное. Достаточно лишь обозначить круг таких документов (письма ФНС России от 15.03.2012 № АС-4-2/4378, от 11.03.2012 № АС-4-2/4018; пост. ФАС МО от 27.02.2012 № Ф05-759/12, ФАС ВСО от 18.06.2008 № А33-10182/2007-Ф02-2601/2008, от 15.05.2008 № А33-11245/2007-Ф02-1931/2008).

    При этом постановление о производстве выемки документов, которое составлено с нарушениями статьи 94 Кодекса, может быть обжаловано в вышестоящем налоговом органе (в обязательном порядке) и в суде (ст. 137, 138 НК РФ).

    Процедура проведения выемки документов

    Выемка документов производится в присутствии ответственных лиц компании и (или) ее представителя (абз. 1 п. 3 ст. 94 НК РФ). Если фирма не извещена о проведении выемки и никто при ней не присутствует, то данная процедура будет являться незаконной (пост. ФАС ВСО от 23.04.2004 № А10-5073/03-11-Ф02-1259/04-С1).

    Придя в проверяемую организацию, еще до момента начала процедуры выемки документов инспекторы обязаны предъявить ответственным лицам или представителю постановление о производстве выемки документов и предметов и разъяснить всем присутствующим их права и обязанности (абз. 2 п. 3 ст. 94 НК РФ).

    В свою очередь, ответственные лица или представитель должны расписаться в получении такого постановления.

    Кроме того, при проведении выемки документов обязательно присутствие понятых в количестве не менее двух человек (абз. 1 п. 3 ст. 94, п. 2 ст. 98 НК РФ). В дальнейшем они будут удостоверять своими подписями в протоколе выемки факты, содержание и результаты действий, которые произведены (п. 5 ст. 98 НК РФ).

    Обратите внимание, не допускается участие в качестве понятых должностных лиц налоговых органов (п. 4 ст. 98 НК РФ). При этом работники компании могут быть понятыми, что подтверждает и судебная практика (пост. ФАС МО от 18.07.2003 № КА-А40/4842-03).

    После вручения компании постановления о выемке должностные лица налогового органа обязаны предложить ей выдать документы (предметы) добровольно. И только в том случае, если фирма откажется это сделать, инспекторы вправе произвести выемку документов в принудительном порядке (абз. 1 п. 4 ст. 94 НК РФ).

    Им разрешено вскрывать помещения или иные места, где могут находиться нужные документы, но при этом они обязаны избегать повреждения запоров, дверей или других предметов, если нет такой необходимости (абз. 2 п. 4 ст. 94 НК РФ).

    Протокол о производстве выемки документов

    В конце процедуры выемки документов инспекторы составляют протокол о производстве выемки, изъятия документов и предметов по установленной форме (приложение № 20 к приказу ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/[email protected]), соответствующий требованиям статьи 99 Кодекса (п. 6 ст. 94 НК РФ).

    В протоколе перечисляют и подробно описывают изъятые документы, а также отражают все действия, произведенные во время выемки. Документ должен иметь следующие данные (п. 2 ст. 99 НК РФ):

  • место и дату составления;
  • время начала и окончания выемки документов;
  • должность, Ф.И.О. инспектора, который составил протокол;
  • сведения о лицах, которые участвовали в выемке (их Ф.И.О., адрес, гражданство и т.п.);
  • сведения об объектах выемки (изъятых документах);
  • подробное описание результатов выемки документов.
  • Налоговики перечисляют и описывают изъятые документы либо в самом протоколе, либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества. Все изымаемые документы предъявляют понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки документов, и в случае необходимости упаковывают на месте выемки (пп. 7, 9 ст. 94 НК РФ).

    Как указывают суды, отсутствие подробной описи изъятых документов (например, указание лишь коробок) является основанием для признания выемки документов незаконной (пост. ФАС УО от 08.05.2013 № Ф09-3634/13, от 25.04.2011 № Ф09-2131/11, ФАС ПО от 10.03.2011 № А12-9423/2010, ФАС ЗСО от 28.10.2009 № Ф04-6657/2009, ФАС СЗО от 27.06.2008 № А56-49087/2006).

    Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа компании скрепить печатью или подписью изымаемые документы инспекторы делают специальную отметку об этом в протоколе (п. 9 ст. 94 НК РФ).

    После составления протокола проверяющие знакомят с ним всех участников выемки (пп. 3, 4 ст. 99 НК РФ) и вручают его копию под расписку ответственному лицу или представителю компании. Если вручить копию лично невозможно (например, отсутствует представитель), то ее высылают по почте на адрес фирмы, указанный в ЕГРЮЛ (п. 10 ст. 94 НК РФ).

    Обратите внимание, в случае, если изъяты оригиналы документов, инспекторы обязаны предоставить компании их копии, заверенные должностным лицом налогового органа. Если это невозможно сделать сразу при изъятии, контролеры вправе передать копии в течение пяти рабочих дней после выемки (абз. 2 п. 8 ст. 94, п. 6 ст. 6.1 НК РФ).

    Еще один очень важный момент. В Кодексе отсутствует норма об обязанности инспекторов вернуть изъятые в рамках процедуры выемки оригиналы документов.

    Во избежание их невозврата компании следует направить в инспекцию, осуществившую выемку документов, письмо с просьбой вернуть изъятые подлинники.

    Если налоговики все же откажутся возвращать документы, то вернуть их можно будет через суд, объяснив при этом арбитрам все негативные последствия для компании, к которым привел либо может привести такой невозврат оригиналов (пост. ФАС СКО от 26.01.2010 № А32-8547/2008-12/69, от 06.02.2007 № Ф08-173/07-83А, ФАС ЗСО от 28.05.2008 № Ф04-3281/2008(5641-А27-15), от 29.07.2008 № Ф04-4594/2008 (8820-А03-31)).

    Подводя итог, перечислим моменты, которые нужно помнить компании о процедуре выемки документов:

  • не допускается выемка в ночное время (п. 2 ст. 94 НК РФ) (промежуток времени с 22.00 до 06.00 по местному времени (п. 21 ст. 5 УПК РФ));
  • не подлежат изъятию документы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки (п. 5 ст. 94 НК РФ);
  • инспекторы обязаны доказать факт отказа компании от добровольной выдачи документов и обосновать необходимость проведения выемки (пост. ФАС ПО от 15.03.2002 № А65-9220/2001-СА1-29к);
  • выемку производят в присутствии не менее двух понятых, а также ответственных лиц компании или ее представителя (абз. 1 п. 3 ст. 94, п. 2 ст. 98 НК РФ);
  • инспекторы обязаны перед началом процедуры выемки разъяснить всем присутствующим при ней лицам их права и обязанности (абз. 2 п. 3 ст. 94 НК РФ).
  • Екатерина Сыркова, ведущий юрисконсульт департамента налоговой политики компании «Мечел»

    www.garant.ru

    Акт изъятия документов

    Изъятие или, как еще говорят, выемка документов на предприятиях и в организациях может производиться в самых разных ситуациях. Для того, чтобы зафиксировать список изъятых документов, участниками процедуры составляется специальный акт.

    Кем и в каких целях изымаются документы

    Чаще всего к этому прибегают инспекторы различных государственных контролирующих структур:

  • налоговой инспекции – для проверки бухгалтерской деятельности компании и сообразности ее с действующим законодательством;
  • таможенной службы – для контроля за движением товаров через границу;
  • следственных органов – для разбирательств в рамках уголовных или административных производств и т.д.
  • Какие бумаги могут изыматься

    Изъятию могут быть подвергнуты любые бумаги, относящиеся к тому делу, по которому у сотрудников надзорной организации возникли вопросы. Изымание других документов, в том числе регистрационных и учредительных свидетельств предприятия, недопустимо.

    При этом специалистам контролирующих ведомств позволяется самостоятельно определять значение того или иного документа.

    Исключение составляют бумаги, в которых содержится государственная или другая законом охраняемая тайна – их выемка может быть осуществлена только при разрешении прокурора.

    Точно также ограничения касаются документов, в которых есть информация о личных вкладах и счетах граждан в кредитных учреждениях – их изъятие возможно исключительно на основании решения, принятого по суду.

    Следует отметить, что в процессе изъятия забираются именно оригиналы документов, а на их место подшиваются надлежащим образом заверенные копии.

    Если возможность изготовить копии документов непосредственно на месте отсутствует, изымающие лица вправе сделать их и передать заинтересованной стороне в течение рабочей недели после выемки оригинальных бумаг.

    Обоснование для действий специалистов надзорных структур

    Просто прийти и изъять нужные бумаги работники контролирующих организаций права не имеют. Для этого нужны веские основания. В качестве таковых, например, при налоговых проверках может выступать отказ работников предприятий от предоставления документов, имеющих значение для проведения мероприятий финансового контроля. Выемка дает возможность избежать в дальнейшем уничтожения, сокрытия или исправления данных бумаг.

    На какой период можно забирать бумаги

    Однозначно период изъятия документации законодательно не определен – он зависит от конкретной ситуации и обстоятельств дела.

    В любом случае, после того как процесс исследования бумаг и расследования по производству будет завершен, все документы должны быть возвращены владельцу.

    Порядок процедуры изъятия документов

    1. Перед тем, как приступить непосредственно к изъятию документов, специалисты надзорной структуры обязаны предоставить заинтересованным лицам письменное постановление, ввиду выполнения которого производится данная процедура. Также они должны зачитать права и обязанности владельцев бумаг, затем предложить им выдать нужные документы по собственной воле. Если ответ отрицательный, происходит выемка по принуждению.

    ВАЖНО! При выемке обязательно должны присутствовать понятые, в количестве не менее двух человек.

  • Изъятым документам должны быть присвоены порядковые номера, они должны быть прошнурованы, пропечатаны и заверены автографом владельца. Если последний не желает их проштамповывать и подписывать, в акте ставится соответствующее обозначение.
  • Копия акта о выемке бумаг передается собственнику документации. Все сведения о забираемых документах вносятся в протокол и акт выемки, затем бумаги надлежащим образом упаковываются и транспортируются по месту дальнейшей проверки.
  • Выемка должна производиться строго в дневное время суток.

    При нарушении вышеописанного порядка, действия работников проверяющей организации могут быть обжалованы в судебной инстанции.

    Особенности составления акта, общие моменты

    Сейчас стандартного унифицированного акта изъятия документов нет, так что он может быть составлен в произвольном виде или, если в учреждении, проводящем проверку, имеется разработанный и утвержденный шаблон документа – по его типу. Главное, чтобы формуляр соответствовал некоторым нормам и правилам деловой протокольной документации.

    В частности, он должен включать в себя три основных раздела:

  • начало — наименование документа и его номер, дата составления;
  • основной блок – данные о сторонах, участвующих в процессе изъятия документов, и перечень забираемых бумаг;
  • заключение – подписи присутствующих лиц.
  • Акт можно заполнять в рукописном виде или на компьютере (обязательной последующей распечаткой), на фирменном бланке надзорного ведомства или на обыкновенном листе бумаги.

    Единственное условие, которое должно быть учтено: акт в обязательном порядке должны подписать все лица, присутствовавшие при изъятии: инспекторы, проводящие выемку, работники предприятия, которому принадлежат бумаги, а также понятые. Кроме того, акт должен быть заверен печатью учреждения, специалисты которого изымали документы.

    Акт составляется в нескольких равнозначных экземплярах – по одному для каждого участника процесса.

    Образец акта изъятия документов

    В самом начале акту присваивается номер.

    Далее идет основная часть, где по порядку вписывается:

  • должность, ФИО сотрудника который проводит выемку документов, а также наименование организации, в которой он работает;
  • точное время (в часах и минутах) и дата проведения данной процедуры;
  • присутствующие при выемке другие должностные лица;
  • компания, в которой происходит изъятие бумаг;
  • полный перечень изымаемых документов (обозначив их номер и дату составления). Если в акте сделать это невозможно (например, по причине большого объема документации), допускается вписать данные бумаги в отдельное приложение, информацию о котором надо также внести в акт;
  • общее количество листов всех документов;
  • количество экземпляров составленного акта.
  • Владелец бумаг может давать комментарии в процессе их изъятия, и, по его же требованию, они должны фиксироваться в акте.

    В завершение документ подписывается всеми присутствующими и датируется.

    assistentus.ru

    Порядок проведения оперативно-розыскного мероприятия «обследование помещений» и изъятия при его проведении предметов, документов и материалов

    Юридическая компания «Пепеляев Групп» сообщает, что 18 июля 2010 года вступил в силу Приказ МВД России от 30.03.2010 № 249 об утверждении Инструкции о порядке проведения сотрудниками органов внутренних дел гласного оперативно-розыскного мероприятия «обследование помещений, зданий, сооружений, участков местности и транспортных средств».

    Право сотрудников органов внутренних дел проводить обследование помещений, зданий, сооружений, участков местности и транспортных средств и изымать при его проведении предметы, документы и материалы предусмотрено статьями 6 и 15 Федерального закона «Об оперативно-розыскной деятельности» от 12.08.1995 № 144-ФЗ (далее – Закон об ОРД).

    Между тем, до вступления в силу Приказа МВД РФ от 30.03.2010 № 249 порядка проведения этого оперативно-розыскного мероприятия не существовало. Таким образом, данный Приказ устраняет пробел в правовом регулировании порядка проведения оперативно-розыскного мероприятия, результаты которого могут быть использованы как при принятии решения о возбуждении уголовного дела, так и в качестве доказательств при его расследовании.

    Основные положения Инструкции

    Обследование проводится на основании распоряжения, вынесенного уполномоченным должностным лицом. Перечень должностных лиц органов внутренних дел, уполномоченных издавать распоряжения о проведении обследования, также утвержден данным Приказом.

    Комментарий «Пепеляев Групп»: Если распоряжение вынесено должностным лицом, не включенным в утвержденный перечень, то оно незаконно и не подлежит исполнению.

    Из формы распоряжения на проведение обследования (Приложение № 1 к Инструкции) следует, что в распоряжении о проведении обследования должны быть указаны основания его вынесения, объекты подлежащие обследованию, и перечень сотрудников органов внутренних дел, которым поручено проведение данного мероприятия.

    Комментарий «Пепеляев Групп»: Проводить обследование могут только те лица, которые уполномочены на это распоряжением, и только в отношении указанных в распоряжении объектов.
    Распоряжение о проведении обследования должно быть предъявлено лицу (представителю лица), объекты которого подлежат обследованию, до его начала. Также ему должна быть вручена копия данного распоряжения (пункт 6 Инструкции).

    Пункт 1 ст. 15 Закона об ОРД предусматривает, что если при проведении обследования изымаются документы, предметы и материалы, то лицом, проводящим обследование, должен составляться протокол изъятия в соответствии с требованиями уголовно-процессуального законодательства РФ. Инструкция, утвержденная Приказом МВД РФ от 30.03.2010 № 249, вводит ряд дополнительных правил проведения изъятия.

    Так, изъятие документов и других предметов должно происходить в присутствии двух понятых (пункт 7 Инструкции), что соответствует требованиям уголовно-процессуального законодательства о порядке проведения обыска и выемки.

    Пунктом 10 Инструкции устанавливается правило, что изъятию при проведении обследования подлежат только предметы, документы и материалы, имеющие непосредственное отношение к основаниям обследования, указанным в распоряжении на его проведение.

    Комментарий «Пепеляев Групп»: Лицо (представитель лица), объекты которого подлежат обследованию, вправе требовать от проводящих его лиц исполнения данного правила, а в случае его неисполнения — обжаловать их действия.

    В дополнение к обязанности лиц, проводящих изъятие документов, выдать их заверенные копии (ст.15 Закона об ОРД), Инструкция вводит положение (пункт 11), что при изъятии информации, находящейся на электронных носителях, лицу, у которого изымается данная информация, предоставляется возможность ее копирования.

    Комментарий «Пепеляев Групп»: Данная норма поможет избежать проблем, связанных с изъятием информации, необходимой для деятельности организации.

    Выводы и рекомендации

    Существенный пробел в регулировании проведения обследования – отсутствие обязанности лиц, проводящих данное мероприятие, составлять протокол самого обследования: составление протокола предусмотрено только для фиксирования факта, содержания, хода проведения и результатов изъятия.

    Также можно отметить, что порядок обследования не предусматривает обязательного присутствия понятых и представителя лица, объекты которого подлежат обследованию.

    Поскольку результаты обследования могут быть использованы в качестве доказательств по уголовному делу, мы рекомендуем организовать сопровождение лиц, проводящих данное мероприятие, представителями компании, и вести видеозапись.

    Для получения дополнительной информации обращайтесь, пожалуйста:

    в Москве – к Максиму Кошкину, Руководителю практики уголовно-правовой защиты бизнеса, по тел.: (495) 967-00-07 либо по e-mail; Александру Курилову, Адвокату, по тел.: (495) 967-00-07 либо по e-mail

    в Санкт-Петербурге – к Сергею Спасеннову, Партнеру, руководителю Санкт-Петербургской практики, по тел.: (812) 333-07-17 либо по e-mail

    www.pgplaw.ru

    Подготовка документов к их изъятию правоохранительными органами

    • Носарева Наталия | эксперт в сфере ДОУ и архивного дела
    • О т слов «выемка», «обыск» веет детективом. Возникают ассоциации: суд, прокурор, следователь, протокол, понятые… Все правильно. Однако не будем увлекаться жанром. Рассмотрим процесс проведения выемки документов с точки зрения архивариуса.

      Конечно, изымать документы могут прийти в любую организацию, чем бы она ни занималась. Но так как я имею обширный опыт подобного взаимодействия с правоохранительными органами в качестве должностного лица банка, то в настоящей статье помимо общей технологии работы обращу особое внимание на правовую составляющую для кредитных организаций. И еще один аргумент в пользу такого «уклона» – в кредитные организации довольно часто приходят «люди в погонах», и чем крупнее банк, чем больше у него клиентов, тем чаще происходят подобные «встречи».

      Что обычно интересует и кого?

      Какими сведениями о клиентах банка чаще всего интересуются ­правоохранительные и контролирующие органы? Это:

    • сведения о наличии счета или вклада в банке;
    • сведения о владельце счета;
    • сведения о движении денежных средств по счету.
    • Основными документами, содержащими данную информацию, являются:

    • документы организации – клиента банка (или физического лица), на основании которых был открыт расчетный или иной счет: нотариально заверенные копии учредительного договора, устава, регистрационных свидетельств, копии приказов о назначении лиц, имеющих право подписи на расчетно-кассовых документах и пр.;
    • договоры на расчетно-кассовое обслуживание, кредитные договоры, договоры на обслуживание по системе «Банк-Клиент», договоры банковского вклада и пр.;
    • банковские карточки с образцами подписей и оттисков печати организации – клиента банка;
    • первичные платежные документы: приходные и расходные ордера, платежные поручения, распоряжения на проведение каких-либо банковских операций (списание денежных средств со счета, ­брокерское обслуживание и пр.), кассовые документы (чеки) и т.д.
    • В соответствии с Положением ЦБ РФ от 26.03.2007 г. № 302-П «изъятие бухгалтерских документов может производиться судом, органами прокуратуры, предварительного следствия и дознания в предусмотренных законом случаях, а также иными органами, наделенными ­законодательством Российской Федерации соответствующими полномочиями».

      Изъятие подлинников документов организации возможно либо в связи с производством по уголовному делу или делу об административном правонарушении, либо в рамках выездной налоговой проверки.

      Если документы содержат государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, а также информацию о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях, то изъятие документов производится по решению суда. Во всех остальных случаях достаточно постановления руководителя того территориального контролирующего или правоохранительного органа, сотрудники которого проводят проверку или следственные действия.

      Правовые основы

      Рассмотрим правила инициирования выемки на примере изъятия документов органами предварительного дознания.

      Выемка предметов и документов, содержащих информацию о вкладах и счетах в банках и иных кредитных организациях, является следственным действием, осуществляемым органами предварительного следствия ­в рамках возбуждения уголовного дела.

      Право принимать решение о производстве выемки предметов и документов, содержащих информацию о вкладах и счетах в банках и иных кредитных организациях, предоставлено только суду (в соответствии с пунктом 7 части 2 статьи 29 и со статьей 183 УПК РФ).

      Чтобы снизить возможность незаконного получения и разглашения сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну, введены ограничения на предоставление документов с подобной информацией. Приведем мнение Конституционного Суда на этот счет.

      …выемка документов, содержащих информацию о вкладах и счетах в банках и иных кредитных организациях, которая осуществляется в рамках следственных действий, проводимых в ходе уголовного судопроизводства, допустима, если эта информация имеет непосредственное отношение к обстоятельствам конкретного уголовного дела; выемка документов не должна приводить к получению сводной информации о всех клиентах банка; вынося постановление о возбуждении перед судом ходатайства о производстве выемки или обыска с целью изъятия документов о вкладах и счетах в банке или иной кредитной организации, следователь не вправе запрашивать информацию о счетах и вкладах, если такая информация не связана с необходимостью установления обстоятельств, значимых для расследования по конкретному уголовному делу, а кредитные организации, в свою очередь, не обязаны в этих случаях передавать органам следствия соответствующую информацию.

      Порядок получения разрешения на выемку документов прописан в Уголовно-процессуальном кодексе РФ.

    • Следователь в случаях, предусмотренных пунктами 4–9 и 11 части 2 статьи 29 настоящего Кодекса, с согласия руководителя следственного органа возбуждает перед судом ходатайство о производстве следственного действия, о чем выносится постановление.
    • Ходатайство о производстве следственного действия подлежит рассмотрению единолично судьей районного суда или военного суда соответствующего уровня по месту производства предварительного следствия или производства следственного действия не позднее 24 часов с момента поступления указанного ходатайства.
    • В судебном заседании вправе участвовать прокурор, следователь и дознаватель.
    • Рассмотрев указанное ходатайство, судья выносит постановление о разрешении производства следственного действия или об отказе в его производстве с указанием мотивов отказа.
    • Таким образом, для проведения в кредитной организации выемки документов, содержащих информацию о счетах и вкладах, органы предварительного следствия (дознания) обязаны представить в банк постановление суда о разрешении производства следственного действия (см. Пример 1). Постановление (решение) суда, в соответствии со статьей 474 УПК РФ, может быть выполнено «типографским, электронным или иным способом. В случае отсутствия бланков процессуальных документов, выполненных типографским, электронным или иным способом, они могут быть написаны от руки».

      В постановлении должны быть изложены материалы уголовного дела и основания для проведения следственных действий. Обязательно дается ссылка на статьи УПК РФ. Кроме того, должно быть зафиксировано решение судьи, например: «Разрешить производство выемки в ОАО «А-Банк» документов ». Постановление подписывается судьей, принявшим решение, и заверяется печатью суда. Когда в вашу организацию приходят изымать оригиналы документов, в первую очередь уполномоченные лица должны предъявить вам такое постановление и попросить должностное лицо банка оформить отметку об ознакомлении (она состоит из подписи с расшифровкой и даты).

      Технология работы

      Выемка документов может проводиться непосредственно после предъявления организации постановления суда о разрешении производст­ва выемки. Но, как правило, в связи с тем, что иногда процесс подбора документов может занять несколько рабочих дней, копия постановления вручается представителю организации под расписку, и ей предоставляется время для подготовки запрашиваемых документов.

      С этого момента начинается кропотливая работа. Рассмотрим ­ее основные этапы:

      • получение постановления;
      • регистрация постановления;
      • принятие управленческого решения;
      • подбор документов;
      • копирование документов;
      • заверение копий;
      • изъятие оригиналов документов и составление протокола выемки;
      • «возвращение» в дела копий документов.
      • Как видите, постановление суда о разрешении производства выемки документов предъявляется представителю банка под расписку (в Примере 1 показано постановление, на котором еще не оформлена отметка об ознакомлении; как это сделать, показано в Примере 2):

        Так как изъятие оригиналов документов не является моментом прекращения всех взаимосвязей банка с клиентом и часто к одним и тем же документам приходится возвращаться неоднократно, даже по прошест­вии нескольких лет, то целесообразно всю работу по вопросу выемки документов выделить в отдельное производство. И, соответственно, вести строгий учет поступающих в банк постановлений и изъятых оригиналов. Поэтому предлагаю вести специальный Реестр регистрации постановлений о производстве выемок документов, в котором можно описывать все наиболее важные сведения, касающиеся получения постановления, принятия по нему управленческого решения и выдачи документов. Образец оформления такого Реестра см. на следующей странице. К представленным в нем графам можно добавить информацию о лицах, проводящих изъятие, и о понятых (эти сведения есть в протоколе изъятия, поэтому целесообразность их переноса в Реестр каждая организация оценивает самостоятельно).

        Как правило, все этапы работы с данным видом документов осуществляются и контролируются определенными службами банка, например, службой безопасности или юридической службой. Мы не будем вдаваться в тонкости их работы, а остановимся на тех участках, которые находятся в компетенции службы ДОУ:

      • подбор оригиналов документов, хранящихся в архиве;
      • изготовление и заверение копий изымаемых документов;
      • оформление протокола выемки;
      • организация дальнейшего хранения и использования документов.
      • Подбор оригиналов документов

        Подбор оригиналов документов осуществляется в соответствии с тем перечнем документов, который указан в постановлении суда, если ­в резолюции руководителя не написано иное.

        Сотрудник нашего банка, ответственный за исполнение постановления суда, в соответствии с резолюцией руководителя банка направляет в наш архив требование о предоставлении документов в виде служебной записки (см. Пример 4).

        На основании полученного требования сотрудники архива подбирают соответствующие дела и документы.

        Если исполнителю выдается архивное дело полностью, то вместо него на стеллаже помещается лист-заменитель дела и в Журнал регистрации выдачи архивных дел вносится соответствующая запись. Лист-заменитель дела и Журнал регистрации выдачи архивных дел оформляются в соответствии с требованиями правил работы ведомственных архивов (см. Примеры 5 и 6).

        Как быть, если изымается большое количество оригинальных платежных и других первичных документов?

        Особое внимание необходимо уделить порядку изъятия первичных платежных документов из так называемых документов операционного дня. Дело в том, что Центральным банком РФ установлено, что бухгалтерские документы кредитной организации за рабочий день должны быть сформированы в дела, сверены и сброшюрованы. Каждое дело сшивается нитью, заверяется печатью и подписью главного бухгалтера или другого должностного лица.

        4.2. Сформированные в установленном порядке и сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа.

        4.3. Бухгалтерские документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.

        4.4. Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

        4.5. Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

        4.6. Документы за истекший день после проведения контроля должны быть оформлены в указанном выше порядке и не позднее чем на следующий день переданы в архив. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться в несгораемом шкафу.

        4.7. . На обложке основной папки делается надпись: «с данными бухгалтерского учета сверено» и ставится подпись главного бухгалтера, или его заместителя, или начальника отдела.

        Если необходимо изъять большое количество первичных документов (и, естественно, в довольно сжатые сроки), то в первую очередь необходимо в соответствии с предоставленной выпиской подобрать дела и разложить их в хронологической последовательности. К сожалению, если дела мы можем разложить в хронологической последовательности (по датам, по томам), то порядок сшива документов в деле не всегда совпадает ­с порядком расположения документов в выписке.

        Итак, дела «Документы операционного дня» подобраны. Начинаем изъятие оригиналов первичных платежных документов. Так как дела сшиты, необходимо аккуратно вырывать изымаемые документы из дел, а на их место вкладывать листы-заменители документов. Роль листа-заменителя может играть «стикер» (лист бумаги с клейким краем) или любой другой лист бумаги, на котором обязательно указываем:

      • номер платежного документа,
      • его дату и
      • сумму платежа, так как платежные поручения различных организаций, поступившие к оплате в один день, могут иметь одинаковые номера. Например, огромная масса платежных поручений ­от 1 января будет иметь номера 1 и 2.
      • Удобно для этой цели использовать выписку: просто режем ее на части – записи о документах, которые будем вкладывать в дела.

        При изъятии документов очень важно работать в определенной по­следовательности, следить за тем, чтобы документы лежали именно в том порядке, в котором они были изъяты из дел. Нам же еще придется вшивать в дела копии этих документов!

        Хотелось бы отметить, что бывают случаи, когда запрашиваются не десятки, а сотни документов. Но это, скорее, относится к тому периоду работы банковской системы, при которой еще не был так широко распространен Интернет и системы электронных платежей «Банк-Клиент», «Интернет-Клиент» не были доступны каждому клиенту.

        Изготовление и заверение копий изымаемых документов

        Наконец, все документы подобраны. Что делать дальше? У вас может возникнуть справедливый вопрос: если мы сейчас отдадим оригиналы документов, то что же останется в банке? Тем более, на основе собственного опыта могу с уверенностью сказать, что к изъятым документам приходится еще не раз возвращаться и даже проводить выемку копий уже ранее ­изъятых оригиналов!

        Действуем в соответствии с Положением ЦБ РФ № 302-П:

        Главный бухгалтер или, по его поручению, другое уполномоченное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять копии с изымаемых документов с указанием на них основания и даты изъятия. На место изъятого подлинного документа помещаются заверенная главным бухгалтером копия документа, первый экземпляр акта или протокола и требование на изъятие документа с распиской представителя органа, проводящего изъятие, о получении подлинного документа. Главный бухгалтер на обложке папки с документами делает за своей подписью надпись об изъятии документов. Второй экземпляр акта или протокола вручается представителю органа, проводившего изъятие.

        Т.е. сначала изготавливаем и заверяем копии подготовленных к изъятию документов. Еще раз обращаю внимание на то, что с изъятыми документами необходимо работать аккуратно и по возможности не менять их местами. Так же необходимо работать и с копиями.

        Если вам нужно заверить копию документа, помещающуюся на 1 листе, то действуем следующим образом. В правом верхнем углу проставляем штамп «КОПИЯ», а на нижнем свободном поле – отметку о заверении.

        По общему делопроизводственному правилу такая отметка должна содержать слово «Верно», подпись должностного лица с расшифровкой, дату заверения и печать (см. Пример 7). Но в нашем случае предлагаем ­изготовить и пользоваться штампом следующей структуры: см. Пример 8.

        Иногда на документе не хватает свободного места для оформления отметки о заверении копии (например, на векселе, на свидетельстве, лицензии). В этом случае на нижнем поле лицевой стороны документа делается прочерк и проставляется подпись лица, заверяющего копию, а отметка о заверении копии оформляется на оборотной стороне документа (см. Пример 9).

        Как быть, если документ состоит из двух и более страниц? В этом случае весь документ сшивается нитью или степлером, в правом верхнем углу лицевой стороны первого листа проставляется отметка «КОПИЯ». На оборотной стороне последнего листа оформляется отметка о заверении копии. Кроме того, сшив скрепляется заверительной надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью____л.»

        При оформлении сшивов могут возникать и другие вопросы. ­Рассмотрим некоторые из них.

        Как сшить и заверить юридическое дело и его копию? На этот вопрос нет однозначного ответа. Юридическое дело клиента, как правило, состоит из нескольких документов, это: нотариально заверенные копии уставных и регистрационных документов, подписанные экземпляры договоров на расчетно-кассовое обслуживание, заявления клиента и пр. документы. Нотариально заверенные копии документов, представленные клиентом при оформлении договора с банком, заверения не требуют. А вот прочие документы необходимо заверить.

        Заверить каждый документ отдельно или сшить в один сшив? В этой ситуации необходимо учитывать следующие моменты:

      • если заверяется каждый документ отдельно, то в протокол выемки будет внесен каждый изъятый документ;
      • если же документы будут оформлены одним сшивом, то и запись о них в протоколе тоже будет одна.
      • Конечно, подробное описание документов увеличивает время на подготовку документов к изъятию и растягивает процесс составления протокола, но, с другой стороны, у вас на руках остается подробное описание изъятых документов.

        Если решили объединить оригиналы отдаваемых документов в один комплекс, то все страницы «дела» сшиваются, затем они подлежат сплошной нумерации и, наконец, сшив скрепляется заверительной надписью руководителя банка (обратите внимание, в Примере 10 у нас 2 штампа: один используется для скрепления сшива, другой – для подтверждения верности входящих в него копий; а в Примере 11, в котором мы сшиваем оригиналы документов, нам нужно заверить только сам сшив, причем здесь мы добавляем дату заверения, как этого часто требует ЦБ РФ):

        Таким же образом заверяются предоставляемые оригиналы выписок по счетам клиентов, паспортов сделок, ведомостей валютного контроля, ­кредитных досье клиентов, а также копии вышеперечисленных документов.

        Как правило, документы заверяются должностными лицами банка в пределах предоставленных им прав:

      • оригиналы – руководителем банка и / или главным бухгалтером.
      • копии – главным бухгалтером или лицом, ответственным за изготовление и заверение копий данного вида документов (например, юридического досье – руководителем юридической службы, ­выписки – руководителем операционной службы).
      • Оформление протокола выемки документов

        Итак, документы к выемке подготовлены, теперь передаем их «в руки закона». Протокол следственного действия правоохранительного органа оформляется в соответствии с процедурой, установленной статьей 166 УПК РФ, в которой достаточно подробно описываются все ­основные этапы и требования к оформлению протокола.

        1. Протокол следственного действия составляется в ходе следственного ­действия или непосредственно после его окончания.

        2. Протокол может быть написан от руки или изготовлен с помощью технических средств. При производстве следственного действия могут также применяться стенографирование, фотографирование, киносъемка, аудио- и видеозапись. Стенограмма и стенографическая запись, фотографические негативы и снимки, материалы аудио- и видеозаписи хранятся при уголовном деле.

        3. В протоколе указываются:

        1. место и дата производства следственного действия, время его начала ­и окончания с точностью до минуты;
        2. должность, фамилия и инициалы лица, составившего протокол;
        3. фамилия, имя и отчество каждого лица, участвовавшего в следственном действии, а в необходимых случаях его адрес и другие данные о его личности.
        4. 4. В протоколе описываются процессуальные действия в том порядке, в каком они производились, выявленные при их производстве существенные для данного уголовного дела обстоятельства, а также излагаются заявления лиц, участвовавших в следственном действии.

          5. В протоколе должны быть указаны также технические средства, примененные при производстве следственного действия, условия и порядок их использования, объекты, к которым эти средства были применены, и полученные результаты. В протоколе должно быть отмечено, что лица, участвующие в следственном дейст­вии, были заранее предупреждены о применении при производстве следственного действия технических средств.

          6. Протокол предъявляется для ознакомления всем лицам, участвовавшим в следственном действии. При этом указанным лицам разъясняется их право делать подлежащие внесению в протокол замечания о его дополнении и уточнении. Все внесенные замечания о дополнении и уточнении протокола должны быть оговорены и удостоверены подписями этих лиц.

          7. Протокол подписывается следователем и лицами, участвовавшими ­в следственном действии.

          8. К протоколу прилагаются фотографические негативы и снимки, киноленты, диапозитивы, фонограммы допроса, кассеты видеозаписи, носители компьютерной информации, чертежи, планы, схемы, слепки и оттиски следов, выполненные при производстве следственного действия.

          9. При необходимости обеспечить безопасность потерпевшего, его представителя, свидетеля, их близких родственников, родственников и близких лиц следователь вправе в протоколе следственного действия, в котором участвуют потерпевший, его представитель или свидетель, не приводить данные об их личности. В этом случае следователь с согласия руководителя следственного органа выносит постановление, в котором излагаются причины принятия решения о сохранении в тайне этих данных, указывается псевдоним участника следственного действия и приводится образец его подписи, которые он будет использовать в протоколах следственных действий, произведенных с его участием. Постановление помещается в конверт, который после этого опечатывается и приобщается к уголовному делу.

          10. Протокол должен также содержать запись о разъяснении участникам следственных действий в соответствии с настоящим Кодексом их прав, обязанностей, ответственности и порядка производства следственного действия, которая удостоверяется подписями участников следственных действий.

          Необходимо отметить, что в протокол подробно вносятся все изымаемые в ходе выемки документы. Каждый изымаемый документ должен быть подробно описан в самом протоколе выемки документов либо в описи, которая идет приложением к нему. В любом случае в обязательном порядке указываются наименование, количество и индивидуальные признаки документов (в том числе копия это или подлинник).

          Приведем образец оформления протокола выемки документов (см. Пример 13). Как видите, каждый тезис протокола подтверждается подписями соответствующих лиц, поэтому они располагаются не только в конце этого документа.

          Возвращаем в дела копии изъятых документов

          Протокол составлен, документы изъяты, представители следственных органов покинули помещение банка. Теперь настало время возвращать в дела все копии изъятых документов.

          Ответственный сотрудник банка, получивший оригиналы документов из архива, обязан вернуть их. Если он этого сделать не может (как в рассматриваемом нами случае), то он должен предоставить в архив документы, подтверждающие их изъятие, – это постановление об изъятии и протокол выемки. На основании полученных документов сотрудник архива обязан проставить в Журнале выдачи документов соответствующую отметку. Сравните Примеры 5 и 12.

          Как вы помните, мы очень аккуратно изымали документы, при изготовлении и заверении копий старались сохранить именно ту последовательность, в которой документы изымались из дел. Поэтому мы очень быстро находим для каждой копии документа ее законное место – место изъятого оригинала.

          Вынимаем из дел листы-заменители документов и в соответствии с Положением № 302-П вклеиваем заверенную сотрудником банка копию изъятого документа. К каждой копии отданного документа необходимо приложить копию постановления о производстве выемки и самого протокола выемки.

          Если посмотреть на пункт 4.9 Положения ЦБ РФ от 26.03.2007 г. № 302-П (мы процитировали его ранее на стр. 27), который требует вместе с копией изъятого оригинала помещать в дело «первый экземпляр акта или протокола и требование на изъятие документа», то оно выполнимо только в случае изъятия правоохранительными органами одного-единст­венного документа, что встречается крайне редко. Поэтому оригиналы постановления и протокола выемки мы подшиваем в юридическое дело клиента, документы которого изымались, а в другие дела (например, в дело документов операционного дня) вместе с копиями изъятых оригиналов мы возвращаем копии постановления и протокола выемки.

          Если было изъято более 100 документов, то, думаю, копии постановления и протокола можно в дела не вшивать, а ограничиться проставлением на возвращенной в дело копии документа отметки с указанием места ­хранения оригиналов постановления и протокола выемки, например:

          Вот и все. Все документы опять вернулись на свои места: копии расшиты в дела, дела заняли свои места в коробах, короба установлены на стеллажах.

          В целом выемка довольно простой, скажем, прямой производственный процесс, строго регламентированный как нормами российского законодательства (Уголовно-процессуальным кодексом), так и положениями Центрального Банка РФ, правилами работы ведомственных архивов. Поэтому при выполнении данной задачи возникают в основном ­технические вопросы:

        5. Если изымаются оригиналы, то что храним?
        6. Как придать копии юридическую силу?
        7. Как быстро изъять и расшить документы?
        8. www.delo-press.ru