Реестр доверенностей организации

Учет доверенностей на предприятиях

Внимание! При использовании материалов с сайта
ссылка на источник www.garant.ru обязательна

Учет доверенностей на предприятиях

Письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами — именно такое определение доверенности приводится в ч. 1 ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ). В ходе осуществления деятельности любой хозяйствующий субъект выдает доверенности своим представителям на совершение определенных действий. Доверенность необходима в различных ситуациях: для оформления полномочий руководителя филиала юридического лица, купли-продажи недвижимого имущества, получения различных материальных ценностей, на распоряжение имуществом и при совершении иных значимых действий, в том числе и при защите интересов различных лиц (предприятий, учреждений и организаций) в арбитражном суде либо в суде общей юрисдикции и т. д.

По своему содержанию различают три вида доверенностей:
— генеральные (общие) — выдаются для совершения сделок и иных юридических действий в течение определенного периода времени;
— специальные — выдаются на совершение ряда однородных сделок или иных юридических действий;
— разовые — выдаются для совершения строго определенной сделки или иного юридического действия.

Как указано в постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 13 августа 1996 г. N 1792/96, доверенность выдается за подписью руководителя организации или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации. Таким образом, в период своей деятельности организация может выдать огромное количество доверенностей. Так надо ли вести их учет и что говорит по этому поводу закон?
Отвечая на поставленный вопрос, необходимо разделять доверенности по их целевому назначению. Например, если рассматривать доверенности, выдаваемые юридическим лицом, на получение товарно-материальных ценностей, то следует руководствоваться п. 3 указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а, в котором говорится, что подобные доверенности применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале «Учета выданных доверенностей». Это условие должно быть соблюдено при массовой выдаче доверенностей на предприятии, причем выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Этим же постановлением установлены и формы доверенностей — N М-2а, N М-2, а журнал можно составить по форме, приведенной в Инструкции Минфина СССР от 14 января 1967 г. N 17. Книжки доверенностей и журналы учета выданных доверенностей хранятся у лица, ответственного за регистрацию доверенностей.

Учет доверенностей гражданско-правового характера на представление интересов юридического лица и передачи полномочий доверенным лицам не регламентирован нормативными актами. Поэтому учет может вестись как в произвольной форме, так и вовсе отсутствовать.
Однако, подразумевая, что количество выдаваемых доверенностей от имени юридического лица обычно достаточно большое, да еще и с предоставлением различных полномочий доверенным лицам, ведение журнала «Учета выданных доверенностей», равно как и отслеживание срока их действия, представляется вполне разумным и обоснованным. Это позволит избежать многих ошибок, возникающих в деятельности юридических служб организаций, в работе их бухгалтерских подразделений, а также предотвратить незаконные последствия, которые могут возникнуть при получении и выдаче материальных ценностей.

Людмила Монетова, юрисконсульт компании «Гарант»

Людмила Монетова, юрисконсульт компании «Гарант»

www.garant.ru

Журнал учета выдачи доверенностей на представление интересов организации

Формат: 210 х 288 (вертикальный)
64 страницы
Обложка: золотистый картон
Cъемная обложка из прозрачного ПВХ
Отверстия для шнуровки и архивации

Журнал учета выдачи доверенностей на представление интересов организации — применяется для регистрации доверенностей.

Пример заполнения основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

  • Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) от 30.11.1994 N 51-ФЗ, Часть 1, Ст. 185-189
  • Пример оформления приказа «Об утверждении порядка выдачи и регистрации доверенностей»
  • Порядок регистрации доверенностей
  • Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

    Регистрация доверенностей на представление интересов организации производится в Журнале в течение года в порядке возрастания номеров (сквозная нумерация). Журнал должен быть предварительно прошит и скреплен печатью предприятия. Все листы журнала должны быть пронумерованы. Подчистки, приписки и исправления в Журнале не допускаются.

    Обратите внимание, что в соответствии с п. «д» ст. 193 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 25.08.2010, для Журналов учета и выдачи доверенностей установлен срок хранения 5 лет (с даты закрытия журнала), при этом для некоторых доверенностей (их копий и возвращенных оригиналов) устанавливает более длительные сроки хранения. Так, статья 5 предписывает хранить постоянно протоколы заседаний и другие документы к ним (в т.ч. доверенности), если они документируют заседания коллегиальных исполнительных, контрольных/ревизионных, научных/экспертных/методических/консультативных органов организации, а также совещания у руководителя организации, собраний трудовых коллективов организации, общих собраний акционеров/пайщиков.

    Полезная информация:

    Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

    ВАЖНО: Журнал учета выдачи доверенностей на представление интересов организации НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

    www.hr-ok.ru

    Учет (журнал) и регистрация доверенностей в организации

    Указанные возможности реализованы в программе:

  • Сохранность учредительных документов
  • Отчеты для госорганов и акционеров
  • Готовые шаблоны документов
  • Полномочия ГД вовремя продляются
  • Своевременность ОСА, ОСУ, СД
  • Контроль доверенностей и активов
  • Любое предприятие в своей деятельности прибегает к распределению полномочий с помощью доверенностей. Каждому юристу известно, что порядок, сроки и правовые последствия выдачи и отзыва таких документов установлены ст. 185 – 189 ГК РФ . В неотъемлемые обязанности юриста входит как составление, так и проведение правовой экспертизы выдаваемых документов на предмет соблюдения формы, обязательных сведений и объема полномочий доверителя и доверенных лиц.

    Журнал учета доверенностей – вести или нет?

    Учет доверенностей, как и учет договоров, традиционно считался сферой бухгалтерской деятельности. И на то были веские основания, поскольку в течение длительного промежутка времени регистрация, учет и выдача таких документов была регламентирована нормативными актами Минфина и Госкомстата, принятыми еще во времена СССР. Так, Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а было установлено, что доверенность на получение материальных ценностей составляется по формам N N М-2 и М-2а. В соответствии с новой редакцией Федерального закона «О бухгалтерском учете», вышеуказанные формы не являются обязательными к применению с 1 января 2013 г.

    С 01.01.2013 г. обязательность форм М-2 и М-2а отменена

    С 1967 по 2012 гг. действовал журнал учета доверенностей

    Образец журнала регистрации выданных доверенностей содержится в Инструкции Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», и выглядит следующим образом:

    В настоящее время указанная Инструкция утратила юридическую силу.

    Выдача юридических доверенностей

    При всем достаточно высоком уровне стандартизации процедуры составления, учета и выдачи доверенностей, область этой регламентации – унифицированные бухгалтерские доверенности, которые, по сути, близки по своему значению к первичным бухгалтерским документам, а значит, относятся к зоне ответственности бухгалтерии. В то же время в компании, помимо получения товарно-материальных ценностей, распределяются полномочия в сфере управления и совершения определенных юридических действий. Эти «юридические» доверенности должны относиться к компетенции юристов.

    Юридическая доверенность может понадобиться в различных ситуациях:

  • для оформления полномочий руководителя филиала юридического лица, исполнительного директора компании, иного топ-менеджера;
  • купли-продажи недвижимого имущества;
  • голосование по различным вопросам повестки дня в корпоративных заседаниях (Совет директоров, собрания акционеров/участников);
  • на распоряжение имуществом и при совершении иных значимых действий, в том числе и при защите интересов различных лиц (предприятий, учреждений и организаций) в арбитражном суде либо в суде общей юрисдикции ит.д.

К чему приводят неучтенные доверенности

Не забываем про отзыв доверенностей!

Реестр, или журнал учета выданных доверенностей, рекомендуется вести в каждой компании, ответственные лица которой уполномочены от имени компании совершать определенные действия. Несмотря на то, что на данный момент на организации и предпринимателей не возлагается обязанность по учету таких документов, вести их реестр в удобном для компании виде все-таки следует.

Важно не только вести журнал доверенностей, но и поддерживать с ним «обратную связь». Не нужно объяснять, насколько проблематичным может быть отсутствие своевременной реакции на истечение срока давности документа, выданной руководителю филиала, вся деятельность которого неминуемо остановится. Немаловажно также вовремя оформлять отзыв доверенности по утратившим доверие, в том числе уволенным, сотрудникам компании. Иначе юрист, обиженный своим увольнением, может случайно или умышленно «забыть» о том, что он уже на предприятии не работает, и подписать не выгодное для компании мировое соглашение или отказ от иска, основываясь на не отозванной вовремя доверенности.

Инструменты для ведения реестра и учета выданных доверенностей

Существует несколько способов ведения журнала регистрации выданных доверенностей:

  • Бумажный (рукописный журнал);
  • MS Excel;
  • Программные продукты.
  • Чем больше предприятие, тем более очевидна необходимость контроля таких документов.

    В программе «Юрайт» существуют широкие возможности по учету и регистрации всех выдаваемых в компании доверенностей в электронном виде.

    Для предотвращения проблем отсутствия обратной связи с реестром доверенностей в программе есть функция напоминания о сроках истечения полномочий. На уровне всех пользователей можно настроить авто оповещения любым удобным способом:

    Кроме того, с помощью «Юрайт» можно распечатать бланк доверенности (либо адаптировать и загрузить используемые у себя шаблоны):

    Резюмируя, модуль «Юрайт: Управление делами юрлиц» представляет собой полноценную систему учета и управления юридическими доверенностями, которая может быть использована в работе юристом, работником канцелярии (управления делами, отдела документооборота) либо бухгалтерией.

    you-right.ru

    Журнал учета выданных доверенностей (форма М-3)

    Упростите работу с документами!

    Онлайн-сервис для автоматического заполнения документов
    Узнать больше >>

  • Образцы доверенностей и коммерческих предложений
  • Автоматическое заполнение типовых форм документов
  • Печать документов с изображением подписи и печати
  • Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
  • Отправление документов по email прямо из системы
  • Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

    Журнал учета выданных доверенностей применяется для регистрации выданных доверенностей и расписки в их получении. При использовании доверенностей по форме М-2 журнал не ведётся.

    Форма журнала утверждена Постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 г. № 241.

    (Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

    Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее>>

    Специальная программа для малого бизнеса

    Класс365 — онлайн программа для всех:

  • 50 актуальных бланков документов
  • Торговый и Складской учёт
  • CRM-система для работы с клиентами
  • Банк и Касса
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Встроенная почта и отправка SMS
  • Отчеты в один клик
  • Как правильно заполнить журнал выданных доверенностей

    Журнал учета выданных доверенностей хранится у сотрудника организации, который отвечает за регистрацию доверенностей. Журнал имеет следующие графы:

  • номер доверенности,
  • дата выдачи,
  • срок действия,
  • должность и ФИО лица, которому выдана доверенность,
  • наименование поставщика, у которого получают товары,
  • номер и дата наряда, счёта или извещения,
  • расписка лица, получившего доверенность,
  • отметка о выполнении поручения по доворенности (указывается накладная по которой получены товары у поставщика).
  • Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

    Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

    Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

  • Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
  • Печатать документы с изображением подписи и печати
  • Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
  • Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
  • Рассылать документы по email прямо из системы
  • С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

    class365.ru

    You are here

    Журнал учета выданных доверенностей. Форма М-3

    При получении ТМЦ у поставщика, представителю компании выдается доверенность установленной формы. Регистрация всех выданных доверенностей производится в специальном журнале. Организация разрабатывает и утверждает внутренними документами порядок учета, оформления и регистрации доверенностей.

    Существует типовая форма журнала учета выданных доверенностей (форма М-3). В журнале указываются все сведения и реквизиты о выданных доверенностях представителям предприятия. Данный журнал ведется, как правило, работниками бухгалтерии или юридического отдела. Страницы журнала в обязательном порядке должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью организации и подписаны руководителем и главным бухгалтером.

    На первой странице журнала записывается наименование предприятия, его код ОКПО и период, за который регистрируются доверенности. Последующие страницы журнала предназначены непосредственно для ведения учета. При заполнении формы необходимо указать номер доверенности, дату ее выдачи, срок действия. Вписать должность и фамилию сотрудника, которому была выдана доверенность. В специальной графе указывается фирма — поставщик, у которой были получены материальные ценности, а также дата и номер первичного документа (счета, наряда, договора, контракта и пр.). В седьмой графе таблицы ставится подпись лица, получившего данную доверенность. Последняя графа предназначена для внесения даты и номера документа, подтверждающего выполнения поручения по доверенности (накладной или акта). В том случае, если данная доверенность по каким-либо причинам не была использована, то в последней колонке делается отметка о возврате.

    Возвращенные доверенности гасятся надписью «неиспользованная» и подлежат хранению в сроки, установленные нормативно-правовыми актами. Журнал учета выданных доверенностей хранится на предприятии в течение 5 лет.

    blanker.ru