Закон об электронном документе рф

Закон об электронном документе рф

Федеральный закон «Об электронном документе»

(Проект)

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА К ПРОЕКТУ

1. Обоснование необходимости принятия Федерального закона

Использование электронной формы документов в различных сферах гражданского общества в последние годы вошло в повседневную практику, однако процесс обмена электронными документами существенным образом отличается от обычной формы обмена документами на бумажных носителях и нуждается в решении правовых проблем.

В развитых странах мира, в том числе и в Российской Федерации, в банковских. коммерческих, научных сферах, в сфере государственного управления широко используется электронный документооборот.

В различных странах, в том числе и странах Европейского Союза, приняты законы «Об электронном документе», принят такой закон и в Республике Беларусь в 2000 году. В Российской Федерации правовые вопросы требуют решения на федеральном уровне.

2. Общая характеристика и основные положения законопроекта

Проект федерального закона «Об электронном документе» призван заложить основы правового обеспечения использования электронных документов в гражданском обороте и сфере государственного управления. Документ в электронной форме отображения, т.е. электронный документ существенным образом отличается от привычной формы представления документа на бумажных носителях и не во всех случаях обладает юридической силой.

Законопроект закрепляет правовой статус электронного документа, определяет основные требования к электронным документам в электронном документообороте. устанавливает норму о признании электронных документов равносильными письменным документам в бумажной форме, определяет порядок хранения электронных документов.

Законопроектом устанавливаются требования к порядку обмена электронными документами, закреплена процедура подтверждения подлинности электронного документа, установлена ответственность при использовании электронных документов.

Представленный законопроект содержит 4 главы и 12 статей.

В первой главе определяются сфера действия и терминология закона.

Во второй главе определены требования к электронным документам, юридическое значение электронных документов и порядок хранения.

В третьей главе установлены требования к порядку обмена электронными документами и ответственность участников обмена.

В четвертой главе содержатся заключительные положения.

3. Перечень актов федерального законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению, или принятию в связи с принятием данного закона

Принятие Федерального закона «Об электронном документе» не потребует изменений в действующем законодательстве Российской Федерации.

4. Финансово-экономическое обоснование

Принятие данного законопроекта не потребует дополнительных расходов из федерального бюджета Российской Федерации

www.dzyalosh.ru

О состоянии законодательства Российской Федерации в сфере регулирования электронного документооборота

Алексей Пауков
Генеральный директор «ГАРАНТ Электронный Экспресс»

В наш адрес часто поступают вопросы о состоянии законодательства, регулирующего вопросы признания юридической значимости электронных сообщений, содержащих информацию о заключаемых договорах, первичных бухгалтерских документах (актах выполненных работ и товарных накладных), а также документах налогового учета (счетов-фактур). В общем, спрашивают имеется ли необходимый минимум для «электронизации» деловой переписки?

Электронная подпись при совершении сделок

Базовой нормой является ст. 434 ГК РФ, согласно которой «договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору».

Тот же ГК РФ в соответствии с абз. 1 п. 2 ст. 160 допускает использование при совершении сделок электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Достоверность электронного документа

Способ подтверждения достоверности происхождения электронного документа определен ч. 1 ст. 6 Федерального закона Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».

На высоком уровне нормы законодательства позволяют использовать электронные средства при совершении сделок без дублирования на бумаге. Но вопросы электронного документооборота на практике актуальны, главным образом, в сфере налоговых правоотношений, поэтому далее следует обращаться к налоговому законодательству.

Что диктует налоговое законодательство?

Форма счета-фактуры и порядок его заполнения, формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством Российской Федерации» (п. 8 ст. 169 НК РФ).

Так, в соответствии с п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком;

Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Порядок обращения счетов-фактур в электронном виде

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи устанавливается Министерством финансов Российской Федерации. Форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (п. 9 ст. 169 НК РФ). В данном случае речь идет о:

— Приказе Министерства Финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. № 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»;

— Приказе ФНС России от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/[email protected] «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде»;

— Приказе ФНС России от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/[email protected] «Об утверждении форматов представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи»;

— Приказе ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/[email protected] «Об утверждении форматов первичных учетных документов».

Оператор электронного документооборота

Обмен электронными счетами-фактурами организуют операторы электронного документооборота в соответствии с Приказом ФНС России от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/[email protected] «Об утверждении Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота и Временного положения о порядке присоединения к Сети доверенных операторов электронного документооборота».

Роль оператора электронного документооборота состоит в том, чтобы обеспечить единообразную, технологичную и соответствующую нормативным требованиям среду для организации обмена счетами-фактурами. На уровне внедрения операторы ведут разъяснительную и обучающую работу, облегчая тем самым вступление в новую сферу правоотношений. Профессиональные инструменты — системы обмена счетами-фактурами — обеспечивают совместимость технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Таким образом, существуют законодательные основания для того, чтобы считать документ, составленный в электронной форме, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью как в отношении заключаемых договоров, так и в отношении первичных бухгалтерских документов (актов выполненных работ и товарных накладных) и документов налогового учета (счетов-фактур).

www.garant.ru

Проект ФЗ N 39828-8 «Об электронном документе»

Внесен депутатом ГД В.Я.Коммисаровым 20 декабря 2000г. и рассмотрен Советом ГД 19 марта 2002г.

Ответственный по работе над законопроектом — Комитет по информационной политике, в который направляются замечания и предложения до 20 апреля 2002г.

Проект включен в программу весенней сессии 2002г. (на май)

ФЕДЕРАЛЬНОЕ СОБРАНИЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н А Я Д У М А
КОМИТЕТ ПО ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОЛИТИКЕ

Совет Государственной Думы
Федерального Собрания
Российской Федерации

В соответствии со статьей 104 Конституции Российской Федерации депутатом Государственной Думы В.Я.Комиссаровым внесен проект федерального закона N39828-3 «Об электронном документе».

Законопроект регулирует особенности использования электронных документов, определяет основные требования, предъявляемые к электронным документам, а также устанавливает правовое положение электронных документов в системе документооборота.

Прошу назначить ответственным за работу над законопроектом N39828-3 «Об электронном документе» Комитет Государственной Думы по информационной политике.


ФЕДЕРАЛЬНОЕ СОБРАНИЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н А Я Д У М А
Комитет по информационной политике

«О проекте федерального закона N39828-3
«Об электронном документе», внесенном депутатом Государственной
Думы В.Я.Комиссаровым

Рассмотрев проект федерального закона N39828-3 «Об электронном документе», Комитет Государственной Думы по информационной политике решил:

1. Направить проект федерального закона на рассмотрение Совета Государственной Думы.

2. Предложить направить законопроект в комитеты и комиссии Государственной Думы, депутатские объединения в Государственной Думе, Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, в Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, в Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации для подготовки отзывов, замечаний и предложений.

3. Предложить направить указанный законопроект в Правовое управление Аппарата Государственной Думы для подготовки заключения по законопроекту.

4. Предложить назначить ответственным по работе над законопроектом Комитет Государственной Думы по информационной политике.

5. Отзывы, замечания и предложения направлять в ответственный Комитет до 20 апреля 2002 года.


ФЕДЕРАЛЬНОЕ СОБРАНИЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ДЕПУТАТ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ
2000-2003

Председателю
Государственной Думы
Федерального Собрания
Российской Федерации
Г.Н.Селезневу

Уважаемый Геннадий Николаевич!

На основании статьи 104 Конституции Российской Федерации на рассмотрение Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации в качестве законодательной инициативы вносится проект Федерального закона «Об электронном документе».

Прошу Вас назначить ответственным Комитетом — Комитет по информационной политике.

  • текст законопроекта на 7 листах;
  • пояснительная записка;
  • финансово-экономическое обоснование;
  • проект постановления Государственной Думы о принятии законопроекта в первом чтении.
  • Вносится депутатом
    Государственной Думы
    В.Я.Комиссаровым.

    ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
    Об электронном документе

    Глава 1.
    ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    С т а т ь я 1. Сфера применения

    Настоящий Федеральный закон регулирует особенности использования электронных документов гражданами Российской Федерации или зарегистрированными в соответствии с законодательством Российской Федерации юридические лица, определяет основные требования, предъявляемые к электронным документам, а также устанавливает правовое положение электронных документов в системе документооборота.

    С т а т ь я 2. Определения

    Для целей настоящего Закона применяются следующие юрмины и определения:

    а) электронный документооборот — система составления, использования, хранения и обмена электронными документами с использованием электронных средств массовых коммуникаций;

    б) электронный документ — форма подготовки, отправления, получения или хранения информации с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе;

    в) составитель (электронного документа) — физическое или юридическое лицо, составившее или от имени которого составлен электронный документ с использованием электронных технических средств (за исключением лица, действующего в качестве посредника в отношении передачи этого электронного документа);

    г) посредник (в отношении передачи конкретного электронного документа) — лицо, которое от имени другого лица отправляет, получает или хранит электронный документ или оказывает другие услуги в отношении передачи электронного документа с использованием электронных технических средств.

    С т а т ь я 3. Законодательство в сфере использования электронных документов

    Законодательство об использовании электронных документов является частью правовой системы Российской Федерации и состоит из настоящего Федерального закона и иных правовых актов Российской Федерации.

    Если международным договором Российской Федерации установлены иные правила, чем те, которые предусмотрены настоящим Федеральным законом, применяются правила международного договора.

    Глава II.
    ПРАВОВОЙ РЕЖИМ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

    С т а т ь я 4. Электронный документ

    1. Информация, зафиксированная на электронном материальном носителе, признается электронным документом, если она:

  • создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью электронных технических средств;
  • подписана с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством;
  • может быть представлена в форме, пригодной ддя восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками;
  • если при его составлении, хранении, передаче использован предусмотренный государственными или меяздународными стандартами либо соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа.
  • 2. Электронный документ должен быть доступным для его последующего использования.

    3. При необходимости предъявления электронного документа, этот документ должен быть продемонстрирован лицу, имеющему полномочия требовать его предъявления.

    С т а т ь я 5. Действительность электронного документа

    Электронный документ, составленный, передаваемый либо хранимый с соблюдением предусмотренных настоящим Федеральным законом требовании, обладает юридической силой, одинаковой с письменным документом.

    С т а т ь я 6. Доказательственная сила договоров

    При оценке электронных документов в качестве доказательств возникновения правоотношения учитывается надежность способа, с помощью которого подготавливался, хранился или передавался этот электронный документ, надежность способа, с помощью которого обеспечивалась целостность информации, способа, при помощи которого идентифицировался его составитель, и любой другой соответствующий фактор.

    С т а т ь я 7. Подпись

    Электронный документ признается подписанным, если при его подписании использован какой-либо аналог собствен норучной подписи. предусмотренный федеральным законом (электронная цифровая подпись), и если использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ для идентификации подписавшего лица и указание на то, что это лицо согласно с информацией, содержащейся в электронном документе, и добровольно подписывает электронный документ.

    С т а т ь я 8. Защита электронных документов

    Электронный документ должен создаваться, обрабатываться, храниться и передаваться с помощью электронных технических средств с соблюдением необходимой степени защиты, позволяющей гарантировать предотвращение несанкционированных воздействия, разглашения и доступа к защищаемой информации с целью ее уничтожения, модификации, искажения, копирования, блокирования, предусмотренной действующим законодательством Российской Федерации, государственными или международными стандартами либо соглашением сторон.

    Все персональные данные, к которым стороны имеют доступ в рамках осуществления электронного документооборота, должны быть защищены необходимыми гарантиями сохранения конфиденциальности персональных данных согласно действующему законодательству Российской Федерации.

    Каждая сторона обязана соблюдать процедуры и предпринимать меры по защите от несанкционированного доступа к электронным документам.

    При хранении электронного документа должна сохраняться информация, которая позволяет установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения.

    С т а т ь я 9. Подлинность электронного документа

    Электронный документ признается подлинным, если:

  • документ в действительности создан тем лицом, которое считается его автором;
  • в документ не вносились изменения с момента подготовки документа в окончательной форме в виде электронного документа, за исключением обычных изменений, происходящих в процессе демонстрации, хранения и использования документа.
  • С т а т ь я 10. Оригиналы электронного документа

    В подлинном виде электронный документ существует только в виде записи информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами.

    С т а т ь я 11. Копии электронного документа и их удостоверение

    1. Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном носителе либо отделимом от машинного носителя объекте в понятной для визуального обозрения и пригодной для восприятия человеком форме.

    2. Бумажной копией электронного документа является надлежащим образом, удостоверенная внешняя форма представление электронного документа на бумажном носителе.

    Бумажные копии должны содержать указание на то, что они являются копиями электронного документа.

    3. Удостоверение внешней формы электронного документа, зафиксированной на бумажном носителе, может осуществляться нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия.

    Глава III.
    ОБМЕН ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

    С т а т ь и 12. Отравление электронных документов

    1. Электронный документ может быть отправлен:

  • составителем электронного документа;
  • лицом, уполномоченным действовать от имени составителя электронного документа в отношении данного электронного документа;
  • информационной системой, запрограммированной функционировать и автоматическом режиме от имени составителя.
  • 2. Электронный документ должен быть представлен в форме, позволяющей получателю электронного докуменга хранить и воспроизводить документ.

    3. Электронный документ считается неотправленным, если получатель знал о том, что:

  • лицо, представленное в документе его составителем, в действительности не является инициатором составления или отправления электронного докуменга;
  • документ получен с искажениями.
  • 4. Электронный документ считается неполученным, если лицо, получившее документ, в действительности не является тем получателем, которому данный документ был адресован или для которого данный документ предназначался по замыслу отправителя.

    С т а т ь я 13. Время и место отправления и получения электронного документа

    1. Если соглашением сторон не предусмотрено иное, моментом отправления электронного документа считается момент, когда электронный документ поступает в информационную систему, находящуюся вне контроля отправителя или лица. которое отправило электронный документ от имени отправителя.

    2. Если соглашением сторон не предусмотрено иное, моментом получения электронного документа/является момент, когда электронный документ поступает в информационную систему получателя, если получатель указал информационную систему для цели получения таких электронных документов, либо, если подобная информационная система не указана, момент извлечения электронного документа получателем из информационной системы.

    Глава IV.
    ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ И ПЕРЕХОДНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    С т а т ь я 14. Вступление в силу и реализация настоящего Федерального закона

    1. Настоящий Федеральный закон вступает в силу со дня его официального опубликования.

    2. Предложить Президенту Российской Федерации и поручить Правительству Российской Федерации привести свои правовые акты в соответствие с настоящим Федеральным законом.

    3. Поручить Правительству Российской Федерации и иным федеральным органам исполнительной власти принять нормативные правовые акты» обеспечивающие реализацию настоящего Федерального закона.

    Президент
    Российской Федерации
    В. Путин

    ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
    К проекту Федерального закона «Об электронном документе»

    Современное развитие телекоммуникационных технологий и средств вычислительной техники позволили осуществлять документооборот в более ускоренном и широкомасштабном режиме, однако, правовой базы по данному вопросу в России не существует. Обмен документами с использованием электронных средств массовых коммуникаций имеет свои особенности, требующие отдельного регулирования.

    Так, в законодательстве необходимо специально оговорить требования, предъявляемые к обеспечению сохранности электронных документов, которыми стороны обмениваются при осуществлении хозяйственной и иной деятельности, требования, предъявляемые к электронным документам, в целях придания им юридической силы, требования, предъявляемые к защите электронных документов от несанкционированного доступа.

    Вышеперечисленные вопросы нашли свое отражение в законопроекте. Кроме того, при разработке законопроекта учитывался опыт зарубежных стран в создании аналогичных законодательных актов.

    Законопроект также решает вопрос о правовом положении электронных документов, обмен которыми осуществляется с использованием новейших технических средств, придавая подобным документам силу документов, составленных в письменной форме и разрешая ссылаться на такие сделки в качестве доказательства установления правоотношений.

    ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ
    К проекту Федерального закона «Об электронном документе»

    Проект Федерального закона «Об электронном документе» вводит правовые основы регулирования особенностей использования электронных документов в Российской Федерации, определяет основные требования, предъявляемые к электронным документам, а также устанавливает правовое положение электронных документов в системе документооборота.

    Принятие данного законопроекта не потребует дополнительных расходов из федерального бюджета Российской Федерации.

    Вносится депутатом
    Государственной Думы
    В.Я.Комиссаровым.

    ПОСТАНОВЛЕНИЕ
    ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ

    Об электронном документе

    Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации постановляет:

    1. Принять в первом чтении проект федерального закона «Об электронном документе», внесенный депутатом Государственной Думы В.Я.Комиссаровым.

    2. Направить указанный законопроект Президенту Российской Федерации, в Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, комитеты и комиссии Государственной Думы, депутатские объединения в Государственной Думе. Правительство Российской Федерации, законодательные (представительные) органы субъектов Российской Федерации.

    Установить, что поправки к указанному законопроекту направляются в Комитет по информационной политике в течение 30 дней со дня принятия настоящего постановления.

    3. Комитету по информационной политике доработать указанный законопроект с учетом поступивших поправок и внести его на рассмотрение Государственной Думой во втором чтении.

    4. Настоящее Постановление вступает в силу со дня его принятия.

    ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА N.
    заседания Совета Государственной Думы
    (19 марта 2002 года)

    О проекте федерального закона N39828-3 «Об электронном документе» (внесен депутатом Государственной Думы В.Я.Комиссаровым)

    Блок «Государственное строительство и конституционные права граждан»

    1. Направить проект федерального закона N39828-3 «Об электронном документе» в комитеты и комиссии Государственной Думы, депутатские объединения в Государственной Думе, Президенту Российской Федерации, в Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, а также в Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации для подготовки отзывов, предложений и замечаний, а также на заключение в Правовое управление Аппарата Государственной Думы.

    2. Назначить ответственным по работе над законопроектом Комитет Государственной Думы по информационной политике, в который направляются отзывы, предложения и замечания до 20 апреля 2002 года.

    3. Комитету Государственной Думы по информационной политике подготовить указанный законопроект к рассмотрению на заседании Государственной Думы.

    4. Включить проект федерального закона N39828-3 «Об электронном документе» в примерную программу законопроектной работы Государственной Думы на весеннюю сессию 2002 года (на май).

    Председатель Государственной Думы
    Федерального Собрания
    Российской Федерации

    www.libertarium.ru

    Законодательство об электронном документообороте в РФ

    Российские компании стали все чаще использовать в своей работе электронный документооборот. Применение такого способа ведения бизнеса позволяет выполнять не только текущие задачи, но и совершать безопасные сделки с организациями-партнерами. Помимо этого, намного упрощается процедура предоставления отчетности в контролирующие органы, поскольку вся документация может передаваться через интернет.

    Какие акты регулируют использование ЭДО

    Закон об электронном документообороте в нашей стране предусматривает выполнение определенных требований, правил к подобному ведению деятельности. Основными законодательными актами, регулирующими использование такой современной технологии, являются: ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», ФЗ «Об электронной подписи».

    Гражданский Кодекс Российской Федерации устанавливает правила для осуществления обмена данными между предприятиями и применения в качестве подтверждения подлинности информации электронной цифровой подписи.

    Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации рассматривает возможность предоставления цифровых документов как доказательной базы в случае возникновения споров между организациями.

    Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации устанавливает аналогичные правила.

    Федеральный закон N 263-ФЗ «Об отмене ограничений на электронный документооборот» снимает ограничения на использование электронных документов при взаимодействии физических и юридических лиц с органами государственной власти и местного самоуправления в самых разных сферах. Открываются возможности применять ЭДО при прохождении процесса лицензирования, в деятельности саморегулируемых организаций, при осуществлении исполнительного производства, направлении открытых сведений о госрегистрации прав на воздушные суда, получении сведений от государственных и муниципальных органов и пр.

    Где должен использоваться электронный формат документов

    С 1 января 2015 года налогоплательщики, которые обязаны представлять декларации (расчеты) в электронной форме, должны обеспечить получение от налогового органа документов в электронной форме (п. 5.1 ст. 23 НК РФ, см. подробный комментарий ). Речь идет о направлении налогоплательщику требований о представлении документов, об уплате налогов, о вызове в налоговый орган.

    Комментируемый закон уточняет, что обеспечить получение этих документов следует не позднее 10 дней со дня, в котором у налогоплательщика возникли основания для подачи электронной отчетности. Они перечислены в п. 3 ст. 80 НК РФ:

    • превышение среднесписочной численности работников за предыдущий год количества в 100 человек;
    • создание организации с численностью работников более 100 человек;
    • применение НДС.
    • Обязанность будет исполненной, если у налогоплательщика (или его уполномоченного представителя) есть договор на оказание услуг по обеспечению электронного документооборота с налоговым органом по месту его учета и квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи. Если получение документов осуществляется через представителя налогоплательщика, то должны быть также документы, подтверждающие его полномочия.

      Что касается обязанности представить данные документы в налоговый орган, то она прямо предусмотрена только для документов, подтверждающих полномочия представителя налогоплательщика – их следует подать в течение трех дней со дня передачи полномочий.

      Если налогоплательщик-организация не обеспечит электронный документооборот с налоговым органом, операции по ее счетам в банке и переводы электронных денежных средств могут быть приостановлены. Такое решение может быть принято в течение 10 дней с момента, когда налоговый орган установил неисполнение этой обязанности.

      Принятое решение отменяется на следующий день после того, как налогоплательщик все-таки обеспечит электронный документооборот с налоговым органом.

      Какой должна быть цифровая документация

      По законодательству электронный документооборот, а именно документы, должны соответствовать следующим требованиям:

    • Использование данных только в установленном правительством порядке. Компании могут осуществлять с подобной информацией только те действия, которые предусмотрены в законе.
    • Признание распоряжений, приказов и писем, представленных в цифровом виде, юридически значимыми для проведения различных сделок.
    • Соответствие отчетности или иных файлов требованиям процессуального кодекса. Это необходимо для использования их в качестве доказательственной базы в суде в случае возникновения спорных ситуаций между организациями-партнерами или при предъявлении обвинений со стороны контролирующих органов.
    • Электронная подпись

      Наиболее важным регулирующим документом в данной сфере является закон, который регламентирует использование электронной подписи (ЭП) для подтверждения подлинности и достоверности информации. Данный элемент является не только средством для обеспечения безопасности данных против их подделки. Его применение представляет собой законное основание для начала правовых отношений между организациями.

      ФЗ «Об электронном документообороте» предусматривает выполнение электронной подписью следующих функций:

    • является символом письменной формы документа;
    • выражает добровольность подписания конкретным лицом;
    • дает возможность признать документ достоверным;
    • исключает вероятность внесения каких-либо изменений после подписания;
    • идентифицирует личность, использовавшую подпись для документов;
    • выражает подтверждение того, что информация была подписана уполномоченным специалистом.
    • Использование корпоративной информационной системы в компаниях

      В том случае, если законодательство электронного документооборота РФ не учитывает требования и правила для конкретной отрасли, или организация планирует вести свою деятельность с применением особого порядка, то в такой ситуации она имеет возможность создать собственную корпоративную информационную систему. В ней может участвовать ограниченный круг лиц, которые подписали соглашения, созданные руководством компании для регулирования подобных вопросов.

      Подобная система призвана облегчить работу предприятий для совершения различных сделок со своими партнерами или заключения договоров со сторонними организациями. В данном регулирующем документе должны содержаться не только правила, но и приложения, необходимые для регламентирования корпоративного электронного документооборота.

      Сотрудники компаний обязаны выполнять требования, созданные для такой системы, сразу же по заключении договора, предусматривающего их согласие с ее использованием.

      В состав договорной документации, которая регламентирует корпоративный документооборот в электронном виде, входят следующие данные:

      • правила использования подобной системы;
      • подтверждение о соблюдении правил (договор о присоединении к ним);
      • приложения к основному документу (каким образом должны решаться спорные ситуации, порядок применения электронной цифровой подписи).
      • Помимо этого, в организации могут разрабатываться и другие договоры, которые регламентируют применение в работе конкретных видов информационного, технического и программного обеспечения. Если сотрудник соглашается с данными правилами, то он автоматически становится участником электронного документооборота.

        Главным условием для создания корпоративной информационной системы является ее непротиворечивость с законодательной базой страны. Во всем остальном стороны могут создавать правила в соответствии со своими пожеланиями.

        Договорная документация в компаниях обычно регламентирует следующие вопросы:

      • характер условий, необходимых для вступления сотрудника в корпоративную информационную систему;
      • порядок выполнения правил для электронного документооборота;
      • возможность внесения дополнений или изменений в установленные правила;
      • порядок прекращения использования корпоративной информационной системы.

      Участники системы самостоятельно решают, каким образом они будут осуществлять обмен данными и как можно будет установить подлинность передаваемых документов. Вся информация обязана иметь соответствующие каждому уполномоченному лицу электронные цифровые подписи, которые должны обладать сертифицированными ключами для подтверждения достоверности данных.

      documentooborot.com